II. thể thức triệu tập và các công việc của hội nghị
4. Các cơ quan của hội nghị
Những ng−ời lãnh đạo hội nghị đ−ợc bầu từ thành phần của các phái đoàn. Tại hội nghị các đại biểu bầu ra: chủ tịch, phó chủ tịch, báo cáo chính của hội nghị; chủ tịch, phó chủ tịch và báo cáo của các uỷ ban; các quan chức khác cần thiết để giúp hội nghị thực hiện chức năng của mình. Các quan chức đ−ợc bầu trên cơ sở sao cho uỷ ban tổng hợp phải thể hiện đ−ợc tính chất đại diện cho tất cả các thành viên.
Một vị trí quan trọng nhất trong số các quan chức của hội nghị là chủ tịch hội nghị. Trong việc bầu chủ tịch hội nghị việc đề cử đóng vai trò then chốt. Thực tiễn hoạt động của hội nghị quốc tế cho thấy rằng thông th−ờng chủ tịch hội nghị th−ờng đ−ợc bầu từ đại diện của quốc gia chủ nhà (nơi tiến hành hội nghị), hoặc từ đại diện của quốc gia đ−a ra sáng kiến triệu tập hội nghị. Cũng có hội nghị có chủ tịch đ−ợc bầu theo nguyên tắc luân phiên giữa các quốc gia thành viên. Tại các hội nghị quốc tế do tổ chức quốc tế triệu tập hoặc bảo trợ chủ tịch hội nghị th−ờng đ−ợc bầu trên cơ sở tình hình chính trị, truyền thống và kinh nghiệm đã có.
Chủ tịch hội nghị có nghĩa vụ làm chủ toạ các cuộc họp, khai mạc và bế mạc chúng, đ−a các vấn đề ra biểu quyết và công bố các quyết định của hội nghị. Chủ
tịch có quyền yêu cầu hội nghị hạn chế thời gian phát biểu của các diễn giả, hạn chế số l−ợng bài phát biểu của một đại diện về một vấn đề, đình chỉ đăng ký phát biểu, tạm dừng hoặc chấm dứt tranh luận tại các cuộc họp... Với vai trò trung gian chủ tịch giúp đỡ các phái đoàn v−ợt qua sự khác nhau về các quan điểm. Để thực hiện chức năng này, chủ tịch có thể thực hiện các hoạt động nh− sau:
- Dành thời gian cho các đại diện trao đổi quan điểm;
- Tác động một cách tích cực vào q trình đàm phán khơng chính thức giữa các phái đoàn với sự tham gia trực tiếp hoặc là gián tiếp;
- Điều tra một cách trung gian.
Báo cáo tài chính của hội nghị thực hiện chức năng của mình trong quan hệ với cả hội nghị cũng nh− trong quan hệ với Uỷ ban tổng hợp. Chức năng của báo cáo chính th−ờng khơng đ−ợc đề cập một cách riêng biệt trong quy chế của hội nghị.
Hầu hết trong các hội nghị quốc tế đều có uỷ ban tổng hợp. Thành phần của uỷ ban tổng hợp bao gồm chủ tịch, phó chủ tịch, báo cáo chính của hội nghị và các quan chức của các uỷ ban chính. Chủ tịch uỷ ban biên tập có thể tham gia vào hoạt động của Uỷ ban tổng hợp. Uỷ ban tổng hợp có chức năng giúp chủ tịch lãnh đạo chung hội nghị. Uỷ ban tổng hợp đóng vai trị nh− ban tổ chức hội nghị, thực hiện mọi công việc để nâng cao hiệu quả công việc của hội nghị.
Ban th− ký của hội nghị bao gồm tổng thứ ký và các chuyên viên để ghi chép diễn biến của hội nghị. Tại các hội nghị do các quốc gia tổ chức, tổng th− ký th−ờng là các quan chức của quốc gia chủ nhà nếu nh− quốc gia đó là thành viên của hội nghị. Các chuyên viên kỹ thuật trong tr−ờng hợp đó th−ờng đ−ợc chọn từ những ng−ời đại diện của quốc gia chủ nhà hoặc đôi khi từ thành phần chuyên viên kỹ thuật-hành chính của các phái đồn tham dự hội nghị.
Tổng th− ký là quan chức hành chính chủ yếu của hội nghị. Tổng th− ký thực hiện chức năng hành chính điều hành trong phạm vi quyền hạn của mình. Nhiệm vụ chủ yếu của tổng th− ký là lãnh đạo hoạt động của các thành viên trong ban th− ký hội nghị. Tổng th− ký hoặc các thành viên trong ban th− ký có thể góp ý kiến bằng miệng hoặc văn bản về bất cứ vấn đề gì đ−ợc hội nghị xem xét, đề xuất việc sửa đổi theo đề nghị của chủ tịch hoặc các phái đồn. Tuy nhiên chức năng đó chỉ mang tính bổ trợ về mặt hành chính điều hành. Ban th− ký có nghĩa vụ soạn thảo các biên bản của các cuộc họp của hội nghị và thực hiện các công việc kỹ thuật th−ờng ngày (phân phát tài liệu, đảm bảo phiên dịch, bảo quản tài liệu...).
Các quy định về quy chế của hội nghị quốc tế đề cập tới cả các vấn đề về thành lập và hoạt động của các cơ quan về công việc thực hiện của hội nghị. Các cuộc thảo luận cơ bản đ−ợc tiến hành tại các kỳ họp tồn thể.
Các kỳ họp đó là các cơ quan cao nhất của hội nghị. Các cuộc thảo luận cơ bản còn đ−ợc tiến hành tại các uỷ ban đ−ợc thành lập để giải quyết các vấn đề đặt ra trong ch−ơng trình nghị sự.
Các uỷ ban bầu ra các chủ tịch, phó chủ tịch và các báo cáo viên. Các uỷ ban có thể thành lập ra các cơ quan giúp việc (nếu điều đó là cần thiết). Việc hình thành các ban và các cơ quan giúp việc khác th−ờng diễn ra trong bối cảnh của cuộc đấu tranh căng thẳng về mặt chính trị, ngoại giao giữa các phái đoàn.
Trong các cuộc họp toàn thể hoặc tại các ban, các bản dự thảo văn kiện, nghị quyết hoặc sửa đổi bổ sung đối với chúng th−ờng đ−ợc thông qua.
Một vấn đề thuộc quy chế hội nghị là vấn đề tính chất các kỳ họp. Vấn đề th−ờng đ−ợc giải quyết tr−ớc khi triệu tập hoặc bắt đầu hội nghị. Đó là vấn đề các kỳ họp đ−ợc tiến hành một cách công khai hay khơng cơng khai. Thành viên tham dự cuộc họp kín chỉ có thể là các quốc gia thành viên của hội nghị. Các cuộc họp toàn thể th−ờng đ−ợc tiến hành cơng khai, cịn các cuộc họp tại các uỷ ban th−ờng đ−ợc tiến hành không công khai.