CHƯƠNG 4: KẾ TOÁN NGUỒN CHI PHÍ, NGUỒN VỐN VÀ QUỸ CƠ QUAN
4.1.1.Nội dung, nguyên tắc kế toán nguồn kinh phi hoạt động
Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí nhằm duy trì và đảm bảo sự hoạt động theo chức năng của các cơ quan nhà nước, đơn vị hành chính sự nghiệp.
Nguồn kinh phí hoạt động được hình thành từ:
- Ngân sách nhà nước cấp hàng năm.
- Các khoản thu hội phí và các khoản đóng góp của các hội viên.
- Bổ sung từ các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp và các khoản thu khác tại đơn vị theo quy định của chế độ hiện hành.
- Bổ sung từ chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động sản xuất, kinh doanh. - Bổ sung từ các khoản khác theo quy định của chế độ tài chính.
- Tiếp nhận các khoản viện trợ phi dự án.
- Các khoản biếu tặng, tài trợ của đơn vị, cá nhân trong và ngoài đơn vị.
Kế toán nguồn kinh phí hoạt động cần tôn trọng một số quy định sau:
- Nguồn kinh phí hoạt động được theo dõi chi tiết theo từng nguồn hình thành (ngân sách nhà nước cấp, cấp trên cấp, nhận viện trợ phi dự án,…). Các đơn vị là cơ quan nhà nước thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế, kinh phí quản lý hành chính phải mở sổ chi tiết theo dõi nguồn kinh phí đã nhận để thực hiện chế độ tự chủ và nguồn kinh phí đã nhận nhưng không thực hiện chế độ tự chủ.
- Các khoản thu phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính.
- Các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án đã nhận nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính hiện hành.
- Đơn vị không được quyết toán ngân sách các khoản chi từ thu phí, lệ phí được để lại hay các khoản tiền, hàng viện trợ chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách.
- Đơn vị được ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án, phí, lệ phí đã thu nộp ngân sách nhưng được để lại khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách.
- Kinh phí phải được sử dụng đúng mục đích, đúng tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước và trong phạm vi dự toán đã được duyệt cho phù hợp với quy định của chế độ tài chính.
- Các đơn vị phải mở sổ chi tiết nguồn kinh phí theo mục lục ngân sách để theo dõi, tiếp nhận và sử dụng theo từng nguồn hình thành.
- Cuối kỳ, kế toán đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí hoạt động với cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính theo chế độ tài chính quy định. Số kinh phí sử dụng chưa hết được xử lý theo chế độ tài chính hiện hành quy định cụ thể cho từng loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp.
- Cuối ngày 31/12 hàng năm, số chi hoạt động bằng nguồn kinh phí hoạt động chưa được quyêt toán thì kế toán ghi chuyển nguồn kinh phí hoạt động năm nay sang nguồn kinh phí hoạt động năm trước (ghi Nợ TK 4612 và ghi Có TK 4611).
4.1.2. Chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng
* Chứng từ kế toán:
Kế toán sử dụng các chứng từ như: Giấy thông báo dự toán, Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt, Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, Lệnh chi tiền.
* Tài khoản kế toán sử dụng:
- Tài khoản 461 – Nguồn kinh phí hoạt động: Dùng để phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp.
Nội dung, kết cấu tài khoản 461 – Nguồn kinh phí hoạt động:
Bên Nợ:
- Số kinh phí nộp lại ngân sách nhà nước hoặc nộp lại cho cấp trên.
- Kết chuyển số kinh phí hoạt động đã được duyệt quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động. - Kết chuyển số kinh phí hoạt động đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới (đơn vị cấp trên ghi). - Kết chuyển số kinh phí hoạt động thường xuyên còn lại sang tài khoản chênh lệch thu, chi hoạt
động thường xuyên.
- Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động.
Bên Có:
- Số kinh phí đã nhận của ngân sách nhà nước hoặc cấp trên. - Kết chuyển số kinh phí tạm ứng thành nguồn kinh phí hoạt động.
- Kinh phí do hội viên đóng góp, tiền, hàng nhận viện trợ phi dự án, bổ sung từ số thu phí, lệ phí dược để lại, chênh lệch từ sản xuất, kinh doanh, chênh lệch thu sự nghiệp và các khoản thu khác.
