CHƯƠNG 4: KẾ TOÁN NGUỒN CHI PHÍ, NGUỒN VỐN VÀ QUỸ CƠ QUAN
4.5.1.Các loại quỹ cơ quan và mục đích sử dụng
Đơn vị hành chính sự nghiệp thuần túy được trích lập Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi. Các đơn vị sự nghiệp có thu ngoài việc trích lập hai quỹ trên còn có thêm Quỹ dự phòng ổn định thu nhập và Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp
Các quỹ cơ quan được trích từ chênh lệch thu lớn hơn chi của các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ hoặc trích từ các khoản thu theo quy định của chế dộ tài chính và các khoản các (nếu có) hoặc được cấp trên cấp.
Mục đích sử dụng quỹ: Chủ yếu được dùng để khen thưởng nâng cao đời sống phúc lợi, ổn định thu nhập cán bộ, công chức trong đơn vị và đầu tư mua sắm trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của đơn vị.
4.5.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán quỹ cơ quan sử dụng tài khoản 431 để phản ánh việc trích lập và sử dụng các loại quỹ trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 431- Quỹ cơ quan:
Bên Nợ: Các khoản chi quỹ cơ quan.
Bên Có: Hình thành quỹ cơ quan từ chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên,
hoạy động sản xuất kinh doanh, hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước, các khoản khác theo chế độ tài chính quy định.
Số dư bên Có: Số quỹ cơ quan hiện còn chưa sử dụng.
Tài khoản 431 được mở các tài khoản cấp 2 như sau:
+ Tài khoản 4311 – Quỹ khen thưởng: Phản ánh việc hình thành và sử dụng quỹ khen thưởng của đơn vị.
+ Tài khoản 4312 – Quỹ phúc lợi: Phản ánh việc hình thành và sử dụng quỹ phúc lợi của đơn vị.
+ Tài khoản 4313 – Quỹ dự phòng ổn định thu nhập: Phản ánh việc hình thành và sử dụng quỹ dự phòng ổn định thu nhập của đơn vị (chỉ dùng cho đơn vị sự nghiệp có thu).
+ Tài khoản 4314 – Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp: Phản ánh việc hình thành và sử dụng quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp của đơn vị (chỉ dùng cho đơn vị sự nghiệp có thu).
4.5.3. Phương pháp kế toán
- Trong kỳ tạm trích quỹ theo tính vào chi hoạt động để chi tiêu từ chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên, kế toán ghi:
Nợ TK 661 – Chi hoạt động Có TK 431 – Quỹ cơ quan Ghi đơn Có TK 004.
- Khi trích lập quỹ cơ quan từ các khoản chênh lệch thu, chi theo chế độ quy định, kế toán ghi: Nợ TK 421 – Chênh lệch thu, chi chưa xử lý
Có TK 431 – Quỹ cơ quan
- Nhận được tiền, vật tư, hàng hóa của các đơn vị cấp dưới nộp lên để lập quỹ cơ quan, các tổ chức bên ngoài thưởng hoặc hỗ trợ,… kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 152, 153. 155 Có TK 431 – Quỹ cơ quan - Khi chi dùng quỹ cơ quan bằng tiền, kế toán ghi:
Nợ TK 431 – Quỹ cơ quan
Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc
- Trường hợp chi tiền mua săm tài sản cố định phuc lợi bằng quỹ cơ quan, kế toán ghi: Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình
Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định:
Nợ TK 431 – Quỹ cơ quan
Có TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định - Khi cấp trên quyết định phân phối quỹ cho cấp dưới, xử lý như sau:
+ Ở đơn vị cấp trên ghi: Nợ TK 431 – Quỹ cơ quan
Có TK 342 – Thanh toán nội bộ + Ở đơn vị cấp dưới ghi:
Khi nhận được quyết định của cấp trên về phân phối quỹ cơ quan cho đơn vị mình, kế toán ghi:
Nợ TK 342 – Thanh toán nội bộ Có TK 431 – Quỹ cơ quan
Khi nhận được tiền cấp trên chuyển xuống, kế toán ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 342 – Thanh toán nội bộ
- Tính lương từ nguồn quỹ ổn định thu nhập, thưởng từ quỹ cơ quan cho cán bộ công nhân viên, kế toán ghi:
Nợ TK 431 – Quỹ cơ quan
Có TK 334 – Phải trả công chức, viên chức. - Trả lương, thưởng, kế toán ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả công chức, viên chức Có TK 111, 112