4.1. Mục tiíu của thơng tin
Thơng tin lă một q trình phục vụ cho một hoặc một số đối tượng năo đó vì vậy nó cần có tính định hướng. Nội dung thơng tin chỉ có thể xâc định khi biết rõ thông tin cho đối tượng năo, thông tin phục vụ ai, phục vụ câi gì, để giải quyết vấn đề năo vă thực hiện ra sao v.v.. nói câch khâc mục tiíu thơng tin lă kim chỉ nam cho câc hoạt động về thông tin hay câc hoạt động về thơng tin chỉ có hiệu quả khi chúng ta xâc định rõ mục tiíu của thơng tin lă gì ?
Có thể thấy rằng, câc hệ thống quản trị đều lă những hệ thống phức tạp vă đa dạng, chính vì vậy mục tiíu của hệ thống thông tin trong quản trị cũng phức tạp đa dạng vă phong phú khơng kĩm. Người ta có thể phđn loại mục tiíu thơng tin thănh những loại sau: mục tiíu trước mắt, mục tiíu lđu dăi, mục tiíu chiến lược, mục tiíu chiến thuật v.v...
Xĩt theo quan điểm hệ thống chúng ta thấy rằng ngoăi những mục tiíu chung; trong hệ thống thơng tin về quản trị cịn có một hệ thống câc mục tiíu riíng của từng bộ phận trong hệ thống đó. Chẳng hạn, hệ thống mục tiíu trong câc lĩnh vực kinh doanh, quyết định, hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm soât, cạnh tranh vă nhiều lĩnh vực khâc nữa.
Xâc định cho đúng mục tiíu khơng phải lă một việc đơn giản. Muốn xâc định đúng đắn mục tiíu của hệ thống thông tin trong quản trị người ta thường dựa trín câc cơ sở khoa học sau:
- Mục tiíu vă chính sâch kinh doanh của doanh nghiệp; - Nhu cầu về thông tin trong câc hoạt động quản trị; - Hoăn cảnh thực tế trong vă ngoăi công ty;
Xĩt về mặt tổng thể thì qui trình xâc định vă thực hiện mục tiíu thơng tin thường được thực hiện theo câc bước sau:
Bước 1: Phât hiện vă xâc định vấn dề Bước 2: Xâc định nhu cầu về thơng tin
Bước 3: Nghiín cứu khả năng đâp ứng câc nhu cầu về thông tin
Bước 4: Phâc thảo sơ bộ mục tiíu của thơng tin vă hệ thống thông tin trong một tổ chức
Bước 5: Thẩm định vă lựa chọn mục tiíu.
Bước 6: Thực hiện vă kiểm sôt việc hoăn thănh mục tiíu.
4.2. Chức năng của thơng tin
Để xđy dựng một hệ thống thơng tin có hiệu quả trong mỗi tổ chức thì ngoăi việc phải xâc định rõ mục tiíu, chúng ta cịn phải nhận thức được những chức năng cơ bản mă hệ thống năy cần phải gânh vâc. Một khi những chức năng cơ bản của thông
tin vă hệ thống thông tin được xâc định đúng đắn thì nó sẽ lă những căn cứ khoa học để xâc định những nhiệm vụ thông tin cụ thể, vă nhất lă để đânh giâ mức độ hoăn thănh nhiệm vụ của toăn bộ hệ thống thông tin. Xĩt về mặt tổng thể thì những chức năng chủ yếu của hệ thống thơng tin trong quản trị sẽ lă:
- Thu thập thông tin; - Xử lý thông tin; - Phổ biến thông tin; - Phục vụ thơng tin;
- Kiểm sôt vă đânh giâ câc hoạt động về quản trị; - Lăm cơ sở cho việc ra câc quyết định.
Xâc định cho đúng những chức năng thông tin của hệ thống thông tin lă một việc hết sức quan trọng. Nhưng thực hiện cho đúng câc chức năng của nó cũng khơng phải lă một việc dễ dăng. Chính vì vậy việc phđn tích vă đânh giâ q trình thực hiện vă hoăn thănh câc chức năng thông tin lă một việc lăm hết sức cần thiết. Để lăm tốt những việc năy người ta phải cụ thể hóa câc chức năng thông tin bằng những việc lăm cụ thể, bằng những công việc tổ chức vă thực hiện cụ thể rồi sau đó dựa trín những kết quả cụ thể của những cơng việc năy chúng ta sẽ đânh giâ được quâ trình thực hiện câc chức năng đang ở mức độ năo. Trong thực tế thường có khuynh hướng coi nhẹ việc kiểm sơt câc chức năng về thơng tin. Theo quan điểm của nhiều tâc giả thì câc nhă quản trị phải coi đđy lă một khđu tất yếu của quâ trình thực hiện câc chức năng về thơng tin vă khơng nín xem nhẹ chúng