CHƯƠNG 4: KẾ TOÁN NGUỒN CHI PHÍ, NGUỒN VỐN VÀ QUỸ CƠ QUAN
6.1.1.Nội dung, nguyên tắc kế toán
Chi hoạt động là các khoản chi nhằm đảm bảo cho việc duy trì các hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ của từng loại hình đơn vị HCSN. Theo tính chất phát sinh, các khoản chi này được chia thành hai loại là các khoản chi thường xuyên và các khoản chi không thường xuyên.
- Các khoản chi thường xuyên bao gồm: các khoản chi cho con người, cho nghiệp vụ chuyên môn, cho công tác quản lí hành chính, mua sắm, sửa chữa TSCĐ và một số khoản chi khác mang tính chất phát sinh thường xuyên.
- Các khoản chi không thường xuyên như: chi thực hiện tinh giản biên chế, chi thực hiện nhiệm vụ đột xuất và các khoản không thường xuyên khác.
Kế toán chi hoạt động cần quán triệt được các nguyên tắc sau:
- Phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi chi phí hoạt động theo từng nguồn kinh phí, theo niên độ kế toán và theo mục lục nhân sách nhà nước hiện hành. Đồng thời phải đảm bảo sự khớp đúng, thống nhất giữa hạch toán chi tiết với hạch toán tổng hợp, giữa chứng từ với sổ sách kế toán và báo cáo tài chính.
- Hạch toán chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất với dự toán chi được duyệt. Chấp hành nghiêm túc các chế độ, định mức chi tiêu của Nhà nước, phù hợp với quy chế chi tiêu nội bộ được xây dựng theo quy định của chế độ quản lí tài chính.
- Không hạch toán chi hoạt động các khoản chi cho sản xuất, kinh doanh dịch vụ, chi phí đầu tư XDCB nguồn kinh phí đầu tư XDCB, các khoản chi thuộc chương trình, đề tài, dự án, chi thực hiện đơn đặt hàng của nhà nước.
- Hết niên độ kế toán nếu số chi hoạt động chưa được duyệt quyết toán thì kế toán chuyển toàn bộ số chi hoạt động trên tài khoản năm nay sang tài khoản năm trước để theo dõi cho đến khi báo cáo quyết toán được duyệt. Đối với số chi trước cho năm sau, sang đầu năm sau kế toán chuyển sang năm nay để tiếp tục tập hợp chi hoạt động trong năm báo cáo.
6.1.2. Chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng.
* Chứng từ: Kế toán sử dụng các chứng từ sau: - Bảng chấm công (Mẫu C01a- HD)
- Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu C02a- HD)
- Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm (Mẫu C02b- HD) - Bảng thanh toán học bổng (sinh hoạt phí) (Mẫu C03- HD)
- Bảng thanh toán tiền làm thêm ngoài giờ (Mẫu C07-HD) - Giấy thanh toán tiền thuê ngoài (Mẫu C09- HD)
- Phiếu xuất kho (Mẫu C21- HD) - Bảng kê mua hàng (Mẫu C24- HD) - Phiếu chi (Mẫu C31- BB)
- Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu C33- BB) - Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu C37- HD)
- Biên bản giao nhận tài sản cố định (Mẫu C50- HD) - Hóa đơn bán hàng
- Ủy nhiệm chi
- Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt
- Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, chuyển tiền thư điện, cấp séc bảo chi …
* Tài khoản sử dụng:
Để phản ánh các khoản chi hoạt động kế toán sử dụng TK 661. Chi hoạt động và các tài khoản liên quan khác: TK 111, 112, 152, 332, 334, 421, 461, 004.
- TK 661- Chi hoạt động: Dùng để phản ánh các khoản chi thường xuyên, không thường xuyên từ nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị theo dự toán đã được duyệt.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 661 như sau:
Bên Nợ:
Các khoản chi hoạt động phát sinh ở đơn vị.
Bên Có:
- Các khoản được phép ghi giảm chi và những khoản đã chi sai không được phê duyệt phải thu hồi.
