214 Chương 5: Chức năng tồ chức
3.6. Phối hợp các bộ phận của tốchức
3.6.1. Vai trị của cơng tác phổi hợp
Phơĩ hợp là q trình liên kẽl hoạt động của những con người, bộ
phận, phân hệ và hệ thông riêng rẽ nhằm thực hiện có kẽì quả và hiệu CỊuả
các mục tiêu chung của tổ chức. Khơng có phơi hợp, con người khơng
thê’ nhận thức được vai trò của mình trong tổng thể và có xu hướng theo đuổi những lợi ích riêng thay vì hướng tới những mục tiêu chung.
Mục tiêu cùa phôĩ hợp là đạt được sự thống nhất hoạt động cúa các bộ phận bên trong và cả với bên ngoài tổ chức. Phạm vi cẩn thiêỉ của phối họp phụ thuộc vào thuộc rinh của các nhiệm vụ và mức độ độc lập của con nguời trong các bộ phân thực hiện nhiệm vụ. Khi các nhiệm vụ đòi hỏi sự tương tác giữa các đon vị, sẽ là tốt nếu đạt được mức độ phổi hợp cao. Khi sự trao đổi thơng tin là ít quan trọng, cơng việc sẽ có thể hồn thành với hiệu quả cao hơn với mổì liên hệ hạn chế giữa các đơn vị. Mức độ phổi hợp cao sẽ có lợi đỏi vói những cơng việc khơng thường nhật và dễ gặp phải các tình huống khó dự đốn, phải thực hiện trong môi trường luôn thay đối, và rihững công việc phụ thuộc lẫr. nhau. Thêm vào đó, một tổ chức đặt ra cho mình hệ thống mục tièu càng lớn, càng địi hỏi mức độ cao cúa sự phơi hợp.
Lavvrence và Lorsch còn sử dụng thuật ngữ hòa nhập đê’
222 Chương 5: Chức năng tổ chức
cùng nhau theo một cách thức thống nhâ't. Hòa nhập là cần thiết khi các bộ phận phải hợp tác ở mức độ cao do địi hỏi của cơng việc mà không làm giảm những sự khác biệt lành mạnh thúc đẩy việc hoàn thành nhiệm vụ. Sẽ có lợi khi bộ phận bán hàng có thế đưa ra những lời khuyên cho các nhà quảng cáo. Tuy nhiên, nếu những người bán hàng cứ khăng khăng cho rằng họ là sự bổ xung không thế thiếu của bộ phận quảng cáo thì sự vận hành của cả hai bộ phận bán hàng và quảng cáo đều bị suy yếu đi.
Nhiều nhà quản trị cho rằng sẽ đạt được sự phối hợp nếu làm được những điều sau đây:
-Xây dựng được các kênh thông tin ngang dọc, lên xuống thông suốt giữa các bộ phận và các câp quản trị.
- Duy trì được mõì liên hệ công việc giữa các bộ phận và trong I A t <* _ • * _____ 1 *
mơi bộ phận riêng lẻ.
- Duy trì được mổì liên hệ giữa tổ chức với môi trường trực tiếp và gián tiếp. Ví dụ, mốì liên hệ của tổ chức vói khách hàng, những nhà cung cấp, những nhà phân phổi, các co quan quản lý Nhà nước v.v.
Những điều cần đạt được ỏ trên chứng tỏ rằng truyền thơng là chìa khóa của phổi hợp có hiệu quả. Khả năng phổi hợp phụ thuộc vào năng lực thu thập thông tin, xử lý thơng tín và trao đổi thơng tin giữa con ngưịi và các đơn vị. Mức độ bâ't định của các nhiệm vụ cẩn phối hợp càng cao, tẩm quan trọng của trao đối thông tin càng lớn.
3.6.2. Các công cụ phôi hợp
Trong thực tế, phối hợp là quá trình năng động và liên tục, được thực hiện nhờ các cơng cụ chính thức và phi chính thức sau:
Giâo trinh Quản trị học 223
- Các kế hoạch. Với các kế hoạch như chiến lược, chính sách,
chương trình, dự án, ngân sách, quy chế, quy tắc, thủ tục, hoạt động của các bộ phận và con người sẽ ăn khớp với nhau nhờ tính thống nhâ't của các mục tiêu và các phương thức hành động.
