6.1 Phương phâp ra quyết định
Về mặt lý thuyết cũng như thực tế người ta thấy rằng chất lượng, hiệu quả vă hiệu lực của câc quyết định phụ thuộc rất lớn văo phương phâp ra quyết định. Khơng thể có một quyết định tốt nếu như không sử dụng câc phương phâp khoa học để tạo ra nó.
Thơng thường mỗi nhă quản trị đều ưa thích một số phương phâp ra quyết định năo đó, nhưng nhìn chung, có hai nhóm phương phâp ra quyết định phổ biến sau:
- Phương phâp câ nhđn ra quyết định; - Phương phâp quyết định tập thể.
Để lựa chọn được những phương phâp ra quyết định tốt nhất chúng ta có thể thực hiện theo câc bước trong quy trình sau:
Bước 1: Xâc định u cầu về việc sử dụng phương phâp ra quyết định. Bước 2: Xâc định hoăn cảnh vă câc yếu tố ra quyết định.
Bước 3: Phđn tích mặt mạnh vă yếu của từng phương phâp khi âp dụng. Bước 4: Lựa chọn phương phâp ra quyết định hợp lý.
ƯU ĐIỂM
1. Có nhiều thơng tin vă kiến thức hơn 2. Nhiều đường lối tiếp cận vấn đề 3. Phđn tích vấn đề rộng
4. Giảm bất trắc của câc giải phâp 5. Có nhiều giải phâp
6. Quyết định có chất lượng hơn 7. Quyết định sâng tạo hơn
8. Hiểu rõ vấn đề vă giải phâp hơn
9. Giải phâp được chấp nhận rộng rêi hơn 10. Tăng cường tính thoả mên nội bộ
NHƯỢC ĐIỂM
1. Tăng thời gian vă chi phí
2. Thường đưa đến quyết định dung hoă 3. Tăi năng chun mơn ít được phât huy 4. Có thể bị khống chế bởi câ nhđn 5. Âp lực nhóm
6.Câ nhđn tham gia hạn chế 7. Trâch nhiệm khơng cao 8. Dễ dẫn tới bất đồng 9. Ni dưỡng óc bỉ phâi
10. Dễ bỏ qua câc ý kiến mới nhưng thiểu số
11. Phât huy khả năng của cấp dưới
Nhă quản trị cần phải biết khi năo nín dùng quyết định tập thể. Nói chung, tập thể chỉ phât huy tâc dụng trong khđu mục tiíu vă giải phâp, do tập thể có nhiều thơng tin, nhiều thâi độ vă nhiều câch tiếp cận vấn đề. Câc trường hợp có thể sử dụng quyết định tập thể lă:
- Có đủ thời gian để sử dụng phương phâp năy.
- Mỗi thănh viín tham dự có đủ thơng tin như mong muốn. - Câc thănh viín cam kết theo đuổi mục tiíu.
- Quyết định khơng lập trình trước vă có nhiều bất trắc. - Muốn huấn luyện cấp dưới trong việc ra quyết định.
6.1.1. Kỹ thuật tập thể danh nghĩa
Lă một nhóm câc nhă quản trị có trâch nhiệm ra quyết định họp lại để tìm ra giải phâp trín cơ sở đânh giâ câc phương ân của mỗi câ nhđn. Phương phâp năy có những bước sau :
(1) Những thănh viín họp lại, trước khi thảo luận mỗi người tự ghi những ý
kiến của mình.
(2) Sau đó mỗi người lần lượt trình băy những ý kiến của mình, vă cứ tiếp tục như vậy cho tới khi khơng cịn ý kiến của ai nữa, tất cả những ý kiến đều được ghi lại đầy đủ.
(3) Tập thể thảo luận những ý kiến cho rõ răng vă đânh giâ câc ý kiến vă đânh giâ chung.
(4) Mỗi thănh viín cho điểm những ý kiến, quyết định sau cùng lă ý kiến được nhiều điểm nhất.
6.1.2. Kỹ thuật Delphi
Lă kỹ thuật được sử dụng trong câc quyết định tập thể, nó khơng địi hỏi sự hiện diện của câc thănh viín vă khơng bao giờ đối mặt nhau để trânh những âp lực lín nhau. Kỹ thuật năy gồm câc bước sau:
(1) Vấn đề đặt ra, câc thănh viín được u cầu cho câc giải phâp thơng qua việc trả lời một loạt câc cđu hỏi được chuẩn bị một câch cẩn thận.
(2) Mỗi thănh viín hoăn tất bảng trả lời câc cđu hỏi một câch vô danh vă đọc lập.
(3) Những kết quả của lần trả lời thứ nhất được tập hợp lại vă in ra. (4) Đânh giâ vă in ra phđn phât cho câc thănh viín.
(5) Sau khi xem xĩt lại kết quả, những thănh viín được yíu cầu cho câc giải phâp mới hoặc sữa chửa bổ sung câc giải phâp ban đầu.
