TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC Mục tiêu:
4.2.3. Tuyển chọn ứng viên
Tuyển chọn ứng viên là quá trình so sánh nhiều ứng viên khác nhau với các tiêu chuẩn tuyển dụng để xác định ứng viên phù hợp với doanh nghiệp. Do đó khi đánh giá và lựa chọn ứng viên doanh nghiệp cần xác định quy trình và tiêu chuẩn đánh giá cùng một phương pháp thống nhất nhằm tìm ra ứng viên phù hợp nhất.
Dựa vào bản yêu cầu chuyên môn công việc theo tiêu chuẩn ASK, doanh nghiệp tiến hành liệt kê các tiêu chuẩn đánh giá phù hợp với vị trí doanh nghiệp đang tuyển dụng. Để tuyển chọn các ứng viên, các doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp xếp hạng ứng viên hoặc phương pháp chấm điểm. Mỗi một phương pháp đều có ưu và nhược điểm nhất định, do vậy ngoài việc sử dụng các phương pháp đánh giá doanh nghiệp còn phải sử dụng các kỹ thuật đánh giá ứng viên.
Dưới đây là một số kỹ thuật đánh giá ứng viên: • Sàng lọc hồ sơ
Đây là kỹ thuật lựa chọn dựa trên việc nghiên cứu hồ sơ của từng ứng viên để đánh giá năng lực về mặt hồ sơ so với tiêu chuẩn tuyển dụng. Kỹ thuật này thường được áp dụng đầu tiên trong quy trình tuyển chọn nhân viên nhằm loại bỏ bớt các ứng viên không đạt yêu cầu cơ bản về mặt hồ sơ.
Các doanh nghiệp thường chấm điểm hồ sơ trong quá trình nghiên cứu hồ sơ và dựa vào điểm hồ sơ để ra quyết định lựa chọn vào các vòng tiếp theo.
Hộp 4.3. Mẫu chấm điểm hồ sơ Họ và tên
Tiêu chí Điểm
5 4 3 2 1
Kinh nghiệm làm việc phù hợp Trình độ chuyên môn
Kỹ năng Ngoại ngữ Tổng
Để đảm bảo không loại nhầm ứng viên tốt, tiết kiệm thời gian sàng lọc cũng như việc hồ sơ ứng viên có nội dung, phong cách, hình thức trình bày khác nhau và có thể không cung cấp đủ các thông tin cần thiết thì các doanh nghiệp hiện nay đã thiết kế riêng mẫu hồ sơ dự tuyển ứng với từng vị trí công việc nhất định.
Hồ sơ ứng viên hiện nay thường bao gồm: - Thư ứng tuyển (application letter)
- Lý lịch (CV)
- Chứng nhận bằng cấp
- Thông tin tham chiếu (reference), thư giới thiệu • Kiểm tra
Kỹ thuật kiểm tra thường được sử dụng để đánh giá những tiêu chí mà quá trình nghiên cứu hồ sơ hay phỏng vấn làm không hiệu quả.
Kiểm tra là kỹ thuật lựa chọn ứng viên cơ bản nhất theo đó các ứng viên trả lời các câu hỏi đã được soạn sẵn trước trong bài thi.
Kỹ thuật kiểm tra này cho phép đánh giá thực hiện về kiến thức cơ bản, kiến thức chuyên môn và những kiến thức liên quan cũng như khả năng phân tích, tổng hợp, khả năng diễn đạt câu chữ của ứng viên.
Ưu điểm
- Tích kiệm thời gian
- Kiểm tra được nhiều ứng viên cùng lúc - Kết quả kiểm tra tương đối khách quan.
Nhược điểm
- Khả năng quản lý tổ chức
- Kỹ năng xử lý công việc của ứng viên.
• Trắc nghiệm
Kỹ thuật này sử dụng để đánh giá sự khác nhau giữa các ứng viên về IQ, EQ, tâm lý, cá tính, sức khoẻ…
- Trắc nghiệm IQ: tìm hiểu khả năng suy luận óc phán đoán trình độ khái quát vấn đề của ứng viên đạt ở mức độ nào?
