PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Mục tiêu:
2.3.6.1. Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là văn bản giải thích các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, các yêu cầu báo cáo, giám sát, tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc và các vấn đề có liên quan đến một công việc hoặc một vị trí cụ thể.
Một cách cụ thể bản mô tả công việc thường bao gồm các nội dung sau đây: - Mục đích công việc (hay còn gọi là tóm tắt công việc)
- Nhiệm vụ của công việc. - Mối quan hệ của công việc
- Quyền hạn của người thực hiện công việc - Điều kiện làm việc
• Mục đích công việc
Mục đích công việc là sự mô tả ngắn gọn, khái quát về kết quả mong muốn đạt được của công việc, giải thích lý do sự tồn tại của công việc.
Mục đích công việc thực chất là trả lời các câu hỏi: - Người thực hiện công việc làm gì?
- Người thực hiện công việc tác động đến cái gì? - Người thực hiện công việc tạo ra kết quả gì?
• Nhiệm vụ của công việc
Nhiệm vụ của công việc là sự cụ thể hoá mục đích của công việc cần đạt được, là sự diễn giải chi tiết của mục đích công việc, phản ánh rằng để đạt được mục đích công việc, người thực hiện công việc phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu nào.
Khi xây dựng các nhiệm vụ công việc cần xác định nhiệm vụ đó là nhiệm vụ chính hay nhiệm vụ phụ. Nhiệm vụ chính của công việc là những nhiệm vụ mà nếu được thực hiện tốt sẽ dẫn tới việc hoàn thành tốt mục đích của công việc.
Để xác định xem nhiệm vụ là chính hay phụ, doanh nghiệp đặt câu hỏi “Việc thực hiện nhiệm vụ này có ảnh hưởng trực tiếp đến mục đích của công việc hay không?”. Nếu câu trả lời là có thì đó là nhiệm vụ chính. Các nhiệm vụ không đóng góp vào nhiệm vụ thực hiện mục đích là nhiệm vụ phụ.
• Quan hệ của công việc
Trong quá trình thực hiện công việc, người thực hiện công việc cần có các quan hệ nội bộ và quan hệ bên ngoài để thực hiện tốt công việc. Thông thường quan hệ của công việc được phân chia thành quan hệ bên trong và quan hệ bên ngoài.
Hộp 2.7. Quan hệ của nhân viên bán hàng tại doanh nghiệp
Quan hệ bên trong Quan hệ bên ngoài
Cá nhân/ Tổ chức
Nội dung Cá nhân/ Tổ
chức
Nội dung
Bộ phận cung ứng
Phối hợp để đảm bảo cung ứng đầy đủ hàng hoá về số lượng, chất lượng
Khách hàng Thực hiện hoạt động bán hàng
toán động quản lý, thu hồi công nợ viên hoạt động bán hàng Bộ phận
Marketing
Phối hợp để thực hiện hoạt động PR, quảng cáo, giới thiệu về doanh nghiệp và sản phẩm Các đại lý bán hàng Ký kết, triển khai thực hiện hợp đồng đại lý Bộ phận vận chuyển
Phối hợp để giao sản phẩm cho khách hàng đúng hẹn, đảm bảo chất lượng Các cá nhân và tổ chức khác ở kênh bán hàng bên Quản lý, hỗ trợ thực hiện hoạt động bán hàng Bộ phận dịch vụ khách hàng Phối hợp để chăm sóc khách hàng trong và sau bán hàng
• Quyền hạn của người thực hiện công việc
Quyền hạn của người thực hiện công việc là quyền sử dụng các nguồn lực khác nhau của doanh nghiệp để thực hiện công việc được giao.
Thông thường quyền hạn của người thực hiện công việc thường xác định trên hai khía cạnh là:
+ Quyền sử dụng các nguồn lực (Tài chính, nhân lực, trang thiết bị) + Quyền ra quyết định có liên quan đến việc thực hiện công việc