CHƯƠNG 3 RA QUYẾT ĐỊNH ĐẠO ĐỨC TRONG KINH DOANH
5.1 CHƯƠNG TRÌNH ĐẠO ĐỨC
Các chương trình đạo đức bao gồm các hoạt động, kế hoạch hay chương trình hành động nhằm phổ biến và giáo dục cho các thành viên tổ chức và những người hữu quan về hệ thống các chuẩn mực hành vi đạo đức và các biện pháp quản lý (hỗ trợ, thúc đẩy và giám sát) hậu thuẫn cho việc triển khai các chương trình hành động này. Các chương trình đạo đức được thiết kế để thúc đẩy việc ra quyết định đạo đức trong kinh doanh hiện vẫn đang là một vấn đề gây tranh cãi. Tuy nhiên, có một điều hiển nhiên được thừa nhận là các chương trình đạo đức được thiết kế phù hợp với từng doanh nghiệp sẽ giúp các doanh nghiệp định hướng và hướng dẫn nhân viên phân biệt những hành vi được chấp nhận và không thể chấp nhận trong tổ chức cho dù nhân viên có thể có các nền tảng văn hóa, đạo đức, đào tạo … khác nhau. Các chương trình đạo đức kinh doanh có khả năng giúp các nhà quản lý thiết lập một nền văn hóa đạo đức và loại bỏ các cơ hội cho hành vi phi đạo đức trong doanh nghiệp. Nếu khơng có những chương trình như vậy với các tiêu chuẩn thống nhất, và chính sách hợp lý, người lao động sẽ gặp khó khăn trong việc xác định những hành vi nào là chấp nhận được trong một công ty. Trong trường hợp khơng có các chương trình và các tiêu chuẩn như vậy, nhân viên sẽ thường đưa ra quyết định dựa trên những quan sát riêng của họ về cách đồng nghiệp và cấp trên của họ hành xử. Điều này trong một số trường hợp sẽ dẫn đến những quyết định phi đạo đức thậm chí vi phạm pháp luật.
Các chương trình này có hai nhóm nội dung chính: (1) xây dựng các chương trình giao ước đạo đức, (2) tổ chức thực hiện, điều hành và giám sát việc thực hiện các chương trình giao ước đạo đức. Xây dựng chương trình giao ước đạo đức về thực chất là lập các phương án, kế hoạch cho việc phổ biến, quán triệt, triển khai thực hiện hệ thống chuẩn mực đạo đức và chuẩn mực giao ước đạo đức. Như vậy, về mặt nguyên tắc, xây dựng chương trình đạo đức khơng khác gì so với việc lập kế hoạch
145 tác nghiệp thông thường. Điểm khác biệt chủ yếu đối với các chương trình đạo đức là mục tiêu của chúng thường tập trung vào việc giải quyết các vấn đề đạo đức và mối quan hệ trong kinh doanh. Do đó có thể áp dụng các phương pháp lập kế hoạch thông thường cho việc xây dựng các chương trình giao ước đạo đức.
Mỗi tổ chức có thể xây dựng chương trình giao ước đạo đức theo cách thức riêng. Tuy nhiên, vẫn có thể lập ra những quy trình cơ bản gồm các bước có tính nguyên lý để tham khảo khi xây dựng những chương trình giao ước đạo đức; trong đó cân nhắc đến một số nguyên tắc đặc thù liên quan đến lĩnh vực đạo đức. Như đã trình bày ở phần trên, việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn giao ước được triển khai phổ biến và rộng khắp trong toàn tổ chức với sự tham gia của tất cả các thành viên. Để tránh nguy cơ rơi vào tình trạng “hình thức hoá”, các chương trình xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn giá trị giao ước cần được thiết kế cẩn thận, chính thức có ý nghĩa đối với tổ chức và cá nhân. Sự chu đáo và trang trọng của các lễ nghi và các hình thức triển khai thể hiện sự nghiêm túc và sự cam kết của những người lãnh đạo trong việc sẽ hỗ trợ và kiên trì đối với quá trình triển khai. Đây là những dấu hiệu quan trọng để tạo niềm tin, tính nghiêm túc và sự cam kết của các thành viên tổ chức. Để xây dựng các chương trình giao ước đạo đức như các kế hoạch, chương trình hành động thơng thường, có thể sử dụng “khung lô-gích” hoặc bất kỳ công cụ lập kế hoạch truyền thống. Đây là một cơng cụ rất đắc lực để lập các chương trình giao ước đạo đức nhằm đạt được những mục tiêu đã xác định.
