Hệ thống thông tin trong quản trị lă một hệ thống rất phức tạp vă bị chi phối bởi nhiều yếu tố chủ quan cũng như khâch quan. Nhận thức đầy đủ câc yếu tố ảnh hưởng đến q trình thơng đạt lă rất cần thiết để đảm bảo cho câc hoạt động thông tin trong quản trị đạt hiệu quả cao nhất. Hình 4.1 dưới đđy chỉ ra q trình thơng tin trong quản trị. Mơ hình năy chỉ ra q trình thơng đạt bao gồm 7 thănh tố: (1) Nguồn thông đạt (người gởi), (2) Thơng điệp, (3) Mê hóa, (4) Kính, (5) Người nhận, (6) Giải mê, vă (7) Phản hồi. Thím văo đó toăn bộ q trình thơng đạt sẽ bị tâc động bởi nhiễu, những nhđn tố gđy trở ngại, lăm lệch lạc câc thơng tin ví dụ như tiếng ồn, từ ngữ tối nghĩa, thiết bị truyền dẫn kĩm chất lượng...
Phản Hồi
Nhiễu
Người Gởi Người Nhận
Ý Nghĩ Mê Hóa Truyền Đạt Thơng Tin Tiếp Nhận Giải Mê Nhận Thức
Q trình thơng đạt bắt đầu từ nguồn (người gởi), người có ý nghĩ muốn truyền đạt sang người nhận. Nguồn lă người khởi xướng thơng điệp vă có thể lă một hoặc nhiều người cùng lăm việc với nhau.
Thơng điệp lă những tín hiệu mă nguồn truyền cho người nhận. Nó có thể bao gồm câc biểu tượng được thiết kế để truyền những ý nghĩ của người gởi. Phần lớn câc thơng điệp chứa đựng ngơn ngữ của nó dưới dạng lời nói hoặc chữ viết, tuy nhiín cũng có thể có những hănh vi phi ngôn ngữ được sử dụng để thông tin về thơng điệp, ví dụ như ngơn ngữ cơ thể (nhăn mặt, mỉm cười, lắc đầu...).
Q trình chuyển những thơng điệp dự định thănh những biểu tượng mă nó được sử dụng để truyền đi được gọi lă q trình mê hóa. Việc mê hóa có thể rất đơn giản nhưng cũng có nhiều trường hợp việc mê hóa lă rất khó khăn, ví dụ như tìm đúng từ ngữ để giải thích tại sao việc thực hiện nhiệm vụ của thuộc cấp của bạn lă khơng phù hợp. Có bốn điều kiện ảnh hưởng đến việc mê hóa lă kỹ năng, quan điểm, kiến thức vă yếu tố văn hóa – xê hội. Ví dụ như tâc giả một quyển sâch khơng thể thơng đạt cho sinh viín hiểu tốt nếu kỹ năng viết kĩm. Quan điểm vă yếu tố văn hóa xê hội sẽ chi phối hănh vi của chúng ta vă từ đó sẽ ảnh hưởng đến sự thơng đạt. Ví dụ như giâo viín mong muốn sinh viín nắm bắt được q nhiều chủ đề, vă có thể sinh viín khơng thể theo kịp. Cuối cùng, mọi người chỉ có kiến thức trong một phạm vi nhất định, vă tất nhiín chúng ta khơng thể thơng đạt những gì chúng ta khơng có hiểu biết về nó.
Kính lă phương tiện mă qua đó thơng điệp di chuyển từ người gởi đến người nhận. Nó lă đường dẫn thơng tin qua đó thơng điệp được truyền một câch vật lý. Kính chủ yếu cho việc thơng đạt giữa câc câ nhđn lă giao tiếp trực tiếp giữa hai người. Một số kính truyền thông đại chúng bao gồm radio, tivi, bâo vă tạp chí, fax, internet... Những thơng điệp được viết ra giấy lă câch phổ biến, nhưng nhiều tổ chức hiện nay đang hướng đến việc sử dụng rộng rêi những phương tiện thông tin hiện đại như thư điện tử thơng qua hệ thống internet. Măn hình mây vi tính được cho lă kính chủ yếu cho những thơng điệp được viết ra.
Người nhận thông tin sẽ nhận được thông điệp từ người gởi vă vì vậy cần phải giải mê thơng điệp. Giải mê lă q trình trong đó câc biểu tượng được diễn dịch bởi người nhận. Việc giải mê cũng chịu ảnh hưởng bởi những điều kiện như q trình mê hóa, nghĩa lă những điều kiện về kỹ năng, quan điểm, kiến thức vă yếu tố văn hóa – xê hội.
Phản hồi lă thơng điệp từ người nhận đến người gởi. Phản hồi rất có giâ trị để đânh giâ được hiệu quả của q trình thơng đạt. Người gởi có thể biết được người nhận hiểu đúng ý nghĩ của mình khơng nhờ văo phản hồi.
Trong thực tiễn quản trị việc thơng đạt lă phức tạp hơn những gì ta thường nghĩ vì quâ trình năy bao gồm nhiều thănh tố vă khơng ít tâc nhđn gđy nhiễu. Hơn nữa, có thể thơng tin đi từ người năy sang người khâc sẽ bị bỏ bớt đi hay được gọi lă ‘lọc’. Vì vậy, nhă quản trị cần phải chọn lựa phương phâp thông tin hữu hiệu để thông đạt.