Xã hội càng phát triển, các mối quan hệ ngày càng nhiều, độ phức tạp càng lớn làm cho việc QL xã hội ngày càng trở nên khó khăn hơn. Sự ra đời, phát triển của CNTT đã tạo nên một phương thức QL xã hội mới, hiện đại là QL bằng Chính phủ điện tử (CPĐT). Chính phủ điện tử (e-Government) là tên gọi của một chính phủ mà mọi hoạt động của nhà nước được "điện tử hóa", "mạng hóa". Tuy nhiên, Chính phủ điện tử không đơn thuần là máy tính, mạng Internet; mà là sự đổi mới toàn diện các quan hệ (đặc biệt là quan hệ giữa chính quyền và công dân), các nguồn lực, các quy trình, phương thức hoạt động và bản thân nội dung các hoạt động của chính quyền trung ương và địa phương và cả các quan niệm về các hoạt động đó. Chính phủ Điện tử là ứng dụng CNTT để các cơ quan của chính quyền từ trung ương và địa phương đổi mới, làm việc có hiệu lực, hiệu quả và minh bạch hơn; cung cấp thông tin, dịch vụ tốt hơn cho người dân, doanh nghiệp và các tổ chức, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân thực hiện quyền dân chủ và tham gia quản lý Nhà nước.
Lợi ích của Chính phủ điện tử là đáp ứng mọi nhu cầu của công dân bằng việc nâng cao chất lượng hoạt động của bộ máy chính quyền từ trung ương tới cơ sở như quản lý nhân sự, quy trình tác nghiệp, v.v... Chính phủ điện tử đem lại những hiệu quả to lớn trong QL: cung cấp dịch vụ một cách hiệu quả và kịp thời cho người dân, doanh nghiệp, các cơ quan và nhân viên chính phủ. Đối với người dân và doanh nghiệp, Chính phủ điện tử là sự đơn giản hóa các thủ tục và tăng tính hiệu quả của quá trình xử lý công việc. Đối với Chính phủ, Chính phủ điện tử hỗ trợ quan hệ giữa các cơ quan của chính quyền nhằm đảm bảo đưa ra các quyết định một cách chính xác và kịp thời.
Trong QL giáo dục nói chung và QL ứng dụng CNTT ở trường THPT nói riêng, Chính phủ điện tử cũng có thể gọi là “Nhà trường điện tử” đã đáp ứng mọi
51
nhu cầu của CBQL, giáo viên, nhân viên, học sinh và phụ huynh học sinh. Nhà trường điện tử đem lại những hiệu quả to lớn trong QL ứng dụng CNTT ở trường THPT: cung cấp dịch vụ một cách hiệu quả và kịp thời cho CBQL, giáo viên, nhân viên, học sinh và phụ huynh học sinh.
Ngày 20 tháng 12 năm 2012, Bộ GD&ĐT đã có Thông tư số 53/2012/TT- BGD&ĐT, quy định về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử và cổng thông tin điện tử tại sở GD&ĐT, phòng GD&ĐT và các cơ sở giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên. Thông tư quy định: Hệ thống QL trường học trực tuyến, bao gồm:
Cổng thông tin điện tử của sở GD&ĐT và phòng GD&ĐT tích hợp các hệ thống thông tin QL giáo dục trực tuyến gồm các mô-đun chính như sau:
- Hệ thống quản lý hồ sơ, kết quả học tập và rèn luyện của học sinh; - Hệ thống quản lý giáo viên;
- Hệ thống quản lý thiết bị;
- Hệ thống quản lý thư viện điện tử; - Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; - Hệ thống quản lý thi, tuyển sinh các cấp;
- Hệ thống quản lý thông tin kiểm định chất lượng giáo dục; - Hệ thống quản lý phổ cập giáo dục và chống mù chữ.
Ngày 10/4/2007 Chính phủ đã có Nghị định số 64/2007/NĐ-CP, về việc UDCNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước [19]; Ngày 22/5/2012 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành chỉ thị số 15/CT-TTg, về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tại đơn vị [53]; Ngày 23/4/2013 Bộ GD&ĐT đã có văn bản số 2645/GD&ĐT-VP về việc thực hiện giao dịch văn bản điện tử trong GD&ĐT [14]… Những văn bản này đặt ra những yêu cầu mang tính bắt buộc, các Sở GD&ĐT, các trường THPT phải UDCNTT trong các hoạt động QL nhà trường.