Để các chương trình giao ước đạo đức có hiệu lực trong thực tế, chúng cần thỏa mãn những yêu cầu nhất định. Một số yêu cầu tối thiểu cần thỏa mãn đối với các chương trình giao ước đạo đức cho thấy người quản lý là một nhân tố quan trọng. Trong thực tế, đây là nhân tố có ý nghĩa quyết định đảm bảo hiệu lực của các chương trình giao ước đạo đức. Vai trò và trách nhiệm của người quản lý cao cấp về các chương trình giao ước đạo đức là rất lớn. Vai trò của người quản lý trong việc triển khai các chương trình đạo đức là: (i) người khởi xướng (pioneer), (ii) người định hướng (ruler), (iii) người bắt nhịp (conductor), (iv) người hướng dẫn (facilitator), (v) người giám hộ (controller). Với tư cách người khởi xướng, người quản lý luôn phải đi đầu trong việc thực hiện các chương trình đạo đức và luôn ý thức rằng họ chính là tấm gương mẫu mực cho những người khác noi theo. Vai trò định hướng đi liền với vai trò khởi xướng. Tuy nhiên, vai trò định hướng đòi hỏi người quản lý làm rõ những thông điệp muốn gửi tới những người khác; họ cần được thơng tin chính xác những gì cần thực hiện. Vai trò bắt nhịp đặt người quản lý ở vị trí trung tâm phối hợp, các nội dung của chương trình đạo đức và các hoạt động phải đồng bộ và hài hòa, mâu thuẫn phải được triệt tiêu. Vai trò người hướng dẫn nhắc nhở người quản lý rằng thực thi các chương trình đạo đức là cơng việc của tất cả mọi thành viên tổ chức và thành công của nó phụ thuộc vào tinh thần tự giác và nỗ lực của họ. Với vị trí và chức năng của mình, người quản lý cần tạo điều kiện thuận lợi cho các thành viên doanh nghiệp
146 thực thi các nội dung của chương trình đạo đức. Vai trò người giám hộ đối với các chương trình đạo đức nhấn mạnh chức năng kiểm tra và giám sát đối với việc thực thi các chương trình này trong tổ chức.
Về cơ bản, quá trình triển khai bao gồm những nội dung: (1) biên soạn các tài liệu hướng dẫn thực hiện, (2) phổ biến và quán triệt các chuẩn mực đạo đức, (3) phân công trách nhiệm giám sát chính thức và thông báo trong toàn doanh nghiệp. Trong khi triển khai các hoạt động nêu trên, các tài liệu hướng dẫn cần được biên soạn kỹ lưỡng, chi tiết và cung cấp đầy đủ để tạo thuận lợi cho quá trình học tập và thảo luận. Đồng thời các biểu trưng văn hóa doanh nghiệp cũng cần phải thiết kế thích hợp để phổ biến. Việc làm này có ý nghĩa cực kỳ quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh, biểu tượng, ý nghĩa, giá trị cho các biểu trưng văn hóa doanh nghiệp về sau.
Tác giả John Fraedrich, Linda Ferrell, O.C. Ferrell (2013) dựa trên đề xuất của Ủy ban Lập pháp Mỹ đối với các doanh nghiệp đã đưa ra yêu cầu về các thành phần tối thiểu của một chương trình đạo đức như sau:
1. Bộ tiêu chuẩn và quy trình (Bộ quy tắc ứng xử) được thiết kế hợp lý, có khả năng phát hiện và ngăn chặn các hành vi sai trái.
2. Một bộ phận nhân sự (trong đó có ít nhất một nhân sự cấp cao) chịu trách nhiệm về việc xây dựng và triển khai chương trình.
3. Các cá nhân có xu hướng hành vi đạo đức không tích cực (đặc biệt là tại các vị trí có nhiều nguy cơ mắc sai lầm) không được giao quyền tự quyết định những vấn đề quan trọng.
4. Tuyên truyền về các tiêu chuẩn và quy trình thơng qua các chương trình đào tạo đạo đức
5. Hệ thống giám sát, thanh tra, báo cáo về các hành vi sai trái
6. Nhất quán và kiên trì triển khai các tiêu chuẩn, quy chuẩn, và xử phạt các hành vi sai trái
7. Liên tục cải tiến, đổi mới và hoàn thiện chương trình đạo đức
Trong 7 thành phần này, số 3 và 6 yêu cầu doanh nghiệp xác định tinh thần, thái độ đối với môi trường đạo đức của doanh nghiệp; các thành phần còn lại là các công việc cụ thể cần triển khai với sự phân cơng các nhân sự xác định.
