- Cơ cáu hỗn hợp với nhiều phương thức tỏ chức ảp dụng cụ thẻ cho từng bộ phận
238Chương 5: Chức năng tô chúc *
5.4.1. S ơ đõ tô’chức
Mỗi ca câu tổ chức đều có thê’ được biểu diễn bằng sơ đổ, trong đó xác định các bộ phận, các vị trí quản trị quan trọng của cơ cấu và mõi quan hệ giữa các vị trí, các bộ phận đó theo các tuyến quyền hạn chủ yếu.
Sơ đổ cơ câu tổ chức chi cho các nhà quản tri và nhân viên, họ đang ờ đâu trong tổ chức, gắn bó với những bộ phận khác và vói tồn tổ chức ra sao. Nó là cơng cụ hữu hiệu để loại bỏ sự mập mờ, trốn tránh trách nhiệm, thiêu phổi hợp, trùng lắp công việc, quyết định không đúng người đúng việc. Bên cạnh đó, sơ đổ cịn cho thấy những điểm bất hợp lý cần phải hồn thiện, đổi mói của cơ cầu tổ chức.
Tuy nhiên, sơ đổ cơ câu tổ chức cũng có những hạn chế. Sơ đổ chi cho biêỉ các mõi quan hệ quyển lực chính thức mà khơng nói được nhiều về các mổì quan hệ khơng chính thức. Nó cũng chi thế hiện các mốì quan hệ trực tuyến chủ u mà khơng cho biẽt có bao nhiêu quyền hạn tổn tại ở các vị trí khác nhau của cơ cấu.
5.4.2. Mó tả vị trí cơng tác
Mơ tả vị trí là tài liệu xác định các vị trí trong co cấu tổ chức với nhiệm ~vụ, quyền hạn, trách nhiệm, điểu kiện làm việc và những yêu cầu đặc trưng đốỉ với nhân sự đảm nhiệm các vị trí đó (xem bảng 5.2).
Vị trí Quản đốc phân xưởng
Đcm vị Sản xuâ't chất dẻo ị
Bộ phận Sản xuất
1
Giáo trinh Quản trị học 239
Quản đốc phân xưởng làm việc dưới quyền người quản trị phán hệ sản xuâ't, chịu trách nhiệm lập kê'hoạch; giám sát công
nhân; phát triển công nhân; đảm bảo thực hiện mục tiêu; phối hợp với những nguời và bộ phận khác để sử dụng tôi ưu nguổn lực của doanh nghiệp.
Quyển hạn và bách nhiệnỊp.
1. Xác định mục tiêu và nguổn lực đê’ thực hiện mục tiêu; giám sát những tiên bộ trong việc thực hiện mục tiêu và điều chinh kê' hoạch để đảm bảo mục tiêu; phân bố nguổn lực theo kếhoạch.
2. Giám sát công việc của công nhân dưới quyền; cung cấp và giải thích các chỉ dẫn cho cơng nhân khi giao nhiệm vụ; lập kế hoạch tiên độ sản xuâ't và giao kê' hoạch cho công nhân; giám sát kêt quả thực hiện của công nhân để đảm bảo thực hiện mục tiêu.
3. Phát triển đội ngũ công nhân thông qua mối quan hệ phán hổi và hướng dẫn nâng cao tay nghề; đánh giá kết quả thực hiện; khen ngợi và đề nghị chế độ khen thưởng cho công nhân; khiển trách khi họ khơng hồn thành nhiệm vụ.
4. Đảm bảo chê' độ báo cáo; tiến hành công tác giây tờ theo cơ sở thời gian một cách chi tiết; thể chế hóa những quyết định và hành động quan trọng.
5. Phổi hợp với những người và bộ phận khác để sừ dụng tối ưu các nguổn lực của doanh nghiệp; giữ vững mốì quan hệ công tác với đổng nghiệp của các bộ phận khác; đại diện cho phân xưởng trong các cuộc họp của đơn vị và công ty.
Địi hỏi của cơng việc
1. Có khả năng thực hiện các nguyên tắc và kỹ thuật quản trị tác nghiệp.