PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Mục tiêu:
2.3.4.1.Xác định các thông tin về công việc cần thu thập
Căn cứ vào mục đích phân tích công việc, doanh nghiệp xác định những thông tin nào về công việc cần được thu thập. Nếu doanh nghiệp thực hiện phân tích công việc nhằm tuyển dụng người thích hợp với công việc thì doanh nghiệp cần phải có những thông tin về các nhiệm vụ cụ thể của công việc, các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và năng lực để thực hiện công việc. Nhưng nếu mục đích của việc phân tích công việc là nhằm xác định lương thưởng phù hợp thì doanh nghiệp cần phải biết các thông tin như tầm quan trọng và số lượng các nhiệm vụ cụ thể trong công việc, điều kiện và môi trường làm việc, mức độ an toàn lao động của công việc.
VD: Cùng là thông tin về kỹ năng thực hiện công việc, để tuyển dụng thì chỉ cần xác định kỹ năng nào là cần thiết, nếu để đào tạo thì cần biết mức độ tối thiểu của mỗi kỹ
năng, nhưng để xác định lương thì cần biết tính phức tạp và mức độ sử dụng của từng kỹ năng.
Ngoài ra, khi phân tích công việc cần xác định thông tin thu thập là định tính hay định lượng. Việc xác định thông tin là đinh tính hay định lượng giúp cho việc thiết kế mẫu thu thập thông tin phù hợp.
2.3.4.2.Phương pháp thu thập thông tin
Khi thu thập thông tin phân tích công việc, cần lưu ý là không những cần làm rõ những gì người lao động đang thực hiện mà quan trọng hơn là phải làm rõ những gì người lao động cần phải thực hiện. Có thể sử dụng nhiều phương pháp để thu thập thông tin phân tích công việc. Không có phương pháp nào là phù hợp cho mọi tình huống, bởi mỗi phương pháp có ưu và nhược điểm riêng. Khi phân tích công việc có thể sử dụng các phương pháp sau đây:
• Phỏng vấn
Phỏng vấn là một phương pháp được áp dụng phổ biến để phân tích công việc. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản và nhanh chóng. Phỏng vấn giúp có được thông tin mà người thực hiện công việc khó có thể mô tả bằng viết hoặc quan sát.
Phỏng vấn có thể áp dụng với cá nhân người thực hiện hoặc giám sát công việc và nên tiến hành phỏng vấn riêng từng người để tránh tình huống bất hợp tác giữa người thực hiện và người giám sát. Đối với công việc có nhiều người thì tiến hành phỏng vấn nhóm.
Phương pháp phỏng này sử dụng rất hữu hiệu khi mục đích của phân tích công việc là xây dựng yêu cầu chuyên môn, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị công việc. Phỏng vấn cho phép phát hiện nhiều thông tin về hoạt động và các mối quan hệ quan trọng trong phân tích công việc mà các phương pháp khác không thể tìm ra. Đồng thời nó cũng cho ta cơ hội để giải thích các yêu cầu và chức năng của công việc.
Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là thông tin thu thập có thể bị sai lệch do người được phỏng vấn không trả lời đầy đủ hoặc sai lệch do họ không hiểu hết công việc mà họ đang làm hoặc quan trọng hóa công việc của mình, đồng thời giản mức độ và tầm quan trọng trong công việc của người khác. Vì vậy nên trao đổi rõ mục đích phỏng vấn, phỏng vấn bằng không khí thoải mái, thân thiện và sử dụng câu hỏi mở để thu thập nhiều thông tin.
Hộp 2.4. Tình huống trở ngại trong phỏng vấn thu thập thông tin về công việc
Hoa là nhân viên của bộ phận nhân lực được giao trách nhiệm thực hiện phân tích công việc ở tất cả các bộ phận trong công ty. Kết quả phân tích công việc sẽ được phòng nhân
lực sử dụng để xây dựng lại chính sách lương, thưởng cho phù hợp với khối lượng và chất lượng công việc của từng nhân viên trong công ty. Cách đây 1 tháng, bộ phận nhân lực đã gửi thông báo tới các bộ phận khác trong công ty, nêu rõ mục đích của việc phân tích công việc và yêu cầu các trưởng bộ phận và nhân viên giúp đỡ cô Hoa hoàn thành công việc. Tuy nhiên, hiện nay cô Hoa rất lo lắng việc phân tích công việc sẽ không hoàn thành theo đúng thời hạn bởi vì cô mới chỉ phỏng vấn được 1/3 số nhân viên và chưa phỏng vấn được trưởng bộ phận đơn vị nào vì họ luôn viện lý do trì hoãn cuộc gặp.
• Bản câu hỏi
Đây là phương pháp hữu hiệu để thu thập thông tin phân tích công việc. Bản câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước và gửi cho các đối tượng có liên quan để tìm hiểu các thông tin cho việc phân tích công việc. Tất nhiên không nhất thiết là tất cả các nhân viên đều phải điền vào bản câu hỏi. Người ta có thể chọn một cách ngẫu nhiên cho từng chức danh công việc. Điều đó giúp chúng ta giảm bớt khối lượng thông tin cần xử lý mà vẫn bảo đảm độ chính xác cho phép. Tất nhiên ta có thể phải xác nhận sự đúng đắn của các câu trả lời trong giai đoạn quan sát của nghiên cứu này.