(6) Lập lại bước (4) vă (5) cho đến khi đạt được sự nhất trí theo yíu cầu.
6.2. Nghệ thuật ra quyết định
Ra quyết định lă một nghệ thuật vì nó chứa đựng vă địi hỏi tính sâng tạo của những nhă quản trị rất lớn. Nghệ thuật ra quyết định đóng vai trị rất quan trọng trong việc sâng tạo ra câc quyết định độc đâo, tạo nín hiệu lực vă hiệu quả của câc quyết định.
Nghệ thuật ra quyết định thể hiện ở những mặt sau:
(1) Tính sâng tạo
Cùng một vấn đề cần giải quyết, những người có nghệ thuật điíu luyện lă những người ln sâng tạo được câc quyết định giải quyết vấn đề độc đâo chưa từng gặp, ít ngờ tới hay hết sức đơn giản mă hiệu quả lại cao... Thông thường cạnh tranh về giâ, người ta hay hạ giâ sản phẩm của mình, nhưng người sâng tạo có thể khơng lăm như thế mă hiệu quả lại cao hơn. Để tăng khả năng sâng tạo cần trânh những điều có thể lăm cản trở khả năng sâng tạo. Những răo cản đối với tính sâng tạo bao gồm:
* Đừng cố tìm một cđu trả lời đúng: Tùy theo tầm nhìn vă sự hiểu biết câ nhđn,
mỗi vấn đề có thể có nhiều cđu trả lời đúng, nín đừng cố tìm một cđu trả lời duy nhất đúng.
* Đừng cố gắng tuđn theo logíc: Sự hợp lý khơng phải ln chiếm ưu thế, mă
có thể có rất nhiều sự trâi ngược giữa tình cảm của con người vă ngun tắc của tổ chức.
* Đừng tuđn theo câc nguyín tắc một câch cứng nhắc: Nếu muốn đổi mới vă
cải tiến thì cần biết nghi ngờ vă xem xĩt những giới hạn không rõ răng đối với tư duy.
* Đừng quâ lệ thuộc văo hiện thực: Có nhiều ý tưởng ‘khơng tưởng’ có thể trở
thănh những băn đạp cho sự sâng tạo.
* Đừng cố trânh những sự không rõ răng: Sự sâng tạo có thể bị cản trở bởi sj
quâ khâch quan hay quâ câ biệt hóa.
* Đừng quâ lo sợ vă cố trânh thất bại: Sự lo sợ thất bại có thể lăm tí liệt quyết
tđm thực hiện những ý tưởng hay. Luôn nhớ cđu: ‘thất bại lă mẹ thănh công’.
* Đừng để mất khả năng hồi tưởng: Nhiều trị chơi khơi hăi thời thơ ấu có thể
lă những gợi ý hay cho thực tại. Nhưng rất tiếc có một số người đê qn đi thời thơ ấu của họ.
* Trânh tình trạng biệt lập thâi quâ: Sự kết hợi chĩo giữa câc lĩnh vực chun
mơn khâc nhau thường rất hữu hiệu trong việc xâc định vấn đề vă tìm kiếm giải phâp.
* Đừng quâ quan trọng vấn đề : Sự hăi hước có thể lăm giảm trạng thâi căng
thẳng vă tạo ra năng lực cho sự sâng tạo. Những cđu hỏi ‘ngờ nghệch’ có thể có cđu trả lời ‘sâng giâ’.
* Đừng nghĩ rằng mình khơng biết sâng tạo: Ln ni dưỡng những ý tưởng
tưởng chừng như tầm thường vă nhỏ bĩ, đến một lúc năo đó chúng ta sẽ trở thănh người sâng tạo.
(2) Tính cđn đối
Tính cđn đối thể hiện ở năng lực vă quyết tđm cần đạt, cđn đối ở người ra quyết định vă người thực hiện quyết định.
(3) Tính hăi hòa
Thể hiện ở sự hăi hòa quyền lợi vă trâch nhiệm, hăi hòa giữa hoăn cảnh vă quyết tđm, hăi hòa giữa cấp trín vă cấp dưới ...
(4) Tính hiệu quả
Đạt được hiệu quả cao không phải lă một việc dễ dăng. Tuy nhiín nghệ thuật ra quyết định căng cao thì cũng đồng nghĩa với khả năng đạt hiệu suất (hay hiệu quả) căng cao của câc quyết định.
Câc yếu tố ảnh hưởng:
* Phẩm chất câ nhđn: Đạo đức, tăi năng, óc sâng tạo, kinh nghiệm, quan hệ... * Môi trường lăm việc.
* Cơ sở vật chất kỹ thuật. * Chế độ đêi ngộ.
Phương phâp hoăn thiện
* Nđng cao trình độ nhận thức, kinh nghiệm vă hiểu biết của người ra quyết định.
* Học tập kinh nghiệm tiín tiến. * Cải thiện mơi trường lăm việc. * Hoăn thiện hệ thống đêi ngộ.