doanh
1.1. Vai trị của thơng tin
Tầm quan trọng của thông tin được chỉ ra bởi số lượng thời gian mă con người dănh để giao tiếp tại nơi lăm việc. Một nghiín cứu cho thấy rằng những người cơng nhđn sản xuất tham gia giao tiếp, thông tin trong khoảng 16 đến 46 lần trong một giờ. Điều năy nghĩa lă họ thông tin với những người khâc từ hai đến bốn phút, một lần. Nghiín cứu năy cịn chỉ ra trâch nhiệm về thông tin của người lênh đạo vă địi hỏi họ phải thơng tin vă nhận thông tin nhiều hơn. Những người lênh đạo cấp thấp nhất dănh khoảng 20% đến 50% thời gian của họ trong thơng tin bằng lời nói. Nếu bao gồm cả thơng tin bằng văn bản thì số lượng thời gian tăng lín từ 29% đến 64%. Một số nhă quản trị cấp trung vă cấp cao dănh khoảng 89% thời gian của họ để thơng tin bằng lời nói, hoặc gặp gỡ hoặc qua điện thoại. Những nghiín cứu khâc câc nhă quản lý dănh ít nhất 70% đến 80% thời gian của họ trong thông tin qua lại giữa câc câ nhđn, vă hầu hết câc thơng tin năy lă bằng lời nói vă tương tâc trực diện.
Thơng tin được xem lă mâu của tổ chức; nó lă mạch gắn những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau. Tổ chức lă một hệ thống ổn định của câc hoạt động nơi con người cùng lărn việc với nhau để đạt tới những mục tiíu chung thơng qua thứ bậc của câc vai trị vă việc phđn cơng lao động.
Mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nói chung vă quản trị nói riíng đều cần có thơng tin vă theo quan điểm quản trị hiện đại thông tin được xem như lă một nguồn lực thứ tư của một tổ chức.
Theo nghĩa thông thường, thông tin được hiểu lă những tin tức được truyền đi cho ai đó. Hiện nay có khâ nhiều định nghĩa khâc nhau về thông tin, dưới đđy lă một số định nghĩa thường gặp:
- Thông tin lă độ đo sự giảm tính bất định khi thực hiện một biến số năo đó. - Thơng tin lă bất kỳ thơng bâo năo được tạo thănh bởi một số dấu hiệu nhất định.
Như vậy chúng ta có thể hiểu thơng tin quản trị lă tất cả những tin tức nảy sinh trong q trình cũng như trong mơi trường quản trị vă cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết một vấn đề năo đó trong hoạt động quản trị ở một tổ chức năo đó.
Cần phải chú ý câc đặc điểm của thông tin lă:
- Thơng tin lă những tin tức cho nín nó khơng thể sản xuất để dùng dần được. - Thơng tin phải thu thập vă xử lý mới có giâ trị.
- Thông tin căng cần thiết căng quý giâ.
- Thơng tin căng chính xâc, căng đầy đủ, căng kịp thời căng tốt.
Mơ hình thơng tin đơn giản trong quản trị thường được thực hiện trực tiếp từ nhă quản trị đến câc đối tượng quản trị.
Đối với một tổ chức lớn thì mơ hình thơng tin trong quản trị sẽ phức tạp hơn. Để xđy dựng mơ hình thơng tin quản trị trong mỗi tổ chức có hiệu quả thì thường người ta có thể lựa chọn một trong những kiểu mơ hình sau:
- Mơ hình thơng tin tập trung: trong mơ hình năy tất cả câc thơng tin đến vă đi đều được gom về một đầu mối lă trung tđm thông tin.
- Mơ hình thơng tin trực tiếp: trong mơ hình tổ chức năy thơng tin gửi đi vă nhận về đều được thực hiện trực tiếp giữa bín gửi vă bín nhận.
- Mơ hình thơng tin phđn tân: lă mơ hình thơng tin được tập trung thu thập vă xử lý theo từng đơn vị thănh viín một.
- Mơ hình thơng tin kết hợp: lă mơ hình kết hợp câc kiểu tổ chức thơng tin theo ba câch ở trín.
Mỗi mơ hình thơng tin đều có những ưu vă nhược điểm vă điều kiện âp dụng riíng của nó. Chính vì vậy mỗi tổ chức phải lựa chọn mơ hình thơng tin phù hợp vă có hiệu quả nhất cho mình.