- Trắc nghiệm EQ: tìm hiểu độ nhạy bén, cảm xúc của ứng viên với các tình huống ở mức độ nào?
- Trắc nghiệm tâm lý: giúp doanh nghiệp xem xét ứng viên có tiềm năng hoặc khả năng đáp ứng yêu cầu công việc hay không?
- Trắc nghiệm cá tính: tìm hiểu những đặc điểm cá tính của ứng viên có phù hợp với công việc hay không?
- Trắc nghiệm năng khiếu: phát hiện được những ứng viên có những năng khiếu đặc biệt. Năng khiếu là những khả năng vượt trội mang tính bẩm sinh.
- Kiểm tra sức khoẻ: Giúp xác định ứng viên có đủ khả năng về thể lực để đảm nhận công việc hay không?
• Kỹ năng mô phỏng tình huống
Kỹ thuật này áp dụng để đặt ứng viên vào một hoàn cảnh thực tế (hoặc tương đối thực tế) để họ giải quyết vấn đề ở một góc độ nào đó. Thông qua cách giải quyết vấn đề của ứng viên giúp doanh nghiệp có thể đánh giá được những khả năng liên quan đến công việc, đồng thời có thể đánh giá được năng lực, tổ chất của ứng viên.
• Phỏng vấn
Kỹ thuật này giúp doanh nghiệp hiểu sâu hơn các thông tin mà ứng viên đã cung cấp trong hồ sơ dự tuyển và thu thập các thông tin cần thiết khác đối với vị trí tuyển dụng. Phỏng vấn là hoạt động trao đổi trực tiếp thông tin được thiết kế để khám phá những sự thật về kiến thức, kinh nghiệm, thành công và thất bại trong quá khứ cũng như động cơ làm việc của ứng viên thông qua việc quan sát, phân tích mức độ chính xác trong câu trả lời và hành vi mà ứng viên biểu hiện.
Kỹ thuật phỏng vấn có ý nghĩa quan trọng trong việc tuyển chọn ứng viên: - Tạo cơ hội cho người tiến hành tuyển dụng quan sát ứng viên
- Hiểu rõ được kinh nghiệm, tri thức, khả năng cũng như sự hứng thú, sở thích của ứng viên
- Tạo cơ hội cho ứng viên tìm hiểu thêm về doanh nghiệp và một số thông tin có liên quan đến công việc
Hộp 4.3. Một số hình thức phỏng vấn Các loại phỏng vấn Các dạng câu hỏi Các khả năng ứng dụng Ưu Nhược 1. Phỏng vấn không có chuẩn bị trước. (PV không chỉ dẫn) Ít, hoặc không có câu hỏi được sắp xếp trước. Các câu hỏi được xác định trong lúc phỏng vấn. Cần thiết để tìm hiểu một số vấn đề về cá nhân, hiểu rõ lý do ứng viên thích hợp hay không thích hợp cho công việc. -Dễ “dẫn dắt”
-Hỏi linh hoạt theo từng ứng viên. -Thoải mái -Ứng viên bộc lộ được hết các khả năng, năng lực. - Khó điều khiển phỏng vấn hơn - Có thể bỏ qua các lĩnh vực quan trọng. - Khó so sánh ứng viên. 2. Phỏng vấn có chuẩn bị trước (PV theo mẫu) Các câu hỏi được sắp xếp trước và được tuân thủ chặt chẽ Cần thiết để đạt được những kết quả có giá trị, đặc biệt khi phải phỏng vấn nhiều ứng viên
-Các ứng viên được đối xử bình đẳng -Đáng tin cậy hơn -Thời gian hợp lý -Bao quát tất cả các
lĩnh vực -Dễ so sánh
- Thiếu linh hoạt - Một số lĩnh vực bị
bỏ qua.
