IV. Các cơ quan quan hệ đối ngoại ở n−ớc ngoài A Các cơ quan đại diện ngoại giao
4. Trình tự bổ nhiệm đại diện ngoại giao
Khi bổ nhiệm chính thức ng−ời đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao ở n−ớc ngoài, n−ớc cử đại diện phải đảm bảo rằng ng−ời này đ−ợc n−ớc tiếp nhận đại diện chấp thuận thông qua thủ tục xin chấp thuận. Chấp thuận (agrecment) là sự đồng ý của n−ớc tiếp nhận đối với một ng−ời đ−ợc n−ớc cử dự kiến bổ nhiệm làm ng−ời đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao tại n−ớc tiếp nhận (Công −ớc Viên năm 1961). Sau khi nhận đ−ợc yêu cầu xin chấp thuận, n−ớc tiếp nhận đại diện trả lời chấp thuận hoặc không chấp thuận. Trong tr−ờng hợp không chấp thuận, n−ớc đại diện không bắt buộc phải nêu rõ lý do khơng chấp thuận của mình. Thơng th−ờng, việc khơng chấp thuận có nghĩa nh− một nhã ý khuyên n−ớc cử đại diện bổ nhiệm ng−ời khác vào chức vụ trên. Những thủ tục trên tiến hành qua con đ−ờng ngoại giao.
Khi đến nhận nhiệm vụ tại n−ớc tiếp nhận, đại diện ngoại giao ở cấp đại sứ và công sứ phải mang theo quốc th−. Quốc th− do nguyên thủ quốc gia n−ớc cử đại diện ký và Bộ tr−ởng Bộ Ngoại giao ký tiếp gửi cho nguyên thủ quốc gia n−ớc nhận đại diện. Quốc th− có nội dung yêu cầu n−ớc tiếp nhận tín nhiệm ng−ời mang quốc th− (ng−ời đ−ợc cử) là ng−ời đại diện ngoại giao của n−ớc cử trong mọi quan hệ với n−ớc tiếp nhận. Quốc th− đ−ợc làm thành hai bản: bản chính và bản sao.
Trong tr−ờng hợp ng−ời đ−ợc bổ nhiệm ở cấp đại biện thì chỉ cần mang th− của Bộ tr−ởng Bộ Ngoại giao n−ớc mình gửi Bộ tr−ởng Bộ Ngoại giao n−ớc nhận đại diện.
Khi tới n−ớc tiếp nhận đại diện, đại diện ngoại giao phải báo ngay cho Bộ tr−ởng Bộ Ngoại giao n−ớc tiếp nhận đại diện rằng đã đến nơi và gửi cho ông ta bản sao quốc th−, đồng thời phải đề đạt ý kiến khi nào thì có thể yết kiến và trình quốc th− lên nguyên thủ quốc gia.
Sau khi làm thông báo hợp lệ đến các n−ớc nhận đại diện, n−ớc cử đại diện có thể tùy theo từng tr−ờng hợp cử một tr−ởng đoàn hoặc bổ nhiệm một viên chức ngoại giao bên cạnh nhiều n−ớc trừ khi có một trong những n−ớc đại diện phản đối
việc ấy một cách rõ ràng. Nếu n−ớc cử đại diện bổ nhiệm một tr−ởng đoàn bên cạnh một hoặc nhiều n−ớc khác, thì họ có thể lập ở mỗi n−ớc mà tr−ởng đồn khơng th−ờng trú một đoàn ngoại giao đứng đầu là một đại biện lâm thời. Tr−ởng đoàn hoặc một viên chức ngoại giao của đồn có thể thay mặt cho n−ớc cử đại diện bên cạnh một tổ chức quốc tế (Điều 5 Cơng −ớc Viên năm 1961).
Nhiều n−ớc có thể cử chung một ng−ời làm nhiệm vụ tr−ởng đoàn tại một n−ớc khác, trừ khi n−ớc nhận đại diện phản đối việc đó (Điều 6 Cơng −ớc Viên năm 1961).