Số dư bên Có:
- Số kinh phí được cấp trước cho năm sau (nếu có).
- Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn hoặc đã chi nhưng chưa quyết toán. Tài khoản 461 được mở các tái khoản cấp 2 như sau:
+ Tài khoản 4611 – Năm trước: phản ánh nguồn kinh phí được cấp thuộc năm trước đã sử dụng nhưng quyết toán chưa được duyệt y.
+ Tài khoản 4612 – Năm nay: Phản ánh kinh phí thuộc năm nay bao gồm các khoản kinh phí năm trước chuyển sang, các khoản kinh phí đã cấp hoặc được thu trong năm nay.
Cuối năm, số kinh phí đã sử dụng trong năm nếu quyết toán chưa được duyệt sẽ chuyển từ tài khoản 4612 “Năm nay” sang tài khoản 4611 “Năm trước” để theo dõi đến khi quyết toán được duyệt. Số kinh phí đã nhận nhưng chưa sử dụng hết được cơ quan tài chính cho phép chuyển sang năm sau thì được chuyển sang tài khoản 4613 “Năm sau”.
+ Tài khoản 4613 – Năm sau: Tài khoản này sử dụng cho các đơn vị có nguồn kinh phí thuộc năm sau, bao gồm các khoản kinh phí được cấp trước cho năm sau, những khoản kinh phí chưa sử dụng hết được cơ quan tài chính cho phép chuyển sang năm sau. Đầu năm sau, khi mở sổ kế toán mới số kinh phí phản ánh tài khoản 4613 “Năm sau” được chuyển sang tài khoản 4613 “Năm nay”.
Các tài khoản cấp 2 trong đơn vị sự nghiệp có thu và đơn vị thực hiện khoán chi hành chính còn được mở chi tiết theo tính chất nguồn kinh phí:
- TK 461X1: Nguồn kinh phí thường xuyên: Phản ánh nguồn kinh phí thường xuyên của đơn vị gồm các khoản thu tại đơn vị, phần ngân sách cấp hỗ trợ chi thường xuyên.
- TK 461X2: Nguồn kinh phí không thường xuyên: Phản ánh nguồn kinh phí không thường xuyên do ngân sách cấp để thực hiện việc tinh giảm biên chế, thực hiện các nhiệm vụ đột xuất, mua sắm tài sản cố định.
- Tài khoản 008 – Dự toán chi hoạt động
Nội dung, kết cấu tài khoản 008 – Dự toán chi hoạt động:
Bên Nợ: Dự toán chi hoạt động được giao. Bên Có: Rút dự toán chi hoạt động để sử dụng. Số dư bên Nợ: Dự toán chi hoạt động còn chưa rút.
Tài khoản này được mở chi tiết: 0081: “Dự toán chi thường xuyên”; 0082 “Dự toán chi không
thường xuyên”.
Tài khoản 004 – Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên.
* Nội dung: Phản ánh tình hình tạm tính, sử dụng chênh lệch và quyết toán chênh lệch thu chi
Chênh lệch thu và chi của hoạt động thường xuyên do đơn vị tăng thu, tiết kiệm chi đối với các loại kinh phí được giao khoán chi hành chính hoặc được giao tự chủ tài chính trong các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập.
Kết cấu của tài khoản 004- Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên:
Bên Nợ:
- Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên do tăng thu, tiết kiệm chi đơn vị tạm xác định trong năm (hàng tháng hoặc quý theo quy định của chế độ tài chính).
- Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên theo quyết toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt cao hơn số đơn vị tạm xác định trong năm.
- Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên theo quyết toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt thấp hơn số đơn vị tạm xác định trong năm (ghi âm).
Bên Có:
- Khi trích quỹ hoặc chi trả thu nhập tăng thêm theo quy định của chế độ tài chính (tạm trích trong năm và sau khi quyết định được duyệt theo quy định của chế độ tài chính).
Số dư bên Nợ:
Phản ánh số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên chưa sử dụng còn lại cuối kỳ.
* Sổ kế toán sử dụng:
Sổ kế toán chi tiết:
- Sổ theo dõi dự toán ngân sách S41-H - Sổ theo dõi nguồn kinh phí S42-H