Một số nội dung chủ yếu UDCNTT trong QL nhà trường bao gồm:
52
QL giảng dạy của giáo viên là công việc phức tạp, đòi hỏi mất nhiều công sức và trí tuệ của người cán bộ QLGD. Khó khăn, phức tạp nhất là xây dựng sự vụ biểu và thời khóa biểu, nhằm phân công giảng dạy, chủ nhiệm và các công việc cụ thể khác cho từng thành viên trong nhà trường. Công việc này sẽ được đơn giản hóa nhờ UDCNTT, đặc biệt sử dụng các phần mềm.
Sử dụng phần mềm phân công giảng dạy, sắp xếp thời khóa biểu và cung cấp các tài khoản cho giáo viên để phân quyền nhập điểm. Làm giảm công sức cho lãnh đạo nhà trường và đáp ứng kịp thời sự thay đổi về nhân sự hoặc các sự thay đổi khác.
b. Ứng dụng CNTT trong quản lý học sinh
QL học sinh, đặc biệt QL hồ sơ học sinh, cần phải được thực hiện một cách khoa học, chính xác và phải được lưu giữ lâu dài. Bao gồm các nội dung: lưu giữ hồ sơ học sinh, tên, địa chỉ, ngày tháng năm sinh, mã số học sinh, phụ huynh học sinh… Lưu giữ mã số lớp học, sự chuyên cần của học sinh, danh mục sách báo, các loại công văn giấy tờ liên quan đến hồ sơ học sinh. Sổ điểm, điểm hạnh kiểm, xét kiểm tra lại, tính điểm tổng kết… Các công việc này sẽ được thực hiện một cách nhẹ nhàng và thuận tiện nhờ UDCNTT.
c. Ứng dụng CNTT trong quản lý hoạt động kiểm tra đánh giá học sinh
Nhờ CNTT giáo viên có thể tiến hành xây dựng ngân hàng đề kiểm tra, đề thi, tổ chức thi và kiểm tra được thực hiện một cách dễ dàng và thuận lợi. Nhờ internet, thông qua website, địa chỉ e-mail, GV và HS có thể liên hệ – tương tác với nhau một cách rất dễ dàng và thuận tiện. GV có thể ra các đề kiểm tra và tung lên mạng, học sinh giải quyết các bài tập, các câu hỏi và trả lời trực tiếp online với GV… Quá trình kiểm tra đánh giá của GV có thể kết hợp với quá trình tự kiểm tra, đánh giá và đánh giá lẫn nhau của HS. GV tổ chức hướng dẫn HS tự học ở nhà, tự học theo nhóm với CNTT. Phụ huynh HS có thể kiểm tra, đánh giá nắm bắt một cách kịp thời và chính xác kết quả học tập của con em mình.
d. Ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên
53
ngày tháng năm sinh, chức danh, quá trình đào tạo, quá trình công tác, phân công công tác, thực hiện các nghiệp vụ về lương, bổ nhiệm, thuyên chuyển cán bộ, tình hình sức khỏe, mã số cán bộ… Phần mềm phục vụ nhu cầu QL nhân sự của nhà trường đồng thời sẽ cung cấp thông tin cho các cơ quan QLGD.
e. Ứng dụng CNTT trong quản lý cơ sở vật chất trường học
Hệ thống các phòng học lý thuyết, phòng học bộ môn, phòng chức năng…
phải được QL nhờ UDCNTT bao gồm QL việc đầu tư, trang bị, QL quá trình sử dụng TBDH, tình trạng của thiết bị, khai báo hỏng, mất…
Quản lý kho dữ liệu bài giảng điện tử: QL tài liệu học tập, giảng dạy dưới dạng kho điện tử, thư viện điện tử, dữ liệu tập trung bằng công nghệ: “điện toán đám mây”;
Quản lý thư viện, thiết bị: Cung cấp công cụ thực hiện các nghiệp vụ QL thư viện, thiết bị như phát hành các ấn phẩm, phát hành và in thẻ, quản lý mượn /trả…
f. Ứng dụng CNTT trong quản lý tài chính
UDCNTT trong QL kế toán, chứng từ hóa đơn, QL vốn, hồ sơ lưu trữ… Phần mềm QL tài chính giúp nhân viên kế toán ở Sở GD&ĐT và các trường hạch toán các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh. Cung cấp các công cụ để báo cáo tài chính theo quy định hiện hành.
g. Ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính
Trong QL hành chính, CNTT được ứng dụng rất nhiều nội dung, nhiều hoạt động. Cụ thể như: Xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn hàng năm, mỗi học kỳ, mỗi tháng và tuần, ngày… của nhà trường, từng tổ chuyên môn, mỗi bộ phận, mỗi cá nhân… UDCNTT trong QL công văn đi – đến, thông qua phần mềm văn phòng điện tử – eOffice; UDCNTT trong hội nghị, hội thảo, hội thi, bồi dưỡng, tập huấn trực tuyến; xây dựng cổng thông tin điển tử chung của Ngành GD&ĐT, của mỗi đơn vị trường học…
1.4. CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ ỨNG DỤNG CNTT Ở TRƯỜNG THPT
“Chức năng QL là một thể thống nhất các hoạt động tất yếu của chủ thể QL nảy sinh từ sự phân công, chuyên môn hóa trong hoạt động QL nhằm thực hiện mục
54
tiêu” [34,tr.28]. Vận dụng bốn chức năng quản lí trường học cơ bản là: kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra vào công tác QL hoạt động UDCNTT ở trường THPT như sau:
1.4.1. Lập kế hoạch hoạt động ứng dụng CNTT ở trường THPT
Theo tác giả Nguyễn Lộc “Lập kế hoạch được coi là một trong bốn chức năng cơ bản và thường bao gồm những nhiệm vụ sau: Xác định mục tiêu; Đánh giá hiện trạng so với mục tiêu; Dự đoán tương lai; Lựa chọn phương án hành động; Thực hiện kế hoạch và đánh giá kết quả” [41,tr.32].
“Bản kế hoạch là căn cứ mang tính pháp lý quy định hành động của trường THPT” [60]. Bản kế hoạch này là văn bản xây dựng những mục tiêu, những qui định, thể thức để đạt những mục tiêu QL ứng dụng CNTT ở trường THPT. Có thể hiểu lập kế hoạch QL ứng dụng CNTT ở trường THPT là một hoạt động QL bao gồm việc phân tích môi trường bên ngoài, bên trong của nhà trường, xác lập các mục tiêu, quyết định các phương thức hành động để đạt được mục tiêu cụ thể.
1.4.2. Tổ chức thực hiện kế hoạch ứng dụng CNTT ở trường THPT
Cán bộ quản lý giáo dục tiến hành quá trình sắp xếp và phân bổ công việc, quyền hành và các nguồn lực cho các bộ phận, thành viên ở Sở GD&ĐT và trong mỗi nhà trường nhằm đạt tới các mục tiêu ứng dụng CNTT ở trường THPT một cách có hiệu quả. Sở GD&ĐT và HT các nhà trường cần phải hình thành một cấu trúc tổ chức tối ưu của hệ thống QL. Đó là sự phân quyền và phân nhiệm cho HT các trường, trong mỗi nhà trường HT có sự phân quyền, phân nhiệm phó HT và các tổ chuyên môn; là sự phân bổ nguồn nhân lực và quy định thời gian cho các bộ phận nhằm thực hiện đúng kế hoạch đã định; là những quy định về cơ chế hoạt động phối hợp giữa chuyên môn với các đoàn thể trong toàn tỉnh và trong mỗi nhà trường, cùng bảo đảm thực hiện mục tiêu đã đề ra. Các cấp QLGD cần phải xác lập được một mạng lưới các mối quan hệ tổ chức và giải quyết tốt các mối quan hệ giữa các bộ phận bên trong và bên ngoài nhà trường.
1.4.3. Chỉ đạo thực hiện kế hoạch ứng dụng CNTT ở trường THPT Sau khi hoạch định kế hoạch và sắp xếp tổ chức, người CBQL giáo dục phải Sau khi hoạch định kế hoạch và sắp xếp tổ chức, người CBQL giáo dục phải
55
điều khiển cho hệ thống hoạt động nhằm thực hiện mục tiêu đã đề ra. Đây là quá trình sử dụng quyền lực QL để tác động đến các đối tượng bị QL (con người, các bộ phận) một cách có chủ đích nhằm phát huy hết tiềm năng của họ hướng vào việc đạt mục tiêu chung của Ngành GD&ĐT và mỗi nhà trường là QL hoạt động UDCNTT ở trường THPT một cách hiệu quả.
1.4.4. Kiểm tra, đánh giá thực hiện kế hoạch ứng dụng CNTT ở trường THPT THPT
Bao gồm 3 yếu tố cơ bản: 1) Xây dựng chuẩn kiểm tra;
2) Đánh giá việc thực hiện các hoạt động QL ứng dụng CNTT ở trường THPT trên cơ sở so sánh, đối chiếu với chuẩn;
3) Điều chỉnh hoạt động của hệ thống đúng lúc, kịp thời, hợp lý nếu có phát sinh những sai lệch. Trong trường hợp thật cần thiết có thể điều chỉnh cả mục tiêu.
