1.1. Khâi niệm
Hoạt động của con người để thực hiện một việc gì đó khâc loăi vật ở chỗ con người biết tư duy, suy nghĩ, hình dung, lựa chọn câch lăm trước khi con người bắt tay văo thực hiện. Đđy lă câc hoạt động có kế hoạch của con người, hay nói câch khâc kế hoạch hóa hay hoạch định lă một việc cần thiết vă rất đặc trưng trong câc hoạt động của con người. Hoạt động quản trị lă một trong những dạng hoạt động của con người vă chính vì thế cũng rất cần được kế hoạch hóa. Về phương diện khoa học, kế hoạch được xem lă một chương trình hănh động cụ thể, cịn hoạch định lă quâ trình tổ chức soạn thảo vă thực hiện câc kế hoạch cụ thể đê được đề ra.
Như đê được trình băy ở chương một, hoạch định bao gồm việc xâc định mục tiíu, hình thănh chiến lược tổng thể nhằm đạt được mục tiíu vă xđy dựng câc kế hoạch hănh động để phối hợp câc hoạt động trong tổ chức. Theo Harold Koontz, Cyril
Odonnel vă Heinz Weihrich thì hoạch định lă “quyết định trước xem phải lăm câi gì, lăm như thế năo, khi năo lăm vă ai lăm câi đó”. Như vậy hoạch định chính lă phương
thức xử lý vă giải quyết câc vấn đề có kế hoạch cụ thể từ trước. Tuy nhiín khi tình huống xảy ra có thể lăm đảo lộn cả kế hoạch. Nhưng dù sao người ta chỉ có thể đạt được mục tiíu trong hoạt động của tổ chức bằng việc vạch ra vă thực hiện câc kế hoạch mang tính khoa học vă thực tế cao chứ khơng phải nhờ văo sự may rủi.
Hoạch định có thể lă chính thức vă khơng chính thức. Câc nhă quản trị đều tiến hănh hoạch định, tuy nhiín có thể chỉ lă hoạch định khơng chính thức. Trong hoạch định khơng chính thức mọi thứ khơng được viết ra, ít có hoặc khơng có sự chia sẽ câc mục tiíu với những người khâc trong tổ chức. Loại hoạch định năy hay được âp dụng ở câc doanh nghiệp nhỏ, ở đó, người chủ doanh nghiệp thấy họ muốn đi tới đđu vă câi gì đang đợi họ ở đó. Câch hoạch định năy thường chung chung vă thiếu tính liín tục. Tất nhiín hoạch định khơng chính thức cũng được âp dụng ở một số doanh nghiệp lớn vă một số khâc cũng có những kế hoạch chính thức rất cơng phu.
Trong quyển sâch năy, thuật ngữ hoạch định được hiểu theo tinh thần lă loại hoạch định chính thức. Với hoạch định chính thức, câc mục tiíu cụ thể của tổ chức được xâc định vă được viết ra, vă mọi thănh viín trong tổ chức đều được biết vă chia sẻ. Thím văo đó, những nhă quản trị cũng xđy dựng những chương trình hănh động rõ răng nhằm đạt được mục tiíu của tổ chức.
1.2. Mục đích của hoạch định
Tại sao những nhă quản trị phải hoạch định? Tất cả câc nhă quản trị đều phải lăm công việc hoạch định dưới hình thức năy hay hình thức khâc, vì nhờ văo hoạch định mă tổ chức có được định hướng phât triển, thích nghi được với những thay đổi, biến động của mơi trường, tối ưu hóa trong việc sử dụng nguồn lực vă thiết lập được câc tiíu chuẩn cho việc kiểm tra.
Bất kỳ một tổ chức năo trong tương lai cũng có sự thay đổi nhất định, vă trong trường hợp đó, hoạch định lă chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại vă tương lai. Nó sẽ lăm tăng khả năng đạt được câc kết quả mong muốn của tổ chức. Hoạch định lă nền tảng của q trình hình thănh một chiến lược có hiệu quả.
Hoạch định có thể có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của câ nhđn vă tổ chức. Nhờ hoạch định trước, một tổ chức có thể nhận ra vă tận dụng cơ hội của môi trường vă giúp câc nhă quản trị ứng phó với sự bất định vă thay đổi của câc yếu tố môi trường. Từ câc sự kiện trong quâ khứ vă hiện tại, hoạch định sẽ suy ra được tương lai. Ngoăi ra nó cịn đề ra câc nhiệm vụ, dự đôn câc biến cố vă xu hướng trong tương lai, thiết lập câc mục tiíu vă lựa chọn câc chiến lược để theo đuổi câc mục tiíu năy.
Hướng dẫn câc nhă quản trị câch thức để đạt mục tiíu vă kết quả mong đợi cuối cùng. Mặt khâc, nhờ có hoạch định, câc nhă quản trị có thể biết tập trung chú ý văo việc thực hiện câc mục tiíu trọng điểm trong những thời điểm khâc nhau.
Nhờ có hoạch định một tổ chức có thể phât triển tinh thần lăm việc tập thể. Khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hănh động vă đều biết rằng mình muốn đạt câi gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn.
Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của mơi trường bín ngoăi, do đó có thể định hướng được số phận của nó. Câc tổ chức thănh cơng thường cố gắng kiểm sôt tương lai của họ hơn lă chỉ phản ứng với những ảnh hưởng vă biến cố bín ngoăi khi chúng xảy ra. Thơng thường tổ chức năo khơng thích nghi được với sự thay đổi của mơi trường thì sẽ bị tan vỡ. Ngăy nay, sự thích nghi nhanh chóng lă cần thiết hơn bao giờ hết do những thay đổi trong môi trường kinh doanh thế giới đang xảy ra nhanh hơn.
Hoạch định giúp câc nhă quản trị kiểm tra tình hình thực hiện câc mục tiíu thuận lợi vă dễ dăng.