3.1. Khâi niệm vă phđn loại mục tiíu
Mục tiíu lă kết quả mă những nhă quản trị muốn đạt được trong tương lai cho tổ chức của họ. Khơng có mục tiíu hoặc mục tiíu khơng rõ răng thì kế hoạch sẽ mất phương hướng. Câc tổ chức thông thường không phải chỉ hướng tới một mục tiíu, mă thường lă một hệ thống câc mục tiíu phụ thuộc vă răng buộc lẫn nhau.
Mục tiíu của cơng tâc hoạch định vă mục tiíu của câc kế hoạch lă hết sức phong phú, chúng có thể được phđn thănh những loại sau: (1) Mục tiíu thật vă mục tiíu tuyín bố; (2) Mục tiíu ngắn hạn, trung hạn vă dăi hạn; vă (3) Mục tiíu định tính vă mục tiíu định lượng.
Mục tiíu thật vă mục tiíu tuyín bố: Câc mục tiíu tuyín bố tùy theo đối tượng
của tổ chức lă ai mă những mục tiíu năy sẽ được diễn đạt khâc nhau. Ví dụ như mục tiíu tuyín bố với cổ đơng, với khâch hăng, với những thănh viín trong tổ chức, hoặc với cả câc đối thủ cạnh tranh... thường khơng giống nhau. Mục tiíu tun bố có thể khâc với mục tiíu thật nhưng chúng đều chứa đựng sự thật. Nếu khơng như vậy tất nhiín mục tiíu đó khó có thể thuyết phục.
Mục tiíu ngắn hạn, trung hạn vă dăi hạn: Mục tiíu ngắn hạn lă những mục
tiíu mă tổ chức cần đạt được trong ngắn hạn (thời hạn dưới một năm), mục tiíu trung hạn địi hỏi thời gian từ một đến năm năm, vă mục tiíu dăi hạn có tính chất chiến lược trong dăi hạn (thời gian dăi hơn năm năm).
Mục tiíu định tính vă mục tiíu định lượng: Mục tiíu định tính thì khơng thể
đo lường được hoặc rất khó đo lường. Mục tiíu định lượng chỉ ra rõ răng những kết quả có thể đo lường được. Những nhă quản trị ngăy nay cho rằng mục tiíu định tính vẫn có thể lượng hóa được, ví dụ như đânh giâ mức độ lăm tốt đến mức năo hoặc thế năo lă hoăn thănh nhiệm vụ.
Trong thực tế câc tổ chức có thể thường gặp phải vấn đề đạt được mục tiíu năy thì lại lăm hỏng hay chí ít cũng lăm phương hại đến mục tiíu khâc. Ví dụ như một số nhă quản trị chỉ ra rằng việc nhấn mạnh câc mục tiíu trước mắt chẳng hạn như giănh thị phần có thể lăm giảm đi sự tập trung những nỗ lực để thực hiện mục tiíu dăi hạn lă lợi nhuận. Sự mđu thuẫn giữa câc mục tiíu cũng có thể đến từ câc nhóm có quyền lợi khâc nhau đối với tổ chức bao gồm cổ đơng, cơng nhđn viín, nhă cung ứng, chủ nợ ... Nhă quản trị cần phải xem xĩt nhằm đảm bảo hệ thống câc mục tiíu phải hăi hịa nhau.
3.2. Vai trị của mục tiíu
Trong cơng tâc quản trị, mục tiíu có vai trị rất quan trọng. Mục tiíu đê được xâc định lă nền tảng của hoạch định, nhằm xđy dựng hệ thống quản trị. Mặt khâc, khi hướng đến mục đích dăi hạn có tính chiến lược của tổ chức, mục tiíu quản trị khơng
phải lă những điểm mốc cố định mă lă linh hoạt phât triển với những kết quả mong đợi ngăy căng cao hơn trín cơ sở xem xĩt câc nguồn lực hiện có hoặc sẽ có của tổ chức. Với nghĩa năy, mục tiíu giữ vai trị rất quan trọng đối với tiến trình quản trị vă quyết định toăn bộ diễn tiến của tiến trình năy.
Ngoăi ra, mục tiíu quản trị cũng đóng những vai trị quan trọng khâc nhau tùy theo câc ‘kiểu quản trị’: (1) Đối với quản trị theo tình huống, mục tiíu quản trị lă căn cứ để đânh giâ vă phđn tích tình huống. Nó cũng lă căn cứ để tổ chức câc quâ trình quản trị cụ thể; (2) Đối với quản trị theo chương trình, mục tiíu tổng qt được phđn chia thănh câc mục tiíu riíng biệt cho từng bộ phận chức năng thực hiện; (3) Đối với quản trị theo mục tiíu thì mục tiíu giữ vai trị then chốt, gắn liền vă chi phối mọi hoạt động quản trị. Quản trị theo mục tiíu lă tư tưởng quản trị hiện đại vì vậy ngay sau đđy sẽ trình băy đầy đủ hơn.
