CHƯƠNG 3: KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN
3.6.1.Nội dung, nguyên tắc kế toán các khoản phải trả
Các khoản nợ phải trả của đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm:
− Các khoản nợ phải trả cho người bán, người cung cấp hàng hóa, dịch vụ, vật tư, người nhận thầu về xây dựng cơ bản,…
− Các khoản nợ vay, lãi về nợ vay đến hạn trả nhung chưa trả.
− Giá trị tài sản thừa chưa xác định được nguyên nhân chờ giải quyết. − Các khoản phải trả khác.
Hạch toán các khoản phải trả càn tôn trọng một số quy định sau:
− Các khoản nợ phải trả của đơn vị phải được hạch toán chi tiết theo từng nội dung, từng đối tượng phải trả của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải trả của các chủ nợ.
− Phải theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải trả và thanh toán kịp thời, đúng hạn cho các chủ nợ. − Kế toán chi tiết các khoản nợ phải trả, mở sổ chi tiết tài khoản để theo dõi khoản nợ phải trả cho
từng đối tượng.
3.6.2. Tài khoản, sổ kế toán sử dụng
*Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 331 – Các khoản phải trả.
Nội dung, kết cấu tài khoản 331 – Các khoản phải trả:
Bên Nợ:
− Các khoản đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp lao vụ, dịch vụ và người nhận thầu về xây dựng cơ bản.
− Các khoản đã trả nợ vay.
− Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền.
− Các khoản đã trả khác.
Bên Có:
− Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp lao vụ, dịch vụ và người nhận thầu xây dựng cơ bản.
− Các khoản nợ vay.
− Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết. − Các khoản phải trả khác.
Số dư bên Có:
− Số tiền còn phải trả cho các chủ nợ trong và ngoài đơn vị. − Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết.
Tài khoản 331 có thể có số dư bên Nợ (trường hợp cá biệt): Phản ánh số đã trả lớn hơn số phải trả của các chủ nợ trong và ngoài đơn vị.
Tài khoản 331 được mở các tài khoản cấp 2 như sau:
+ Tài khoản 3311 – Phải trả người cung cấp: Phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả của đơn vị với người cung cấp hàng hóa, vật tư, tài sản, lao vụ, dịch vụ người nhận thầu về xây dựng cơ bản,…
+ Tài khoản 3312 – Phải trả nợ vay: Phản ánh các khoản nợ vay và tình hình thanh toán về các khoản nợ vay của đơn vị.
+ Tài khoản 3318 – Các khoản phải trả khác: Phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả ngoài nội dung đã phản ánh ở tài khoản 3311 và 3312.
*Sổ kế toán sử dụng:
− Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết các tài khoản (Mẫu S33-H).
− Sổ tổng hợp: Nhật ký – Sổ cái (Mẫu S01-H) hoặc Chứng từ ghi sổ (Mẫu S02a-H), Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Mẫu S02b-H) và Sổ Cái (Mẫu S02c-H) dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổhoặc Sổ Cái (Mẫu S03-H) dùng cho hình thức nhật ký chung,…tùy thuộc vào hình thức kế toán được áp dụng.
3.6.3. Phương pháp kế toán
− Khi mua vật tư, nhận lao vụ, dịch vụ của người bán, người cung cấp; nhận khối lượng xây dựng cơ hoàn thành của bên B nhưng chưa thanh toán, căn cứ vào hóa đơn bán hàng và các chứng từ có liên qua, kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang Nợ TK 661 – Chi hoạt động
Nợ TK 662 – Chi dự án
Nợ TK 631 – Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh Có TK 331 (3311) – Các khoản phải trả
− Mua tài sản cố định bằng nguồn kinh phí chưa thanh toán tiền cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 211, 213 – Tài sản cố định hữu hình, vô hình
Có TK 331 (3311) – Các khoản phải trả
Đồng thời, xác định nguồn kinh phí sử dụng mua tài sản cố định để ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định.
+ Nếu tài sản cố định mua để dùng cho hoạt động thường xuyên, kế toán ghi: Nợ TK 661 – Chi hoạt động
Có TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định + Nếu tài sản cố định mua để dùng cho hoạt động dự án, kế toán ghi: Nợ TK 662 – Chi dự án
Có TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định
− Khi vay tiền mua vật tư, tài sản cố định, thanh toán khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành hoặc nhập quỹ, kế toán ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
Có TK 331 (3312) – Các khoản phải trả
− Hạch toán tài sản thừa phát hiện khi kiểm kê: Trong mọi trường hợp phát hiện vật tư, tài sản thừa phải truy cứu nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.
+ Trường hợp tài sản thừa chờ xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ Nợ TK 155 – Sản phẩm, hàng hóa
Có TK 331 (3318) – Các tài khoản phải trả
+ Khi có quyết định xử lý tài sản thừa, căn cứ quyết định xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 331 (3318) – Các khoản phải trả
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ , dụng cụ (trả lại cho người bán)
Có TK 331 (3311) – Các khoản phải trả (ghi tăng khoản nợ phải trả) Có TK 461 – Nguồn kinh phí hoạt động (tăng nguồn kinh phí)
+ Trường hợp tài sản thừa xác định ngay được nguyên nhân và đã có quyết định xử lý. Căn cứ vào quyết định xử lý cụ thể, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 152, 153, 155 – (Quyết định nhập vào kho, quỹ) Có TK 461, 462 – (Bổ sung nguồn kinh phí)
− Khi chuyển tiền thanh toán các khoản phải trả cho người bán, người nhận thấu về xây dụng cơ bản, kế toán ghi:
Nợ TK 331 (3311) – Các khoản phải trả Có TK 111 – Tiền mặt
Có TK 441 – Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản Có TK 461 – Nguồn kinh phí hoạt động
Có TK 462 – Nguồn kinh phí dự án
Đồng thời, ghi xuất TK 008 hoặc TK 009 (trường hợp rút dự toán chi để thanh toán). − Khi thanh toán các khoản phải trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc, kế toán ghi:
Nợ TK 331 (3312) – Các khoản phải trả
Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc
− Cuối niên độ kế toán sau khi xác nhận nợ, tiến hành lập Bảng thanh toán bù trừ giữa nợ phải trả và nợ phải thu của cùng một đối tượng, kế toán ghi:
Nợ TK 331 – Các khoản phải trả
Có TK 311 – Các khoản phải thu
− Đối với những đơn vị không tổ chức công đoàn riêng thì toàn bộ các nội dung về tiếp nhận và chi tiêu kinh phí công đoàn (1%) được thực hiện trên tài khoản 331 – Các khoản phải trả (3318) – Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi số kinh phí nhận được và quá trình sử dụng kinh phí công đoàn theo từng nội dung chi tiêu phục vụ cho công tác quyết toán với công đoàn cấp trên.
+ Khi nhận được kinh phí công đoàn do công đoàn cấp trên cấp xuống, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc
Có TK 331 (3318) – Các khoản phải trả
+ Khi chi tiêu các nội dung về kinh phí công đoàn, kế toán ghi: Nợ TK 331 (3318) – Các khoản phải trả
Có TK 111 – Tiền mặt