- Kết chuyển chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cáo quyết toán được duyệt.
Số dư bên Nợ
Các khoản chi hoạt động chưa được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt. Tài khoản 661 được mở 3 tài khỏa cấp 2 như sau:
Tài khoản 6611- Năm trước:
Dùng để phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc kinh phí năm trước chưa được quyết toán.
Phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc kinh phí ngân sách năm nay.
Tài khoản 6613- Năm sau:
Phản ánh các khoản chi trước cho năm sau. Tài khoản này chỉ sử dụng ở những đơn vị được cấp phát kinh phí trước cho năm sau. Đến cuối ngày 31/12, số chi ở tài khoản này được chuyển sang tài khoản 6612 “Năm nay”.
TK 661- Chi hoạt động có các tài khoản cấp 3 và cấp 4 như sau: + TK 661X1 “Chi thường xuyên”
+ TK 661X2 “Chi không thường xuyên”
(X là biến số chạy từ 1-3 tương ứng với chi tiết năm nay, năm trước, năm sau)
- TK 421- Chênh lệch thu, chi chưa xử lí: dùng để phản ánh số chênh lệch giữa thu và chi của hoạt động thường xuyên; hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác; hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; hoạt động theo đơn đặt hàng của nhà nước và việc xử lí số chênh lệch đó. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 421 như sau:
Bên Nợ:
- Chênh lệch chi lớn hơn thu của hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ.
- Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn hoạt động thường xuyên, hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước, hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác vào các tài khoản liên quan theo quy định của chế độ tài chính.
- Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ còn lại sau thuế TNDN bổ sung nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên, nguồn vốn kinh doanh hoặc trích lập các quĩ.
- Thuế TNDN phải nộp NSNN.
Bên Có:
- Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên; hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ; hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước; hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác;
- Kết chuyển số chênh lệch chi lớn hơn thu khi có quyết định xử lý.
Số dư bên Nợ: chênh lệch chi lớn hơn thu chưa xử lý. Số dư bên Có: chênh lệch thu lớn hơn chi chưa xử lý.
TK 421 có 3 tài khoản cấp 2:
+ TK 4212- Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh; + TK 4213- Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước; +TK 4214- Chênh lệch thu, chi hoạt động khác.
- TK 004- chênh lệch thu chi hoạt động thường xuyên
Tài khoản này dùng để phản ánh số chênh lệch thu, chi của hoạt động thường xuyên của các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập và việc xử lí số chênh lệch đó.
Bên Nợ:
- Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên do tăng thu, tiết kiệm chi đơn vị tạm xác định trong năm (hàng tháng hoặc quý theo quy định của chế độ tài chính)
- Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên theo quyết toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt cao hơn số đơn vị tạm xác định trong năm.
- Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên theo quyết toán được cấp có thảm quyền phê duyệt thấp hơn số đơn vị tạm xác định trong năm (ghi âm).
Bên Có:
- Khi trích quỹ hoặc chi trả thu nhập tăng thêm theo quy định của chế độ tài chính (tạm trích trong năm và sau khi quyết toán được duyệt theo quy định của chế độ tài chính).
Số dư bên Nợ:
- Phản ánh số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên chưa sử dụng còn lại cuối kì.
*. Sổ kế toán sử dụng:
- sổ kế toán tổng hợp:
Tùy theo việc áp dụng hình thức ghi sổ kế toán của đơn vị HCSN, các sổ kế toán tổng hợp được sử dụng là: Sổ Nhật ký- Sổ cái hoặc sổ đăng kí chừng từ ghi sổ và Sổ Cái hoặc Sổ Nhật kí chung và Sổ cái.
- Sổ kế toán chi tiết: kế toán chi hoạt động chủ yếu sử dụng sổ chi tiết chi hoạt động (Mẫu số S61- H).
Bộ, sở:………. Mẫu sổ: S 61- H
(Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ- BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài Chính)
Đơn vị:………