Như vậy, với mỗi hệ thống, quá trình QL được thực hiện thông qua sự phát động và tác động đan xen ảnh hưởng lẫn nhau của các chức năng cơ bản kể trên nhằm đạt đến các mục tiêu nhất định trong những điều kiện không gian, thời gian cụ thể. Trong QL nói chung và QL ứng dụng CNTT ở trường THPT nói riêng, không được xem nhẹ một chức năng nào.
1.5. NỘI DUNG, PHƯƠNG PHÁP, PHƯƠNG TIỆN QUẢN LÝ ỨNG DỤNG CNTT Ở TRƯỜNG THPT
1.5.1. Nội dung quản lý ứng dụng CNTT ở trường THPT
1.5.2.1. Quản lý hoạt động bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng ứng dụng CNTT của cán bộ quản lý và giáo viên
Kiến thức, kỹ năng ứng dụng CNTT của CBQL và giáo viên có vai trò hết sức quan trọng, quyết định chất lượng và hiệu quả ứng dụng và QL ứng dụng CNTT ở trường THPT. Vì vậy, quản lý hoạt động bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng ứng dụng CNTT của CBQL và giáo viên là nhiệm vụ trước tiên người CBQL giáo dục phải thực hiện.
56
những kiến thức cơ bản về CNTT; kỹ năng sử dụng máy tính; kỹ năng khai thác và sử dụng Internet; kỹ năng thiết kế và sử dụng giáo án điện tử, bài giảng điện tử; kỹ năng thiết kế các bảng biểu trong QL, kỹ năng sử dụng các phần mền QL, phần mềm dạy học; kỹ năng sử dụng các thiết bị CNTT vào các hoạt động dạy học hay QL. Nội dung quản lý công việc này bao gồm:
- CBQL rà soát, kiểm tra, đánh giá nắm chắc trình độ về CNTT cũng như tình hình ứng dụng CNTT trong dạy học và QL của GV và CBQL;
- Yêu cầu, động viên cán bộ, GV đăng kí kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và tự đào tạo, tự bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng về CNTT cho bản thân;
- CBQL căn cứ vào mục tiêu đã được xác định để lập kế hoạch, nội dung, chương trình bồi dưỡng phù hợp. Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng về CNTT cho tổ bộ môn, CBQL và GV phải được xây dựng vào đầu kỳ nghỉ hè để họ chủ động trong công tác đào tạo, bồi dưỡng và tự đào tạo, tự bồi dưỡng. Giám đốc sở GD&ĐT, hiệu trưởng các trường THPT cần tổ chức các lớp bồi dưỡng cho đội ngũ CBQL, GV làm nòng cốt, để triển khai đại trà tại tất cả các trường THPT trong địa phương. Đồng thời đưa CBQL, GV đi bồi dưỡng, tập huấn về tin học, sử dụng phần mềm dạy học, phần mềm QL, sử dụng các thiết bị CNTT do Bộ GD&ĐT, các trường Đại học, các Dự án... tổ chức. Trong kế hoạch bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng ứng dụng CNTT, cần phải chỉ rõ đối tượng cần bồi dưỡng, là CBQL hay giáo viên, nội dung bồi dưỡng là gì, những ai là người tổ chức thực hiện, kinh phí cụ thể, thời gian, địa điểm tổ chức các lớp bồi dưỡng…
- Chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch, ra các quy định chặt chẽ tiến độ thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và tự đào tạo, tự bồi dưỡng. Tạo điều kiện về vật chất và tinh thần để động viên CBQL, GV nghiên cứu, học tập, nâng cao kiến thức và kỹ năng về CNTT. Quan tâm và tạo điều kiện cho CBQL, GV tự bồi dưỡng, tự nghiên cứu để nâng cao trình độ về ứng dụng CNTT.
- Tổ chức đánh giá, rút kinh nghiệm về việc thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và tự đào tạo, tự bồi dưỡng. Sở GD&ĐT, HT các trường cần có cơ chế thanh tra, kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch bồi dưỡng đã xây dựng. Kể cả các hoạt động thanh tra,
57
kiểm tra, giám sát việc tự bồi dưỡng, tự nghiên cứu của CBQL và GV.