- Ứng viên dễ ngợp bởi câu hỏi dồn dập. - Ứng viên không có điều kiện bộc lộ hết năng lực. 3. Phỏng vấn chuẩn bị một phần Một loạt các câu hỏi mở hoặc có kết cấu chặt chẽ. Loại câu hỏi này thường được sử dụng nhiều nhất. Cách tiếp cận thực tế, cung cấp những thông tin có thể so sánh được giữa các ứng viên, ngoài ra còn cho phép hiểu sâu sắc hơn các câu trả lời
-Dễ so sánh các ứng viên với nhau. -Hiểu sâu hơn về
năng lực của ứng viên. -Ứng viên cảm thấy thoải mái. - Độ linh hoạt ít. - Người phỏng vấn trả lời - Ứng viên ít có điều kiện bộc lộ hết khả năng của mình. 4. Giải quyết vấn đề Các câu hỏi có liên quan đến các tình huống Cần thiết để hiểu rõ lập luận của ứng viên và khả -Đánh giá được kỹ năng, khả năng tuy duy logic của ứng
- Khó so sánh các ứng viên.
(PV tình huống) giả định. Việc đánh giá dựa trên những giải pháp và các cách tiếp cận do ứng viên đưa ra. năng phân tích giải quyết các tình huống cụ thể của ứng viên. viên. -Xem xét được khả năng nhạy bén, tài xoay xở của ứng viên.
- Chủ quan.
- Không thấy hết được các khả năng của ứng viên. 5. Tình huống căng thẳng Hàng loạt những câu hỏi nhanh không có tính đồng cảm , cốt để làm cho ứng viên nổi cáu
Cần thiết cho những công việc có tính căng thẳng cao, ví dụ như : công việc liên quan đến bộ phận giải quyết khiếu tố , khiếu nại .
-Xem xét được khả năng nhạy bén, tài xoay xở của ứng viên
-Thích hợp với các công việc có sức ép cao hay công việc không thú vị. - Tính chuyên nghiệp. - Có thể ảnh hưởng đến uy tín của tổ chức - Chỉ phù hợp với một số công việc 6. Phỏng vấn hội đồng
Nhiều câu hỏi được đặt ra ở nhiều người khác nhau, câu hỏi cụ thể, đánh giá ở nhiều góc độ. Cần thiết cho những công việc ở các cấp quản lý, công việc đòi hỏi sự ứng biến nhanh nhạy. -Khách quan hơn - quyết định của nhóm -Ứng viên được quan sát kỹ hơn -Thích hợp đối với
công việc cao cấp
- Tốn kém hơn
- Người bị phỏng vấn dễ bị “khớp”
- Ít có cơ hội thiết lập mối quan hệ với ứng viên - Ứng viên dễ bị căng thẳng về tâm lý. 7. Phỏng vấn nhóm Câu hỏi, tình huống đưa ra để cho cả nhóm ứng viên cùng trả lời Cần thiết cho những công việc liên quan đến trình bày trước đám đông, thuyết phục người khác. -Dễ so sánh ứng viên xem ai là người xuất sắc. -Quan sát toàn diện
ứng viên.
-Tạo tình huống làm việc mô phỏng -Thích hợp với việc
đòi hỏi kỹ năng giao tiếp
- Tốn kém - Khó đánh giá
- Không phải công việc nào cũng thích hợp
Quy trình phỏng vấn:
Bước 1. Lập kế hoạch phỏng vấn.
Nghiên cứu hồ sơ ứng viên: tìm hiểu sơ bộ về ứng viên, điểm mạnh điểm yếu, lịch sử làm việc, các khoảng trống trong công việc, định hướng nghề nghiệp, thành tích…
Xác định địa điểm phỏng vấn và hình thức phỏng vấn thích hợp với từng vị trí công việc.
Lên kế hoạch những ai sẽ tham gia phỏng vấn ( GĐ (TGĐ); TP (GĐ) nhân sự, lãnh đạo trực tiếp, chuyên viên phỏng vấn…)
Chuẩn bị trước các câu hỏi phỏng vấn (câu hỏi đóng, câu hỏi mở…..)
Bước 2. Tiến hành phỏng vấn.
