Sổ đăng ký
2.1.KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
Vốn bằng tiền của các đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm: Tiền mặt bằng Việt Nam đồng, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, chứng chỉ có giá để tại quỹ ở đơn vị và tiền đang gửi ở kho bạc, ngân hàng.
2.1.1. Kế toán tiền mặt
2.1.1.1. Nội dung, nguyên tắc kế toán tiền mặt
Tiền mặt được xác định bao gồm: Tiền mặt Việt Nam đồng, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý,chứng chỉ có giá để tại quỹ ở đơn vị. Thủ quỹ có trách nhiệm trực tiếp thực hiện việc nhập, xuất quỹ trên cơ sở các chứng từ thu, chi hợp lệ, hợp pháp và quản lý đảm bảo an toàn số tiền của quỹ. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ quỹ và sổ kế toán tương ứng. Nếu có sai lệch phải kiểm tra, xác định nguyên nhân, người chịu trách nhiệm để có biện pháp xử lý.
- Kế toán tiền mặt phải sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam để hạch toán. Các khoản nhập xuất ngoại tệ, vàng bạc, kim đá quý phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo giá thực tế tại thời điểm phát sinh để hạch toán. Trong thực tế, để dơn giản cho công tác hạch toán, giá trị ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo giá hạch toán. Số chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế được phản ánh và tài khoản 413 – Chênh lệch tỉ giá ngoại tệ.
- Phản ánh đầy đủ, kịp thời chính xác số hiện có, tình hình biến động các loại tiền, đảm bảo sự khớp đúng giữa các số liệu trên sổ kế toán tiền mặt với sổ quỹ và sổ tiền thực tế.
- Phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền tệ, thủ tục xuất, nhập quỹ và chế độ kiểm tra quỹ.
2.1.1.2. Chứng từ, tài khoản và sổ kế toán sử dụng ∗ Chứng từ kế toán
Kế toán tiền mặt sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:
- Phiếu thu (Mẫu C30-BB)
- Phiếu chi (Mẫu C31-BB)
- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu C32-HD)
- Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu C33-BB)
- Biên lai thu tiền (Mẫu C33-BB)
- Biên bản kiểm kê quỹ (dùng cho đồng Việt Nam) (Mẫu 34-HD) - Biên bản kiểm kê quỹ (ngoại tệ, vàng bạc, kim đá quý)(Mẫu 35-HD)
∗ Tài khoản kế toán sử dụng: kế toán tiền mặt sử dụng tài khoản 111 - Tiền mặt và một số tài khoản liên quan khác.
Nội dung, kết cấu của tài khoản 111 – Tiền mặt
Bên nợ: Phản ánh các khoản tiền mặt tăng do nhập quỹ, thừa phát hiện khi kiểm kê và điều chỉnh tăng giá trị ngoại tệ khi đánh giá lại.
Bên có: Phản ánh các khoản tiền mặt giảm do xuất quỹ, thiếu phát hiện khi kiểm kê và điều chỉnh giảm giá trị ngoại tệ khi đánh giá lại.
Số dư bên Nợ: Tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, chứng chỉ có giá tồn quỹ. Tài khoản 111 được mở các tài khoản cấp 2 như sau:
+ Tài khoản 1111: Tiền Việt Nam + Tài khoản 1112: Ngoại tệ
+ Tài khoản 1113: Vàng bạc, kim khí quý, đá quý
Tài khoản 007 – Ngoại tệ (theo dõi ngoại bảng theo nguyên tệ) ∗ Các sổ kế toán sử dụng:
Kế toán tiền mặt sử dụng các sổ kế toán tương ứng tùy theo hình thức kế toán mà đơn vị áp dụng - Theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm có:
+ Sổ quỹ tiền mặt
+ Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ + Sổ Nhật ký – Sổ cái
+ Sổ quỹ tiền mặt
+ Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ + Sổ Nhật ký chung
+ Sổ Cái tài khoản tiền mặt
- Theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có: + Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ + Sổ quỹ tiền mặt
+ Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ + Sổ Cái tài khoản tiền mặt (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sổ quỹ tiền mặt được lập theo Mẫu số S11-H. Sổ này dùng cho thủ quỹ phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam .
Căn cứ ghi sổ là các phiếu thu, phiếu chi đã được thực hiện nhập, xuất quỹ. Tiền mặt thuộc mỗi loại quỹ (quỹ thuộc kinh phí hoạt động, quỹ dự án, quỹ cơ quan,...) được theo dõi trên một sổ hoặc một số trang sổ nhất định.
Bộ, sở:... Mẫu số: S11-H
Đơn vị:... (Ban hành theo QĐ số 19/ 2006/ QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính) SỔ QUỸ TIỀN MẶT Loại quỹ:... Ngày tháng ghi sổ Ngày thánh chứng từ Số hiệu chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi chú
Thu Chi Thu Chi Tồn
A B C D E 1 2 3 4
- Sổ này có...trang, đánh số từ trang 01 đến trang... - Ngày mở sổ:...
Ngày...tháng...năm....
Người ghi sổ Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ dùng để theo dõi chi tiết từng loại tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ ở các đơn vị có ngoại tệ. Sổ này được lập theo Mẫu số S13-H
Bộ, sở:... Mẫu số: S13-H
Đơn vị:... (Ban hành theo QĐ số 19/ 2006/ QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính)
SỔ THEO DÕI TIỀN MẶT, TIỀN GỬI BẰNG NGOẠI TỆ
Tài khoản:... Loại:... Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tỷ giá ngoại tệ (đơn giá)
Thu (gửi vào) Chi (rút ra) Tồn (còn lại) Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nguyên tệ Quy ra VND Nguyên tẹ Quy ra VND Nguyên tệ Quy ra VND A B C D 1 2 3 4 5 6 7 E
- Sổ này có...trang, đánh số từ trang 01 đến trang... - Ngày mở sổ:...
Ngày...tháng...năm....
Người ghi sổ Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Căn cứ ghi sổ là các phiếu thu, phiếu chi bằng ngoại tệ và các giấy báo nợ, báo có của kho bạc, ngân hàng. Mỗi loại quỹ hoặc loại tiền gửi được theo dõi trên một quyển sổ hoặc một phần sổ. mỗi ngoại tệ theo dõi trên một số trang dổ. Cuối tháng cộng sổ, tính số dư, đối chiếu với Sổ Cái và lập báo cáo tài chính.
2.1.1.3. Phương pháp kế toán
- Khi rút tiền gửi ở ngân hàng, kho bạc về quỹ tiền mặt, căn cứ và phiếu thu, kế toán ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, kho bạc - Khi nhận các khoản kinh phí bằng tiền mặt , kế toán ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 461 – Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462 – Nguồn kinh phí dự án
Có TK 441 – Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản
Có TK 465 – Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước
- Khi thu phí, lệ phí và các khoản thu khác bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 511 – Các khoản thu
- Khi thu hồi các khoản phải thu khách hàng hoặc các đối tượng khác bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 311 (3111, 3118) – Các khoản phải thu
- Khi được ngân sách nhà nước hoàn thuế GTGT đầu vào bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 311 (3113) – Thuế GTGT được khấu trừ Thu từ hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ bằng tiền mặt:
+ Nếu bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 531 – Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
+ Nếu bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 531 – Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh
- Thu hồi tạm ứng hoặc kho bạc cho tạm ứng khinh phí bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 312 – Tạm ứng
Có TK 336 – Tạm ứng khinh phí từ kho bạc
- Thu thanh lý, nhượng bán tài sản cố định bằng tiền mặt, căn cứ vào phiếu thu và các chứng từ liên quan, kế toán ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 511 – Các khoản thu (5118 – Thu khác)
- Số tiền mặt phát hiện thừa khi kiểm kê và chưa xác định được nguyên nhân, căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toán ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 331 – Các khoản phải trả (3318 – Các khoản phải trả khác) - Khi đơn vị vay tiền về nhập quỹ, kế toán ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 331 – Các khoản phải trả (3312 – Phải trả nợ vay) - Nhận vốn góp kinh doanh của công chức, viên chức bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh
- Đối với đơn vị thực hiện dự án tín dụng tiếp nhận viện trợ không hoàn lại để cho vay, khi thu hồi các khoản tiền cho vay (nợ gốc) bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 313 – Cho vay (3131 – Cho vay trong hạn)
- Thu hồi số kinh phí cấp dưới chi không hết nộp lên bằng tiền mặt,kế toán ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 341 – Kinh phí cấp cho cấp dưới
- Khi được viện trợ không hoàn lại bằng tiền mặt nhập quỹ, kế toán ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 521 – Thu chưa qua ngân sách (nếu chưa có chứng từ ghi thu – ghi chi ngân sách khi nhận viện trợ)
Có TK 461, 462, 465, 441 – (nếu có chứng từ ghi thu – ghi chi ngân sách) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Khi xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng, kho bạc, căn cứ vào phiếu chi và giấy báo có, kế toán ghi: Nợ TK112 – Tiền gửi ngân hàng, kho bạc
- Xuất tiền mặt mua vật liệu, dụng cụ nhập kho dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp, dự án, thực hiện đơn hàng của Nhà nước, để đầu tư xây dựng cơ bản, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153 – Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ Có TK 111 – Tiền mặt
- Khi chi tiền mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa dịch vụ, tài sản cố định để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thì giá trị nguyên vật liệu, công cụ, hàng hóa, dich vụ, tài sản cố định phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT, kế toán ghi:
Nợ các TK 152, 153, 155 – (Nếu qua nhập kho)
Nợ TK 631 – Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh (nếu nguyên vật liệu dùng ngay cho sản xuất, kinh doanh)
Nợ các TK 211, 213 – (nếu mua tài sản cố định về sử dụng ngay) Nợ TK 311 – Các khoản phải thu (3113 – Thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 111 – Tiền mặt (Tổng giá trị thanh toán)
- Khi chi tiền mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa dịch vụ, tài sản cố định để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp thì giá trị nguyên vật liệu, công cụ, hàng hóa, dich vụ, tài sản cố định phản ánh theo giá mua đã có thuế GTGT, kế toán ghi:
Nợ các TK 152, 153, 155 – (Nếu qua nhập kho)
Nợ TK 631 – Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh (nếu nguyên vật liệu dùng ngay cho sản xuất, kinh doanh)
Nợ các TK 211, 213 – (nếu mua tài sản cố định về sử dụng ngay) Có TK 111 – Tiền mặt (Tổng giá tri thanh toán)
- Khi chi tiền mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa dịch vụ, tài sản cố định để dùng đồng thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT và cho hoạt động thường xuyên hoặc dự án của đơn vị nhưng không tách riêng được thuế GTGT đầu vào thì vật tư, hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định mua vào phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT, kế toán ghi:
Nợ các TK 152, 153, 155, 211, 631 – (Giá chưa có thuế)
Nợ TK 311 – Các khoản phải thu (3113 – Thuế GTGT được khấu trừ) Có TK 111 – Tiên mặt (Tổng giá thanh toán)
- Khi chi tiền mặt mua tài sản cố định đưa về sử dụng ngay cho hoạt động hành chính sự nghiệp, dự án, thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước, kế toán ghi:
Nợ TK 211, 213 – Tài sản cố định hữu hình, vô hình Có TK 111 – Tiền mặt
Đồng thời hạch toán tăng nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định và giảm nguồn kinh phí đã sử dụng để mua tài sản cố định (hoặc tăng chi phí), kế toán ghi:
Nợ TK 431 – Các quỹ (Nếu tài sản cố định mua bằng các quỹ)