Thơng tin có một vai trị hết sức to lớn trong quản trị. Nhiều cơng trình nghiín cứu đê chỉ ra rằng trong mỗi tổ chức muốn câc hoạt động quản trị có hiệu quả thì điều khơng thể thiếu được lă phải xđy dựng một hệ thống thông tin tốt. Hơn thế nữa hiệu quả kinh doanh của việc đầu tư văo hệ thống thơng tin thường lă rất cao. Chính vì thế mă ngăy nay hầu như mọi cơng ty, xí nghiệp đều khơng tiếc tiền của đầu tư mua sắm những phương tiện kỹ thuật điện tử hiện đại nhất nhằm nđng cao hiệu quả vă chất lượng hệ thống thơng tin trong quản trị của mình. Vai trị hết sức quan trọng của thông tin trong quản trị thể hiện rất rõ ở những phương diện sau:
1.1.1. Vai trò trong việc ra quyết định
Ra quyết định lă một cơng việc phức tạp, khó khăn vă hết sức quan trọng của câc nhă quản trị. Để ra được một quyết định đúng đắn câc nhă quản trị cần rất nhiều thông tin. Thông tin ở đđy sẽ giúp cho câc nhă quản trị giải quyết đúng đắn vă có hiệu quả câc vấn đề sau:
- Nhận thức vấn đề cần phải ra quyết định.
- Xâc định cơ hội, vă câc mối hiểm nguy trong kinh doanh. - Xâc định câc cơ sở, tiền đề khoa học cần thiết để ra quyết định.
1.1.2. Vai trò trong hoạch định, tổ chức, lênh đạo, điều hănh vă kiểm soât
Trong câc lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lênh đạo, điều hănh vă kiểm sơt, thơng tin có vai trị cực kỳ quan trọng trín câc phương diện sau:
- Nhận thức vấn đề; - Cung cấp dữ liệu;
- Xđy dựng câc phương ân; - Giải quyết vấn đề;
- Uốn nắn vă sửa chữa câc sai sót, lệch lạc; - Kiểm sôt.
1.1.3. Vai trị trong phđn tích, dự bâo vă phịng ngừa rủi ro
Trong câc hoạt động sản xuất vă kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp việc phịng ngừa rủi ro có một tầm quan trọng đặc biệt. Để phịng ngừa rủi ro có hiệu quả thì thơng tin lại có một ý nghĩa hết sức lớn lao trong câc lĩnh vực sau:
- Phđn tích. - Dự bâo.
- Xđy dựng phương ân phòng ngừa rủi ro.
1.2. Đối tượng của thông tin
Một trong những u cầu quan trọng của cơng tâc thơng tin trong quản trị lă không được thừa vă cũng không được thiếu. Để lăm được điều năy thì việc cần thiết lă phải xâc định được đối tượng của thơng tin lă gì? Theo nhiều tâc giả, đối tượng của thông tin lă câc đối tượng tham gia văo quâ trình thu thập, xử lý vă truyền bâ thơng tin. Đó chính lă câc con người, sự việc, số liệu, hiện tượng, quâ trình, câc quy luật xảy ra trong lĩnh vực kinh doanh vă phục vụ kinh doanh v.v. ở mỗi tổ chức kinh doanh.
Xĩt theo phương diện xđy dựng hệ thống thơng tin thì chúng ta lại thấy việc xâc định những đối tượng cần thiết cụ thể phải thu thập, xử lý vă phổ biến lă hết sức quan trọng. Việc xâc định những đối tượng cụ thể lă tùy văo điều kiện vă hoăn cảnh cụ thể ở mỗi tổ chức . Tuy nhiín đối với một doanh nghiệp những đối tượng chính thường lă:
- Đối tượng thu thập: số liệu, tư liệu xảy ra trong quâ trình kinh doanh vă trong môi trường kinh doanh.
- Đối tượng sử dụng: câc nhă quản trị, khâch hăng, đối thủ cạnh tranh, câc cổ đông v.v.
- Đối tượng nhận tin: câc nhă quản trị, câc cơ quan vă bộ phận tham mưu giúp việc.
- Đối tượng xử lý vă bảo quản: câc văn bản, tăi liệu v.v.