từng doanh nghiệp, từng bộ phận, con nguời bong doanh nghiệp.
1 Đo ỉuờng và đánh giá sự thực hiện
2.1. Đo lường sự thực hiện
- Việc đo lường đuọc tiễn hành tại các khu vực hoạt động thiêt yêu và các điểm kiếm tra thiết yêu trên cơ sở nội dung đã được xác định.
- Đế dự báo được những sai lệch trước khi chúng trỏ nên trầm trọng, ngoài kêt quả cuối cùng của hoạt động, việc đo lường nhiều khi phải được thực hiện đổỉ vói đẩu vào của hoạt động, những dấu hiệu và thay đổi có thể ảnh hưởng đ ất kêt quả của từng giai đoạn hoạt động nhằm tấc động điều chỉnh kịp thời.
- Đế rút ra được những kêi luận đúng đắn về hoạt động và k â quả thực hiện cũng như nguyên nhân cùa những sai lệch, việc đo ltrèng được lặp đi lặp lại bằng những công cụ hợp lý. Tẩn số của sự đo lường phụ thuộc vào dạng hoạt động bị kiểm tra. Ví dụ, bong nhà máy cơng nghiệp, mức độ xả khói ra khơng khí được giánvsát liên tục, nhưng sự'tiên bộ trong việc thục hiện mục tiêu mở lộng sản xulift được các nhà quản trị cấp cao xem xét một hoặc hai lẩn trong năm. Tương tự như vậy, người chủ của một cửa hàng cẩn thường xuyên giám sát thái độ phục vụ của các nhân viên bán hàng nhung chỉ xem xét tình hình cân đổì tài sản một tháng hoặc một quý một lẩru
342 Chương 7: Kiểm tra
- Vi người tiến hành giám sát, đo hrờng sự thực hiện vói người đánh giá và ra quyêt định điều chỉnh có thế khác nhau nên phải xây dựng được mổi quan hệ truyền thống hợp lý giữa họ.
2.2. Đánh giá việc thực hiện các hoạt động
Công việc ở đây là xem xét sự phù hợp giữa kêt quả đo lường so vói hệ tiêu chuẩn. Nếu việc thực hiện phù họp vói các tiêu chuẩn, nhà quản trị có thế k â luận mọi việc v in diễn ra theo đúng
kế hoạch và không cẩn sự điều chinh. Nêu kêt quả thực hiện khơng phù hợp vói tiêu chuẩn thì sự điểu chỉnh sẽ có thể là CŨI
thiết. Lúc này phải tiên hành phân tích nguyên nhân của sự sai
lệch và những hậu quả của nó đổì vói hoạt động của doanh nghiệp để đi tói kẽt luận có cẩn tiến hành điểu chinh hay khơng và nêủ
cẩn thì xây dụng được một chương trình điểu chỉnh có hiệu quả. Nếu các tiêu chuẩn được vạch ta một cách thích hợp và nẽíỉ cấc phương tiện đo lường có khả năng xác định một cách chính xác k â quả hoạt động thi việc đánh giá sự thực hiện thực tếhoặc tương lai là việc tưong đổì dễ dàng. Tuy nhiên, có nhiều hoạt động khó xác định tiêu chuẩn chính xác và cũng khó đo lường, dự báo sự thực
hiện. Chẳng hạn, việc xây dựng tiều chuẩn về giờ" lao động cho sản
xuất một đon vị sản phẩm sản xuầt hàng loạt có thế ríft đon giản và việc đo lường sự thục hiện cũng tường đổì dễ dàng. Nhung nêíi sản phẩm là đổ may đo thì thật khó đưa ra tiêu chuẩn và đo lường sự
thực hiện. Trong thực tế cịn có những loại cơng việc khơng những
khó vạch ra các tiêu chuẩn, khó đo lường mà cịn khó đánh giá nhu cơng việc của ơng phó giám đốc phụ trách tài chính chẳng hạn.
3. Điểu chỉnh các hoạt động
Bưóc này cẩn thiết nêu có sự sai lệch của hoạt động và kễt quả so vói các tiêu chuấn và qua phân tích thấy rằng cẩn phải tiên hành điểu chỉnh.
Giáo trình Quản trị học 343
Điểu chinh là những tác động bố sung trong quá trình quản trị đế khắc phục những sai lệch giữa sự thực hiện hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động.
Quá trình điều chỉnh phải tuân thủ những nguyên tắc sau: - Chi điều chỉnh khi thật sự cẩn thiêt.
- Điểu chỉnh đúng mức độ, tránh tùy tiện, tránh gây tác dụng xấu.
- Phải tính tới hậu quả sau khi điều chỉnh. - Tránh đế lỡ thòi co, tránh bảo thủ.
- Tùy điều kiện mà kẽi hợp các phương pháp điều chinh cho hợp lý.
Để hoạt động điểu chỉnh đạt kêt quả cao cẩn xây dựng một chương trình điều chỉnh trong đó trả lời các câu hỏi: Mục tiêu điều chỉnh? Nội dung điểu chỉnh? Ai tiên hành điểu chỉnh? Sử dụng những biện pháp, công cụ nào đế điểu chỉnh? Thời gian điều chỉnh? v.v... Như vậy quyêt định điểu chỉnh cũng là một dạng quyêt định thường xuyên xảy ra trong quản trị. Đôi khi chỉ một quyết định nhỏ mà kịp thời cũng có thê’ đem đ ất cho quản tĩị hiệu quả cao.
Q trình điều chỉnh có thể dẫn đên sự thay đối ừong một số hoạt động của đổì tượng quản trị. Chẳng hạn có thể điểu chỉnh sai lệch thơng qua chúc năng tổ chức như phân công lại công việc, làm rõ lại nhiệm vụ của cấp dưóỉ, biên chế thêm cán bộ, tăng cường công tác huân luyện, bổi dưỡng cho nhân viên, đình chi cách chức những người có sai phạm nghiêm trọng v.v... Ví dụ, giám đốc chi nhánh ngân hàng có thế phát hiện ra rằng cẩn có thêm nhân viên phục vụ tại các quẩy giao dịch để thực hiện được tiêu chuẩn để ra là không để khách hàng phải chờ quá 10 phút. Mặt khác, sự kiểm tra cũng có thể chi ra rằng các mục tiêu, kế hoạch, tiêu chuẩn
344 Chương 7: K iểm tra - khơng cịn phù họp vói điều kiện của doanh nghiệp và mơi trưịng. Trong trường hợp này điểu chỉnh dẫn đên sự sửa đổi các mục tiêu, kế hoạch, tiêu chuẩn chứ không phải là sụ thay đổi các hoạt động.
m . CẤC HÌNH THỨC VÀ KỸ THUẬT KIỂM TRA
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});