Nợ TK 661 – Chi hoạt động (Nếu tài sản cố định mua bằng nguồn kinh phí hoạt động) Nợ TK 662 – Chi dự án (Nếu tài sản cố định mua bằng nguồn kinh phí dự án)
Nợ TK 635 – Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước (Nếu tài sản cố định mua bằng nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước)
Có TK 466 – Nguồn kinh phí hình thành tài sản cố định - Xuất tiền mặt chi cho các hoạt động, căn cứ vào phiếu chi, kế toán ghi:
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK 631 – Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh Nợ TK 635 – Chi thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước Nợ TK 661 – Chi hoạt động
Nợ TK 662 – Chi dự án
Nợ TK 311 – Các khoản phải thu (3113 – Thuế GTGT được khấu trừ) Có TK 111 – Tiền mặt
- Xuất tiền mặt trả lương và các khoản phải trả cho các đối tượng khác, căn cứ vào phiếu chi, kế toán ghi: Nợ TK 331 – Các khoản phải trả
Nợ TK 334 – Phải trả viên chức
Nợ TK 335 – Phải trả cho các đối tượng khác Có TK 111 – Tiền mặt
- Chi tạm ứng bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 312 – Tạm ứng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 111 – Tiền mặt
- Cấp kinh phí cho cấp dưới bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 341 – Kinh phí cấp cho cấp dưới
Có TK 111 – Tiền mặt
- Chi hộ cấp trên hoặc cấp dưới bằng tiền, các khoản vãng lai nội bộ, kế toán ghi: Nợ TK 342 – Thanh toán nội bộ
Có TK 111 – Tiền mặt
- Nộp thuế, phí, lệ phí và các khoản khác băng tiền mặt vào ngân sách nhà nước, kế toán ghi: Nợ TK 333 – Các khoản phải nộp Nhà nước
Có TK 111 – Tiền mặt
- Nộp bảo hiểm xã hội, mua thẻ bảo hiểm y tế, nộp kinh phí công đoàn bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 332 – Các khoản phải nộp theo lương
Có TK 111 – Tiền mặt
- Chi quỹ của đơn vị bằng tiền mặt, căn cứ vào phiếu chi, kế toán ghi: Nợ TK 431 – Quỹ cơ quan
Có TK 111 – Tiền mặt
- Số tiền thiếu phát hiện khi kiểm kê và chưa xác định được nguyên nhân, căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toán ghi:
Nợ TK 311 – Các khoản phải thu (3118 – Phải thu khác) Có TK 111 – Tiền mặt
- Các đơn vị thực hiện dự án tín dụng, căn cứ vào hợp đồng vay và khế ước vay, khi đơn vị xuất tiền cho vay, kế toán ghi:
Nợ TK 313 – Cho vay (3131 – Cho vay trong hạn) Có TK 111 – Tiền mặt
Tiền lãi thu bằng tiền mặt của đơn vị thực hiện dự án tín dụng cho vay, kế toán ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 511 – Các khoản thu (5118 – Thu khác) 2.1.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc
2.1.2.1. Nội dung, nguyên tắc kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc
Tiền gửi của các đơn vị hành chính sự nghiệp ở kho bạc, ngân hàng gồm có tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý.
Theo chế độ hiện hành, các đơn vị hành chính sự nghiệp phải mở tài khoản tiền gửi tại kho bạc nhà nước cho những giao dịch liên quan đến kinh phí ngân sách nhà nước và được mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng cho những giao dịch liên quan đến sản xuất, cung ứng dịch vụ.
Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc cần tôn trọng các nguyên tắc sau:
- Căn cứ hạch toán vào tài khoản tiền gửi là các giấy báo nợ/báo có của ngân hàng, kho bạc. - Kế toán phải tổ chức hạch toán theo dõi riêng từng loại tiền gửi theo từng kho bạc, ngân hàng. - Định kỳ kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán của đơn vị với kho bạc, ngân hàng, tìm
nguyên nhân và xử lý kịp thời số chênh lệch (nếu có).
- Phải chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ quản lý lưu thông tiền tệ và các chế độ quản lý tài chính Nhà nước.
2.1.2.2. Chứng từ, tài khoản và sổ kế toán sử dụng