- Kiếm tra là nhu cẩu co bản nhằm hoàn thiện các quyễt định
5.Những yêu cầu đối với hệthống kiểm tra
Tất cả các nhà quản trị đều muốn xây đựng được một hệ thống kiểm tra thích hợp và hữu hiệu giúp họ thực hiện thành công các kế hoạch đã đề ra. Hệ thống đó cẩn đáp ứng những yêu cầu cơ bản sau đây:
Giáo trình Quàn trị học 331
5.2. Hệ thống kiểm ừa cần được thiết k ế theo các kếhoạch
Hệ thống kiểm tra cẩn phải phản ánh các kế hoạch mà chúng theo dõi. Thông qua hệ thống kiểm tra, các nhà quản trị phải nắm được diễn biên của quá trình thực hiện kế hoạch. Các kế hoạch và chưong trình đểu có những đặc trưng thống nhất, tuy nhiên thơng tin đế kiếm tra tiên trình thực hiện một chương trình marketing sẽ khác nhiều so vói thơng tin cẩn thiết đế kiểm tra một kế hoạch sản xuất. Điều đó thể hiện hai mặt thống nhâ't và đa dạng của công tác kiểm tra trong quản trị.
5.2. Kiểm tra phải mang tính đống bộ
- Trong q trình kiểm toa cẩn quan tâm đêh chất lượng hoạt động của tồn hệ thống chứ khơng phải là chất lượng của từng bộ phận, từng con người. Tránh tình trạng khi có điều gì đó sai sót thì phản úng đẩu tiên là tìm quanh xem có ai để đổ lỗi, phạt vạ hay tìm cách "xử lý", thay vì xem. hệ thống là một tổng thể phải cải tiên không ngừng. Yêu cẩu này thường được thể hiện trong quy tắc 85 - 15,85% sai sót là do hệ thống, chi có 15% là do cá nhân hay thiết bị.
- Cẩn quan tâm đến châ't lượng của cả quá trình hoạt động
ch ứ không chi đêh k ết quả CUỐI cù n g củ a h oạt động.
5.3. 'Kiểm tra phải cơng khai, chính xác và khách quan
- Những người thực thi nhiệm vụ kiểm tra chi được phép hành
động theo quy chế đã được công bố cho cả hệ thống biết. Phải làm cho kiểm tra bở thành hoạt động c à i thiẽt vì mục tiêu hướng tói sự hồn thiện của mỗi con ngưịi cũng như tồn hệ thống chứ khơng phải là sự phiền hà, đánh đố, đe dọa người bị kiểm tra.
- Việc đánh giá con ngưòi và hoạt động phải dựa vào những thơng tin phản hổi chính xác, đẩy đủ, kịp thịi và hệ tiêu chuẩn rõ ràng, thích hợp. Tránh thái độ định kiến và cách đánh giá chi bằng cảm tính mà khơng có những luận cứ vững chắc để minh chứng.
332 Chương 7: K iểm tra
5.4. Kiểm tra. cần phù hợp với tổ chức và con người trong hệ thống trong hệ thống
- Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với đặc điếm của hệ thống.
Chẳng hạn như một doanh nghiệp nhỏ sẽ cẩn một số công việc kiểm tra khác với một doanh nghiệp lớn. Một doanh nghiệp có dây chuyền sản xuâ't hàng loạt có hệ thống kiểm tra khác hẳn một doanh nghiệp sản xuâ't những sản phẩm đơn chiêc.
- Hệ thống kiểm tra phải phản ánh cơ cấu tổ chức, bảo đảm có người chịutrách nhiệm trưóc một hoạt động nào đó và chịu trách nhiệm điều chỉnh khi có các sai lệch xảy ra.
- Hệ thống kiểm tra phải phù họp vói vị trí cơng tác của cán bộ quản trị. Ví dụ, các nhà quản trị cấp cao quan tâm tói các cơng việc kiểm tra tài chính nhưng ngưịi trực tiếp giám sát công việc lại cẩn những ngân quỹ phi tiển tệ như số giò lao động, số sản phẩm sản xuất được, phẩn trăm sản phẩm, phế thải phẩn trăm nguyên liệu bị lãng phí v.v...
Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với trình độ của cán bộ cơng nhân và bẩu khơng khí của hệ thống. Một hệ thống kiểm tra ngặt nghèo được áp dụng trong hệ thống mà cán bộ, cơng nhân có trình độ và tay nghề cao, có quyển tham^gia đáng kể vào quá trình ra q định sẽ có thế bị thất bại.
- Hệ thống kiểm tra phải đơn giản (cấc đẩu mối kiểm tra càng ít càng tốt) tạo được tự do và cơ hội tổì đa cho nhũng người dưới quyển sử dụng kinh nghiệm, khả năng và sự khéo léo của mình đế hồn thành cơng việc được giao.
5.5. Kiểm tra cầnphải linh hoạt và có độ đa dạnghợp lý
- Phải có một hệ thống kiểm ừa cho phép tiên hành đo lường,
đánh giá, điểu chỉnh các hoạt động một cách có hiệu quả cả trong trường hợp gặp phải những k ế hoạch thay đổi, những hồn cảnh
Giáo trình Quản trị học 333
khơng Ịưịng trước hoặc những thất bại hoàn toàn. Chẳng hạn đế
đ áp ứ ng yêu cẩu này củ a kiểm tra người ta đã ch u yển từ việc sử
dụng hệ thống ngân quỷ cố định sang hệ thống ngân quỹ linh hoạt
mà chúng ta sẽ xem xét ở phẩn sau.
- Trong kiểm toa phải kết hợp nhiều hình thức và thủ thuật
kiềm toa khác nhau đốì vói cùng một đơi tượng kiểm tra.
5.6. Kiểm tra cần phải hiệu quả (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các kỹ thuật và cách ỉỉếp cận kiểm tra là có hiệu quả khỉ chúng
có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch
tiềm năng và thực tế so vói kê'hoạch vói mức chi phí nhỏ nhất.
u cẩu này địi hỏi lợi ích của kiểm tra phải tương xứng với chi
phí cho nó. Điểu này nêu lên thì thật đon giản nhưng khó thực tế Những nhà quản trị thường gặp khó khăn trong việc xác định giá trị
cũng như chi phí của một hệ thống kiểm tra nhât định. Để giảm chi phí kiếm tra cẩn bièí lựa chọn để kiểm tra các yêu tố thiêí: yếu trong các Gnh vực quan trọng đối vói họ; việc kiểm tra sẽ có thế là kinh tế nêu đưọc thiêt kế phù hợp vói cơng việc và ơuy mơ của mỗi cơ sở.
5.7. Kiểm tra có trọng điềm
u cẩu này địi hỏi phải xác định các khu vực hoạt động thiết 'yêu và các điểm kiểm tra thiêt yếu và tập trung sự chú ý vào các
khu vực và các điểm đó.
5.8. Địa điểm kiểm tra
Yêu cẩu này đòi hỏi việc kiếm tra không chỉ đựa vào các sốlỉệu
và báo cáo thống kê mà phái được tiên hàph ngay tại noi hoạt động.