II. thể thức triệu tập và các công việc của hội nghị
1. Triệu tập hội nghị
Hội nghị quốc tế do hoặc các tổ chức quốc tế (hoặc d−ới sự bảo trợ của chúng) hoặc do các quốc gia triệu tập. Để chuẩn bị triệu tập hội nghị, các quốc gia thành viên phải có sự thoả thuận về ch−ơng trình nghị sự của hội nghị. Trong ch−ơng trình nghị sự, các mục đích triệu tập hội nghị đ−ợc xác định. Tr−ớc khi triệu tập hội nghị, các quốc gia thành viên phải tiến hành thoả thuận về cấp đại diện (nguyên thủ quốc gia, nguyên thủ chính phủ hay bộ tr−ởng ngoại giao...), thời gian và nơi tiến hành hội nghị, quy chế thông qua quyết định.
Những thoả thuận nh− vậy th−ờng đ−ợc tiến hành qua các kênh ngoại giao hoặc trong khuôn khổ các cuộc toạ đàm riêng biệt. Việc xác định thành phần tham gia hội nghị và cấp độ các đại diện đ−ợc tiến hành trên cơ sở mục đích và tính chất hội nghị. Ví dụ, để tiến hành hội nghị về hồ bình và an ninh tồn cầu cần có sự tham gia của tất cả các quốc gia và ở cấp độ cao nhất (nguyên thủ quốc gia, nguyên thủ chính phủ hoặc bộ tr−ởng ngoại giao).
Trong các tr−ờng hợp hội nghị quốc tế đ−ợc tổ chức bởi các tổ chức quốc tế hoặc d−ới sự bảo trợ của chúng, thời gian và nơi triệu tập hội nghị th−ờng đ−ợc xác định trên cơ sở các hội nghị t−ơng ứng của các tổ chức đó. Trong đó những tr−ờng hợp nh− vậy hội nghị quốc tế th−ờng đ−ợc tổ chức tại nơi có trụ sở của tổ chức quốc tế hoặc ở quốc gia thành viên (theo đề nghị của quốc gia đó và đ−ợc tổ chức đồng ý).
Các vấn đề về trình tự tiến hành hội nghị, quy chế thông qua quyết định tại hội nghị (nhất trí hồn tồn hay quá bán...) đ−ợc giải quyết qua các cuộc họp trù bị. Để tiến hành hội nghị một cách tốt đẹp, tr−ớc khi triệu tập hội nghị các quốc gia phải thoả thuận về các điều kiện vật chất của hội nghị (cơ sở trang thiết bị, các dịch vụ liên quan...).
Các quốc gia thành viên tham dự hội nghị thực hiện các hoạt động ngoại giao nhằm mục đích chuẩn bị cho hoạt động của mình tại hội nghị. Các hoạt ngoại giao đó đ−ợc tiến hành thơng qua các đại diện ngoại giao ở n−ớc ngồi d−ới các hình thức toạ đàm hai bên hoặc nhiều bên về các vấn đề liên quan tới hội nghị t−ơng lai. Đơi khi hoạt động đó chỉ tiến hành d−ới hình thức trao đổi th− từ.
Hoạt động của nhiều hội nghị th−ờng đ−ợc tiến hành d−ới hình thức các kỳ họp. Thời gian giữa các kỳ họp th−ờng kéo dài tới vài tháng.
Cấp độ đại diện tham gia hội nghị đ−ợc xác định trên cơ sở tính chất, ý nghĩa của các vấn đề đ−ợc giải quyết tại hội nghị. Cấp độ đó có thể đ−ợc thay đổi trong q trình tiến hành hội nghị. Ví dụ, giai đoạn đầu của hội nghị có thể là các đại diện cấp bộ có liên quan, sau đó là cấp bộ tr−ờng ngoại giao và cuối cùng có thể là ngun thủ chính phủ hoặc nguyên thủ quốc gia.