1.1. Xđy dựng câc tiíu chuẩn vă chọn phương phâp đo lường việc thựchiện hiện
Tiíu chuẩn lă những chỉ tiíu của nhiệm vụ cần được thực hiện. Trong hoạt động của một tổ chức, có thể có nhiều loại tiíu chuẩn. Do đó tốt nhất cho việc kiểm tra, câc tiíu chuẩn đề ra phải hợp lý vă có khả năng thực hiện được trín thực tế. Xđy dựng một hệ thống tiíu chuẩn vượt quâ khả năng thực hiện rồi sau đó phải điều chỉnh hạ thấp bớt câc tiíu chuẩn năy lă một điều nín trânh ngay từ đầu. Câc phương phâp đo lường việc thực hiện cần phải chính xâc, dù lă tương đối. Một tổ chức tự đặt ra mục tiíu “phải lă hăng đầu” nhưng không hề chọn
một phương phâp đo lường việc thực hiện năo cả, thì chỉ lă xđy dựng tiíu chuẩn sng mă thơi. 1 Xđy Dựng câc Tiíu Chuẩn & Lựa Chọn Phương Phâp Đo lường 2 Đo Lường Kết Quả Thực Hiện & Đối Chiếu với
Tiíu Chuẩn
3
Điều Chỉnh câc Sai Lệch
Điều Chỉnh Bước 1 Phản Hồi
Hình 9.1. Sơ Đồ Tiến Trình Kiểm Tra
Nếu nhă quản trị biết xâc định tiíu chuẩn một câch thích hợp, đồng thời nắm vững kỹ thuật nhận định xem thực sự cấp dưới đang lăm gì, đang đứng ở chỗ năo thì sự việc đânh giâ kết quả thực hiện cơng việc tương đối dễ dăng. Tuy nhiín trong điều kiện hội nhập kinh tế thế giới, cùng với sự phât triển cơng nghệ khơng ngừng, sự đa dạng hóa câc mẫu loại sản phẩm lă những vấn đề thâch thức kiểm tra.
1.2. Đo lường việc thực hiện
Nếu câc tiíu chuẩn được vạch ra một câch thích hợp vă nếu có câc phương tiện để xâc định một câch chính xâc rằng cấp dưới đang lăm gì, câc nhă quản trị có thể đânh giâ thănh quả thực tế của những nhđn viín dưới quyền của họ. Tuy nhiín, sự đânh giâ đó khơng phải bao giờ cũng thực hiện được. Có nhiều hoạt động khó có thể níu ra câc tiíu chuẩn chính xâc, vă có nhiều hoạt động khó cho sự đo lường. Ví dụ, nếu người ta có thể đo lường số sản phẩm của một phđn xưởng sản xuất một câch tương đối dễ dăng, thì ngược lại rất khó để kiểm tra cơng việc của Phịng Giao tế cơng cộng trong xí nghiệp. Gặp trường hợp năy, câc nhă quản trị thường dùng những tiíu chuẩn giân tiếp, ví dụ thâi độ của bâo chí vă cơng chúng đối với xí nghiệp, hay uy tín của xí nghiệp trong xê hội.
1.3. Điều chỉnh câc sai lệch
Nếu những tiíu chuẩn đặt ra phản ânh được cơ cấu tổ chức vă hoạt động của doanh nghiệp thì hiệu quả cơng việc cũng được kiểm định trín cơ sở những tiíu chuẩn đó. Khi khâm phâ ra sự sai lệch, người quản trị cần phải tập trung phđn tích sự kiện tìm ngun nhđn sai lệch. Nếu đê biết rõ ngun nhđn thì ơng ta khơng khó khăn gì thực hiện câc biện phâp thích hợp để điều chỉnh.
Sự khắc phục những sai lầm trong cơng việc có thể lă điều chỉnh sai lệch bằng câch tổ chức lại bộ mây trong xí nghiệp, phđn cơng lại câc bộ phận, đăo tạo lại nhđn viín, tuyển thím lao động mới, thay đổi tâc phong lênh đạo của chính họ, hoặc thậm chí có thể phải điều chỉnh mục tiíu.
Ở câc trung tđm thương mại, câc siíu thị, nhờ hoạt động kiểm tra thường xun người ta có thể biết ngay số tồn kho, số lượng bân được, doanh số, lợi nhuận, câc sai lệch ngay khi chúng mới xuất hiện.
Ở câc xí nghiệp sản xuất thường có hệ thống kiểm tra hữu hiệu để có thể bâo câo bất kỳ thời điểm năo về mức sản xuất đê đạt, số giờ lao động đê được thực hiện nhờ đó người ta biết được kế hoạch đúng hạn hay bị chậm trễ trong quâ trình sản xuất để có những điều chỉnh kịp thời, nếu cần thiết.