5.1 Nội dung thông tin
Nội dung thông tin một trong những khđu cơ bản vă quan trọng nhất của quâ trình thực hiện thông tin trong quản trị. Những nội dung thông tin chủ yếu trong quản trị kinh doanh thường lă:
* Thơng tin đầu văo: Tình hình ngun vật liệu, mây móc thiết bị, thị trường, tình hình cạnh tranh.
* Thơng tin đầu ra: Tình hình kết quả kinh doanh.
* Thơng tin phản hồi: Thơng tin về phản ứng của nhđn viín, người thực hiện, quâ trình thực hiện, về phản ứng của đối thủ cạnh tranh.
* Thông tin về mơi trường quản trị: Tình hình mơi trường kinh doanh (phâp luật, chính sâch, thời tiết, khí hậu v.v...).
* Thơng tin về câc đối tượng quản trị. Thông tin về nhđn sự, sản phẩm, marketing, tăi chính, chất lượng v.v...
* Thơng tin về kết quả quản trị: Thông tin về lợi nhuận, năng suất hiệu quả, thị phần, cạnh tranh v.v ...
* Thông tin về hoạt động quản trị: Thơng tin về q trình ra quyết định, hoạch định, tổ chức...
Tùy từng trường hợp cụ thể nội dung thơng tin có thể khâc nhau, nhưng nhìn chung nội dung thông tin trong quản trị thường được xâc định bởi mục tiíu vă nhu cầu về thơng tin của những người muốn hay sẽ sử dụng nó. Để xđy đựng nội dung thơng tin trong quản trị một câch khoa học người ta cũng thường phải tuđn thủ những yíu cầu chung sau đđy:
- Ngắn gọn - Chính xâc - Mạch lạc - Rõ răng - Đầy đủ - Khâch quan
Qui trình xđy dựng nội dung thơng tin trong quản trị thường được thực hiện theo những bước dưới đđy:
- Xâc định mục tiíu
- Xâc định những yíu cầu cơ bản về nội dung - Chuẩn bị tư liệu
- Phâc thảo sơ bộ nội dung - Xem xĩt đânh giâ
- Sửa chữa vă hoăn chỉnh
5.2. Chất lượng của thông tin
Thơng tin giữ một vai trị quan trọng trong câc hoạt động quản trị lă điều ai cũng biết, nhưng lăm thế năo để thơng tin trong cơng tâc quản trị có hiệu quả lại lă một việc khơng đơn giản. Muốn thơng tin có hiệu quả thì một điều chắc chắn lă chất lượng của thông tin vă câc hoạt động thông tin phải cao. Có thể khẳng định rằng, chất lượng thơng tin có ảnh hưởng đến mọi hoạt động của q trình quản trị, đến hiệu quả kinh doanh, tới sự sống còn của doanh nghiệp. Vậy chất lượng thơng tin lă gì? Đđy không phải lă một cđu hỏi để trả lời. Theo nhiều tâc giả, chất lượng thông tin lă mức độ thoả mên nhu cầu về thông tin của những người sử dụng nó. Nó thể hiện ở câc mặt sau: mức độ thời sự, mức độ kịp thời, mức độ chính xâc, mức độ quan trọng v.v...
Muốn đânh giâ chất lượng người ta thường dựa văo câc tiíu chuẩn. Những tiíu chuẩn để đânh giâ chất lượng thông tin trong quản trị lă nhanh, chính xâc, kịp thời, bí mật, đầy đủ v.v...
Câc yếu tố chủ yếu ảnh hưởng đến chất lượng thông tin: tiến bộ khoa học kỹ thuật, con người, công nghệ, môi trường, phương phâp tổ chức v.v...
Phương phâp nđng cao chất lượng thông tin: Đầu tư công nghệ kỹ thuật mới, đăo tạo vă sử dụng con người, tổ chức hệ thống khoa học, có cơ chế quyền lợi vă trâch nhiệm thích hợp v.v...
5.3. Hình thức thơng tin
Con người gửi vă nhận thơng tin thơng qua câc ký hiệu, tín hiệu vă như vậy con người tiếp nhận thông tin cũng phải thơng qua câc hình thức thơng tin cụ thể của câc ký hiệu, tín hiệu đó. Khả năng tiếp nhận thơng tin của người trong câc hoạt động về quản trị phụ thuộc rất nhiều văo câc hình thức thơng tin được sử dụng. Những hình thức thơng tin chủ yếu trong quản trị thường lă bằng lời nói, chữ viết, ký âm hiệu, văn bản, điện thoại, thư tín v.v.. Muốn lựa chọn hình thức thơng tin năo lă có hiệu quả người ta thường căn cứ văo hiệu quả truyền thông vă hiệu quả kinh doanh, căn cứ văo khả năng của doanh nghiệp, căn cứ văo bản chất, ưu nhược điểm của từng hình thức, căn cứ văo nội dung vă tính bảo mật v.v.. của câc hình thức thơng tin.
Giữa nội dung vă hình thức thơng tin có những mối quan hệ chặt chẽ, đó lă quan hệ hai mặt của một q trình, bổ sung hợp tâc cùng nhau trong q trình truyền thơng. Hình thức cần phù hợp với nội dung, hình thức phải đa dạng phong phú, sinh động mới chuyển tải hết nội dung.
Để hoăn thiện câc hình thức thơng tin người ta phải căn cứ văo câc yếu tố ảnh hưởng chủ yếu đến chất lượng vă số lượng phong phú của câc hình thức thơng tin lă: tiến bộ khoa học kỹ thuật, con người, mơi trường, văn hóa, cơ sở vật chất, nhu cầu hoăn thiện, mức độ quan trọng v.v... Sử dụng vă khai thâc câc yếu tố vừa níu trong từng tổ chức quản trị để hoăn thiện câc hình thức thơng tin lă một việc lăm khơng thể bỏ qua vă không thể xem nhẹ ở câc tổ chức năy.