Thiết lập mối quan hệ với ứng viên: giới thiệu (những) người phỏng vấn, trình tự cuộc phỏng vấn, giới thiệu về doanh nghiệp và giải thích vị trí công việc.
Đặt câu hỏi: Đặt câu hỏi nhằm làm rõ các thông tin trong hồ sơ ứng viên, đặt các câu hỏi đánh giá khả năng và sự phù hợp của ứng viên.
Trong quá trình đặt câu hỏi lưu ý:
- Tránh đặt các câu hỏi để chỉ trả lời “có” hoặc “không” - Không đặt câu hỏi “gợi ý” cho ứng viên
- Không biểu lộ sự hài lòng hay không hài lòng khi ứng viên trả lời - Không tra hỏi, chất vấn ứng viên, không tỏ vẻ khó chịu
- Không đặt các câu hỏi đi sâu vào đời tư của cá nhân
- Chăm chú lắng nghe và khuyến khích ứng viên mạnh dạn trả lời Ứng viên đặt câu hỏi: tạo điều kiện để ứng viên hiểu rõ hơn về doanh nghiệp và cũng như các điều kiện làm việc, các cơ hội và chế độ đãi ngộ.
Hộp 4.4. Tiến hành phỏng vấn
Tôi thường bắt đầu bằng cách giới thiệu về bản thân. Sau đó đặt câu hỏi dựa trên những thông tin mà ứng viên cung cấp trong hồ sơ dự tuyển. Mục đích của các câu hỏi để làm rõ thông tin mà ứng viên đã cung cấp đồng thời tôi khơi gợi để ứng viên kể về những công việc mà họ đã làm trước đó hoặc những hoạt động khác mà họ đã tham gia. Khi cảm thấy đủ thông tin để đánh giá ứng viên, tôi kết thúc cuộc phỏng vấn bằng cách hỏi ứng viên xem họ có câu hỏi nào hay không. Ngay sau khi tiễn ứng viên tôi ghi lại kết quả đánh giá.
Bước 3. Kết thúc phỏng vấn.
Tóm tắt lại các thông tin, thông báo với ứng viên về các bước tiếp theo và cảm ơn họ đã tham gia phỏng vấn.
Ngay khi ứng viên rời phòng phỏng vấn cần xem xét lại các nhận xét của mình về ứng viên. Điền các thông tin vào phiếu đánh giá ứng viên. Xem xét các vấn đề để hạn chế tối đa các lỗi trong phỏng vấn.
Hộp 4.5. Kết thúc phỏng vấn
Hùng đang phỏng vấn một ứng viên cho vị trí kiểm soát chất lượng. Đây là một công việc đòi hỏi tính cẩn thận, quan tâm đến chi tiết và phải có ít nhất một năm kinh nghiệm làm công việc tương tự. Ứng viên này đã từng làm nhân viên kiểm soát chất lượng nhưng Hùng thấy anh ta không thích hợp với công việc đó. Anh ta thích những công việc năng động, không bó buộc và được tiếp xúc với nhiều người. Hùng quyết định nói thẳng là “anh không phù hợp với vị trí công việc chúng tôi đang tuyển”. Anh ta mất bình tĩnh, cố gắng chứng minh mình có thể làm tốt và cho rằng Hùng đã sai lầm. Hùng cố gắng giải thích nhưng anh ta dường như không muốn nghe. Cuối cùng thì Hùng cũng phải kết thúc cuộc phỏng vấn.
Một số lỗi thường mắc phải trong phỏng vấn:
- Đánh giá một cách vội vã ( dựa vào ấn tượng ban đầu) - Chú trọng các khía cạnh không tốt của ứng viên - Không hiểu biết về công việc
- Ảnh hưởng bởi hiệu ứng tương phản (so sánh các ứng viên với nhau)
- Đánh giá theo động thái: chú ý đánh giá vào cách nhìn, điệu bộ, ngữ điệu của ứng viên hơn là những câu trả lời.
- Chịu tác động của cảm xúc như: giới tính, người cùng quê, cùng trường …