Kiểm tra có vai trị quan trọng, bao trùm toăn bộ quâ trình quản trị vă được tiến hănh khi vă sau khi thực hiện câc cơng việc đê được lín kế hoạch.
2.1. Kiểm tra lường trước
Kiểm tra lường trước lă loại kiểm tra được tiến hănh trước khi hoạt động thực sự. Kiểm tra lường trước theo tín gọi của nó lă tiín liệu câc vấn đề có thể phât sinh để tìm câch ngăn ngừa trước. Chẳng hạn, phịng bệnh hơn chữa bệnh lă một câch kiểm tra lường trước.
Câc nhă quản trị học hiện đại rất chú trọng đến loại hình kiểm tra năy. Harold Koontz phđn tích rằng thời gian trễ nêi trong q trình kiểm tra quản trị chỉ ra rằng cơng việc kiểm tra cần phải hướng về phía tương lai nếu như nó cần có hiệu quả.
Câc nhă quản trị cần hệ thống kiểm tra lường trước để có thể nắm chắc những vấn đề nảy sinh nếu khơng tâc động kịp thời. Nhiều nhă quản trị thông qua những dự đôn cẩn thận vă được lập lại khi có những thơng tin mới để tiến hănh đối chiếu với kế hoạch đồng thời thực hiện những thay đổi về chương trình để có thể dự đơn tốt hơn.
Sau đđy lă một số câc kỹ thuật kiểm tra hướng tới tương lai:
Dự bâo mại vụ kết hợp với kế hoạch xúc tiến bân hăng (sales promotion) nhằm tăng cường doanh số kỳ vọng của công ty đối với một sản phẩm hay một đơn vị kinh doanh chiến lược (SBU: Strategic Business Unit) năo đó.
Phương phâp sơ đồ mạng lưới cịn gọi lă kỹ thuật duyệt xĩt vă đânh giâ chương trình (PERT: Program Evaluation and Review Technique), giúp nhă quản trị lường trước câc vấn đề phât sinh trong câc lênh vực chi phí hoặc phđn bổ thời gian, vă có biện phâp ngăn chặn ngay từ đầu câc hao phí về tăi chânh hoặc về thời gian.
Hệ thống câc đầu văo để kiểm tra lường trước về tiền mặt (ví dụ cho trong hình 9.2), hoặc về mức dự trữ hăng hóa.
Kiểm tra lường trước trong kỹ thuật cơng trình. Thí dụ kiểm tra nhiệt độ trước khi luồng nước chảy ra vòi.
Kiểm tra lường trước trong câc hệ thống phản ứng của con người.Thí dụ người thợ săn sẽ ln ln ngắm đôn trước đường bay của chú vịt trời để điều chỉnh thời gian giữa lúc bắn vă lúc viín đạn trúng đích. Hoặc một người đi xe mây, muốn giữ tốc độ khơng đổi thì thường không đợi cho đồng hồ bâo tốc độ giảm mới gia tăng tốc độ khi đang lín dốc. Thay văo đó, khi biết rằng đồi dốc chính lă một đại lượng gđy nín sự giảm tốc độ, người lâi xe đê điều chỉnh tốc độ bằng câch tăng ga để tăng tốc trước khi tốc độ giảm xuống.
2.2. Kiểm tra đồng thời
Kiểm tra đồng thời lă loại kiểm tra được tiến hănh trong khi hoạt động đang diễn ra. Loại hình kiểm tra năy cịn có những danh xưng khâc: Kiểm tra đạt/khơng đạt (Yes/no control). Hình thức kiểm tra đồng thời thơng dụng nhất lă giâm sât trực tiếp (direct
supervision). Khi một quản trị viín xem xĩt trực tiếp câc hoạt động của thuộc viín, thì ơng ta có thể đânh giâ (hoặc thẩm định) việc lăm của thuộc viín, đồng thời điều chỉnh ngay câc sai sót (nếu có) của thuộc viín đó. Nếu có trì hn của diễn tiến hoạt động do tâc động điều chỉnh
Câc thiết bị kỹ thuật thường được thiết kế theo phương thức kiểm tra đồng thời. Thí dụ: Hầu hết câc mây vi tính đều có thể bâo cho ta biết ngay khi một phĩp tính hay một thuật tôn vượt ngoăi khả năng thực hiện hoặc cho ta biết nhập liệu lă sai. Mây tính sẽ từ chối thực hiện lệnh của ta vă bâo cho ta biết tại sao lệnh đó sai.