- Hệ thôhg tiêu chuẩn kinh tế- kỹ thuật, đảm bảo phối hợp nhị:
+ Chuẩn hóa các kết quả: chỉ ra phải đạt được gì? + Chuẩn hóa các quy trình: chi ra phải làm thê' nào?
+ Chuẩn hóa các kỹ năng: chi ra người thực hiện các quá trinh phải thỏa mãn những yêu cẩu nào?
- Các công cụ cơ cãu. Có những hình thái cơ câu tạo điều kiện dễ dàng cho giao tiếp theo chiều dọc (cơ cấu giảm thiểu số cấp quản trị) và theo chiều ngang (cơ câu ma trận, nhóm dự án, nhóm châ't lượng, hội đổng thường trực, những nhà môi giới..). Việc sử dụng cơ chế hoạt động của các tuyến chỉ huy cũng có thê’ tăng cường phơi hợp. Thơng qua mổì quan hệ ra quyết định và báo cáo, các tuyến chi huy thúc đẩy các luổng thơng tín giữa những con người và đơn vị.
Khi yêu cầu đốì với phồi hợp đã trờ nên quá lớn, đến mức làm cho mọi phương pháp đều trở nên thiếu hiệu quà thì tốt nhất là đảm bảo phôi hợp bằng cách giảm thiểu nhu cẵu phõĩ hợp. Jay
Galbraith xác định hai cách đế làm điều đó. Thứ tthấl, thiết ỉập mối quan hệ thị trường giữa các bộ phận. Và thứ hai, tạo nên nhũng
đơn vị độc lập, có thể tự thực hiện nhiệm vụ của mình mà khơng cẩn đến sự trợ giúp của các bộ phận khác.
- Giám sát trực tiêp. Phổi hợp được thực hiện bởi người quản
trị thông qua việc trực tiếp giám sát cơng việc của câp dưới và đưa • ra các mệnh lệnh buộc câ'p dưới phải thực hiện trong một khuôn khổ thống nhất.
224 Chương 5: Chức năng tổ chức
- Các công cụ cùa hệ thõng thông tin, truyền thông và tham gia quản trị với những phương diện cơ bản:
+ Phương diện kỹ thuật: Các hệ thống thông tin quản lý (MIS), hệ thống thông tin điểu hành (EIS), hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (DSS) được xây dựng để các nhà quàn trị phối hợp và kiểm tra sự vận hành của các đơn vị trực thuộc. Ngày nay, trong tay các nhà quản trị là mạng lưới điện tốn liên kêí tất cả các cá nhân trong tổ chức. Các hệ thống truyền thông phi tập trung với sự trợ giúp bời điện thoại, fax, thư điện từ, internet đã làm tăng khả năng phôi hợp không những giữa các đơn vị bên trong mà cả với các tổ chức bên ngồi mơi trường trong nưóc và quốc tế.
+ Phương diện chức năng ngơn ngữ: Vói cảc phương tiện giao tiếp bằng miệng (báo cáo tóm tắt, họp hành, hội nghị, "liên hoan thông tin", các cuộc tiếp xúc trực tiếp giữa các thành viên, sử dụng tin đổn...), và các phương tiện viêt (bản tín nhanh, nhật ký tổ chức, bản tin chuyên ngành, điểm báo, điều tra dư luận...).
+ Phương diện hành vi: Các nhà quản trị dạo quanh khu vực mình phụ trách đẽ xem xét các hoạt động và trao đối một cách phi chính thức với nhân viên, cho nhân viên đi thăm các bộ phận hoặc tổ chức khác, tổ chức các cuộc liên hoan toàn cán bộ nhân viên,. thực hiện cơ chê'ra quyết định tập thể, tiên hành đào tạo (thực tiễn giao tiếp, hướng dẫn hội họp, quản lý tranh chấp, thực hành đàm phán...), các mốì quan hệ cá nhân bên trong và với bên ngồi tổ chức.
- Văn hóa tố chức: Hệ thống nhận thức, những giá trị, những
chuẩn mực, những lễ nghi hàng ngày, những điều câm kỵ là "xi măng chuẩn" gắn kêỉ các bộ phận và con người của tổ chức thành một khối thống nhâ't, làm tăng cưịng khi năng nhõì hợp để đat muc đích chung.
Giáo trình Qn trj học 225