3.3. Quản trị theo mục tiíu (Management by objectives – MBO)
Thuật ngữ quản trị theo mục tiíu được xem như lă câch tiếp cận đối với công việc hoạch định xuất hiện lần đầu tiín văo năm 1954 trong quyển sâch Thực Hănh
Quản Trị của Peter Drucker. Sau đó, nhiều chương trình tương tự như quản trị theo
mục tiíu được phât triển với những tín gọi khâc nhau ví dụ như “Quản trị theo kết quả” (Management by results), “Quản trị mục tiíu” (Goals management), “Kiểm sơt vă hoạch định cơng việc” (Work planning and review), “Mục tiíu vă kiểm tra (Goals and controls) vă một số tín gọi khâc nữa. Mặc dù mang nhiều tín gọi khâc nhau, nhưng câc chương trình năy đều có bản chất giống nhau. Với những đóng góp đâng kể cho công việc quản trị, do vậy quản trị theo mục tiíu khơng chỉ câc tổ chức kinh doanh mă cả câc tổ chức phi kinh doanh như giâo dục, y tế, cơ quan chính phủ cũng sử dụng phương phâp quản trị theo mục tiíu.
Vậy quản trị theo mục tiíu lă gì? Quản trị theo mục tiíu lă phương phâp quản trị trong đó nhă quản trị vă những thuộc cấp cùng nhau thiết lập mục tiíu rõ răng. Những mục tiíu năy được câc thănh viín tự cam kết thực hiện vă kiểm soât. Trong thực tiễn quản trị ngăy nay, quản trị theo mục tiíu bao gồm bốn yếu tố cơ bản: (1) Sự cam kết của câc quản trị viín cao cấp với hệ thống MBO; (2) Sự hợp tâc của câc thănh viín trong tổ chức để xđy dựng mục tiíu chung; (3) Sự tự nguyện tự giâc với tinh thần tự quản của họ để thi hănh kế hoạch chung; vă (4) Tổ chức kiểm soât định kỳ việc thực hiện kế hoạch.
Hệ thống quản trị theo mục tiíu sẽ có những mặt lợi sau:
MBO có thể giúp cho cơng việc hoạch định của nhă quản trị lă xâc định mục tiíu của tổ chức xâc đâng hơn. MBO lăm cho mục tiíu của tổ chức vă mục tiíu câ nhđn đạt được sự thống nhất.
MBO có thể tạo ra sự kích thích tinh thần hăng hâi vă nđng cao trâch nhiệm của câc thănh viín, câc bộ phận tham gia việc quản trị. Nhờ văo điều năy, câc thănh viín sẽ hiểu rõ hơn mục tiíu của toăn tổ chức.
MBO tạo điều kiện cho mọi thănh viín trong tổ chức có cơ hội phât triển năng lực của mình. Mọi thănh viín được tham gia thực sự văo việc đề ra mục tiíu cho họ. Họ có cơ hội đưa ra những ý kiến đóng góp văo câc chương trình kế hoạch. Họ hiểu được quyền hạn tự do sâng tạo vă phât huy tính năng động của họ vă họ có thể nhận được sự giúp đỡ tích cực của cấp trín để hoăn thănh mục tiíu.
MBO giúp cho sự kiểm tra đạt được hiệu quả. Thật vậy, việc xâc định hệ thống mục tiíu rõ răng sẽ lăm cho công việc kiểm tra thuận lợi – đo lường câc kết quả vă điều chỉnh câc sai lệch so với kế hoạch để đảm bảo đạt mục tiíu.
Q trình quản trị theo mục tiíu
8 bước của chương trình quản trị theo mục tiíu được chỉ ra dưới đđy. Thiết lập mục tiíu chiến lược dăi hạn cho toăn tổ chức
Phđn bổ câc mục tiíu chủ yếu cho câc bộ phận vă phđn xưởng
Những nhă quản trị vă cộng sự xâc định câc mục tiíu cụ thể cho bộ phận của họ
Xâc định những mục tiíu cụ thể cho từng thănh viín trong bộ phận Xđy dựng kế hoạch hănh động, xâc định câch thức để đạt được mục tiíu Thực hiện kế hoạch
Đânh giâ việc thực hiện mục tiíu
Tưởng thưởng cho việc thực hiện đạt được mục tiíu