Khối Lượng Bân Chí Phí Lao Động Trực Tiếp Chi Phí Bắt Buộc của Nhă Mây Chi Phí Vật Liệu Chi Phí Bân Hăng Chi Phí Quản Lý Lợi Nhuận trước Thuế Sự Giảm Giâ Chi phí về vốn Mức Tiền Mặt có ngăy 1/1/2005 Tiền Nộp Thuế Mức vay Ngđn Hăng Câc Khoản cần phải Thanh Tơn Câc Khoản có Khả Năng Thu Hồi Mức Dự Trữ Mức Tiền Mặt mong muốn ngăy 1/4/2005 Lượng Mua Giao Nhận Mức Sử Dụng Vật Liệu trong Nhă Mây
Lượng Hăng văo Những Thay Đổi từ Sản Phẩm Sản Phẩm của Nhă Mây Dự Kiến
Phđn Phối cho Khâch Hăng
Hình 9.2. Ví dụ về hệ thống câc đầu văo để kiểm tra lường trước về tiền mặt
2.3. Kiểm tra phản hồi
Kiểm tra phản hồi lă loại kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đê xảy ra. Hình 9.3 chỉ ra vịng phản hồi kiểm tra. Nhược điểm chính của loại kiểm tra năy lă độ trễ về thời gian thường khâ lớn từ lúc sự cố thật sự xảy ra vă đến lúc phât hiện sai sót hoặc sai lệch của kết quả đo lường căn cứ văo tiíu chuẩn hay kế hoạch đê đề ra. Ví dụ như kết quả kiểm toân phât hiện văo thâng 12 công ty đê thua lỗ văo thâng 10 do những hănh động sai lầm từ thâng 7 của cấp quản trị cơng ty đó. Tuy nhiín, kiểm tra phản hồi có hai ưu thế hơn hẳn kiểm tra lường trước lẫn kiểm tra đồng thời.
Thứ nhất, nó cung cấp cho nhă quản trị những thông tin cần thiết phải lăm thế năo để lập kế hoạch hữu hiệu trong giai đoạn hoạch định của quâ trình quản trị. Nếu kiểm tra phản hồi chỉ ra rằng khơng có nhiều sai lệch giữa kết quả đê thực hiện vă tiíu chuẩn (hoặc mục tiíu) cần đạt được thì điều năy chứng tỏ cơng tâc hoạch định hữu hiệu. Ngược lại, sự phât hiện có nhiều sai lệch sẽ giúp nhă quản trị rút kinh nghiệm để đưa ra những kế hoạch mới tốt hơn. Xâc Định Những Sai Lệch Phđn Tích Nguyín Nhđn Sai Lệch So Sânh Thực Tế với câc Tiíu Chuẩn Chương Trình Hoạt Động Điều Chỉnh Đo Lường Kết Quả Thực Tế Thực Hiện Điều Chỉnh Kết Quả Thực Tế Kết Quả Mong Muốn
Hình 9.3. Vịng Phản Hồi Kiểm Tra
Thứ hai, kiểm tra phản hồi có thể giúp cải tiến động cơ thúc đẩy nhđn viín (employee motivation) lăm việc tốt hơn. Nó cung cấp cho mọi người trong công ty những thông tin cần thiết phải lăm thế năo để nđng cao chất lượng câc hoạt động của mình trong tương lai.