Quy trình phát triển Chương trình Đạo đức Kinh doanh
Các bước Hướng đi
1. Quyết định hoặc cam kết phát triển chương trình đạo đức kinh doanh được đưa ra từ cấp trên.
Các chủ sở hữu và nhà quản lý thông tin cho toàn bộ doanh nghiệp biết cam kết của họ đối với dự án và đưa ra hướng dẫn cho những người tham gia chính.
147 2. Một nhóm công tác phát triển những
yêu cầu về thông tin.
Khi công tác thiết kế và triển khai dự án bắt đầu, một nhóm công tác sẽ tổng hợp số liệu, xác định cần có thêm thông tin nào, và nhận dạng nguồn thông tin đó, kể cả từ các bên liên quan ở bên ngoài.
3. Một nhóm công tác soạn bản dự thảo đầu tiên hoặc đề cương sơ bộ của văn kiện dự án.
Khi nhóm công tác đã tổng hợp thông tin cần thiết hoặc đã thu xếp để nhận được thông tin này đúng thời điểm, nhóm sẽ soạn bản dự thảo đầu tiên, chẳng hạn bộ quy tắc đạo đức hoặc đề cương sơ bộ về cách cơ cấu văn phòng phụ trách đạo đức kinh doanh. Các cá nhân hoặc nhóm tư vấn và cả những thành viên của doanh nghiệp cùng đóng góp ý kiến cho dự thảo này.
4. Các nhà quản lý cấp cao xem xét dự thảo.
Các nhà quản lý cấp cao xem xét dự thảo và gửi trở lại kèm theo ý kiến bình luận. Đây là bước khơng thể thiếu trong quá trình dự thảo, và những ý kiến bình luận cho thấy quan điểm của cấp quản lý về dự thảo này.
5. Một nhóm công tác kết hợp những ý kiến bình luận của các nhà quản lý và viết bản dự thảo thứ hai.
Nhóm công tác sẽ viết lại văn kiện dự án hoặc đề cương sơ bộ và nộp lại cho các nhà quản lý cấp cao, với số lần tuỳ theo yêu cầu. Thông thường, nhóm sẽ thấy cần có thêm thông tin hoặc thêm quan điểm .
6. Một nhóm đại diện các bên liên quan xem xét bản dự thảo mới nhất và cho ý kiến bình luận
Khi đề cương sơ bộ hoặc văn kiện dự án gần đến giai đoạn cuối, nhóm cơng tác sẽ trình bày trước các nhóm có quyền lợi liên quan để đo phản ứng của họ và nhận phản hồi. Thông thường, bước này tạo cơ hội tuyệt vời để thực hiện phỏng vấn và thảo luận chuyên đề.
7. Một nhóm công tác kết hợp những ý kiến bình luận của đại diện các bên liên quan và viết bản dự thảo cuối cùng.
Đến lúc này, nhóm công tác đã có tất cả thông tin cần thiết và đã xem xét nhiều quan điểm với số lượng khả dĩ.
8. Các nhà quản lý cấp cao xem xét lần cuối văn kiện hoặc cương sơ bộ.
Các nhà quản lý cấp cao xem xét lần cuối văn kiện hoặc đề cương sơ bộ và chấp thuận trước khi được trình bày trước chủ sở hữu hay đại diện của họ. Các nhà quản lý cấp cao có trách nhiệm đảm bảo văn kiện hoặc đề cương phải chặt chẽ và nhất quán với những niềm tin cốt lõi của doanh nghiệp. Thường
148 sự chấp thuận của họ chỉ là tạm thời trong khi chờ thiết lập những tài liệu hoặc khái niệm liên quan khác.
9. Chủ sở hữu hay đại diện của họ xem xét và chấp thuận tổng thể chương trình đạo đức kinh doanh.
Khi tất cả tài liệu và đề cương sơ bộ đã được tổng hợp, chương trình có thể đã định hình, thì chủ sở hữu hay đại diện của họ cần xem xét và chấp thuận.
Nguồn: Đạo đức Kinh doanh, Vụ Thương mại Quốc tế, Bộ Thương mại Hoa kỳ.