Trong bản câu hỏi ngoài những chi tiết cơ bản như tên tuổi, phòng ban, chức vụ, người thực hiện phân tích công việc cần phải mô tả toàn bộ nhiệm vụ, mục đích công việc, khối lượng công việc hoặc số sản phẩm. Mỗi nhiệm vụ hay một hành vi đều được đánh giá theo giác độ: có được thực hiện hay không được thực hiện; tầm quan trọng, mức độ phức tạp; thời gian thực hiện; và quan hệ đối với sự thực hiện công việc nói chung.
Nội dung bản câu hỏi phân tích công việc thường đề cập đến các vấn đề sau đây: - Thông tin chung về vị trí công việc
- Giám sát và chịu sự giám sát
- Các lĩnh vực kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp - Sử dụng ngôn ngữ
- Sử dụng thị giác và các giác quan khác - Các quyết định quản lý và kinh doanh - Các quan hệ nội bộ và bên ngoài
- Các cuộc họp mà bạn tham dự, làm chủ toạ hoặc làm người dẫn chương trình
- Các hoạt động thể chất
- Các điều kiện môi trường - Mức độ phức tạp của công việc - Thời gian thực hiện công việc - Các đặc tính khác của công việc
Ưu điểm của phương pháp này hỏi được nhiều người, hỏi được nhiều câu hỏi, thông tin được lượng hoá, dễ dàng cập nhật, nhanh và tích kiệm chi phí.
Tuy nhiên, phương pháp này cũng có những trở ngại, hạn chế như: người trả lời không thích điền vào bản câu hỏi một cách chi tiết và vì thế sẽ không trả lời đầy đủ hoặc không thu lại được nhiều bản hỏi.
Do đó, để nâng cao chất lượng thu thập thông tin qua bảng câu hỏi, cần lưu ý: - Bản câu hỏi phải ngắn gọn và súc tích, tập trung vào thông tin cần thu thập - Các câu hỏi thiết kế phải đơn giản, dễ hiểu và dễ trả lời
- Bản câu hỏi cần được thực hiện tại nơi làm việc trong thời gian làm việc để tránh tạo tâm lý khó chịu cho nhân viên vì phải làm thêm việc
• Quan sát
Theo phương pháp này, người phân tích có thể quan sát trực tiếp công việc được thực hiện như thế nào trên thực tế. Việc quan sát cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, các thông tin về điều kiện làm việc, các máy móc và dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc và hiệu quả thực hiện công việc. Phương pháp này tránh được lỗi do người thực hiện công việc bỏ sót hoặc thổi phồng khi được phỏng vấn hoặc phiếu trả lời câu hỏi.
Phương pháp này được áp dụng chủ yếu đối với các công việc làm việc có thể đo lường, dễ quan sát thấy, những công việc không mang tính chất tình huống, tính toán, chủ yếu là các công việc thực hiện bằng chân tay. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hạn chế của phương pháp này là thông tin thu được có thể thiếu chính xác do hội chứng Hawthonne (người thực hiện công việc khi biết được quan sát, họ có thể sử dụng phương pháp, tốc độ, cách thức khác khi thực hiện công việc bình thường). Ngoài ra, phương pháp này rất tốn thời gian và công sức và không thể áp dụng được với các công việc sử dụng trí óc nhiều.
Phương pháp này, người thực hiện công việc điền vào cuốn nhật ký công việc những hoạt động đã làm trong ngày hoặc quy trình làm việc nào đó. Nhật ký công việc rất hữu dụng khi phân tích các công việc khó quan sát như các công việc sử dụng trí óc nhiều. Phương pháp này thích hợp trong việc mô tả và xây dựng tiêu chuẩn thực hiện công việc. Nhược điểm của phương pháp này là người viết nhật ký ngày làm việc có thể ngại viết trung thực các lỗi sai do chủ quan cá nhân trong quá trình thực hiện công việc.
• Tình huống cấp thiết bất ngờ
Phương pháp này kết hợp kỹ năng quan sát và phỏng vấn. Phương pháp này tập trung vào những tình huống cấp thiết bất ngờ có thể quan sát được và qua đó đánh giá mức độ xử lý của người thực hiện, từ đó xác định các yêu cầu kỹ năng cơ bản cần thiết.
Hộp 2.5. Tình huống cấp thiết bất ngờ
Ngày 14 tháng 5, Cô Hoa nhân viên tư vấn du học của công ty du học Đức Anh được khách hỏi về chương trình du học của một trường cao đẳng không mấy tiếng tăm tại Úc. Không chút do dự, cô Hoa đã mô tả các điều kiện để xin được visa du học, chi phí sinh hoạt và mức học phí cần phải chuẩn bị khi nhập học tại Úc, cũng như các khoá học dự bị học sinh cần tham gia trước khi nhập học chính khoá tại trường, các thủ tục hỗ trợ của đại sứ quán Úc và trường. Đồng thời tư vấn cho khách hàng những phương án khả thi hơn phù hợp với nguyện vọng, ngân sách của khách hàng.
Trên thực tế khi phân tích công việc, doanh nghiệp thường không sử dụng một phương pháp riêng biệt mà thường kết hợp nhiều phương pháp lại với nhau. Việc này giúp loại bỏ các nhược điểm của các phương pháp để đạt được mục đích phân tích một cách hiệu quả nhất.