CHƯƠNG 3 RA QUYẾT ĐỊNH ĐẠO ĐỨC TRONG KINH DOANH
5.2 XÂY DỰNG MỘT CHƯƠNG TRÌNH ĐẠO ĐỨC
5.2.4 Chương trình đào tạo
Một phần quan trọng của mọi chương trình truyền thơng là giáo dục, đào tạo và phát triển. Đối với doanh nghiệp có trách nhiệm, đào tạo phải toàn diện. Để cho toàn bộ một doanh nghiệp trở nên có trách nhiệm, mỗi nhân viên của doanh nghiệp phải có kỹ năng, kiến thức, hiểu biết và thái độ cần thiết để cùng hợp tác với nhau và đạt được các mục tiêu và mục đích của doanh nghiệp.
5.2.4.1 Xây dựng chương trình đào tạo
Đọc diễn văn và phân phối tài liệu văn bản là những yếu tố cần thiết để nêu bật thông điệp, nhưng như thế vẫn chưa đủ. Tất cả nhân viên, từ nhà quản lý cấp cao đến công nhân đều cần có thời gian trong công việc để xem xét các tiêu chuẩn, quy trình và kỳ vọng về kinh doanh có trách nhiệm; để khám phá các vấn đề về hành vi kinh doanh có trách nhiệm; để tìm hiểu hoạt trách nhiệm của họ; và để phát triển các lý luận đạo đức cần thiết và những động của các cấu trúc và hệ thống của chương trình; để hiểu được vai trò và trách nhiệm của họ; và để phát triển các lý luận đạo đức cần thiết và những kỹ năng đối thoại.
Thiết kế một chương trình đào tạo đòi hỏi sự quan tâm chú ý đến mục đích và kết quả khơng kém gì so với việc thiết kế toàn bộ chương trình đạo đức kinh doanh nói chung. Nó đòi hỏi phải quan tâm đến tình huống, nguồn lực sẵn có, hoạt động và người tham dự, đối tượng, đầu ra và kết quả mong đợi. Nếu không quan tâm đến các chi tiết như vậy thì cả chương trình đạo đức kinh doanh, chương trình truyền thơng lẫn chương trình đào tạo đều không có tiêu chí nào để đánh giá. Nói tóm lại là mọi người đều khơng rõ thế nào là một chương trình thành cơng.
Thể hiện cam kết của Ban lãnh đạo
Ít có quyết định nào thể hiện cam kết của Ban giám đốc đối với chương trình đạo đức kinh doanh tốt hơn là dành thời gian định kỳ để đào tạo về hành vi kinh doanh có trách nhiệm. Đằng sau những kỹ năng, kiến thức và hiểu biết được xây dựng từ quá trình đào tạo này, riêng việc Ban lãnh đạo cống hiến thời gian quý báu của
162 nhân viên cho đào tạo cũng có ý nghĩa rất nhiều trong việc thể hiện sự coi trọng của họ đối với tiêu chuẩn, quy trình và kỳ vọng của mình và nó đã trở thành một phần của văn hóa công ty - chứ không chỉ là một bộ sưu tập các chính sách nằm trên giá. Điều chỉnh lại lịch làm việc hàng ngày để tạo điều kiện cho nhân viên thường xuyên tham gia đào tạo cũng nêu lên một thông điệp quan trọng từ nhà quản lý và người giám sát đến công nhân. Khi đào tạo được coi là một phần không thể tách rời của doanh nghiệp, nhân viên sẽ có khuynh hướng coi trọng nó hơn là khi đào tạo được đối xử như là một thứ gây khó chịu hay là một điều vô thưởng vô phạt cần phải làm.
Tăng cường niềm tin cốt lõi và văn hóa cơng ty
Chương trình đào tạo nên được thiết kế như là một sự liên kết thiết yếu giữa các niềm tin cốt lõi của doanh nghiệp, chương trình đạo đức kinh doanh và kết quả mong đợi của chương trình. Chương trình đào tạo nên thể hiện văn hóa tổ chức của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải dự kiến trước hành vi mong đợi thơng qua chương trình đào tạo. Đào tạo cũng đóng góp vào kết quả mong đợi của chương trình đạo đức kinh doanh. Ví dụ như kết quả mong đợi của chương trình đạo đức kinh doanh là nhân viên sẵn sàng công nhận những vấn đề về hành vi kinh doanh có trách nhiệm và nói về những vấn đề này trên cơ sở của những niềm tin cốt lõi, tiêu chuẩn và quy trình của doanh nghiệp, thì chương trình đào tạo gồm toàn bài thuyết giảng sẽ không thành công. Khi nhân viên không quen với việc được hỏi xem họ sẽ xử lý các vấn đề quan trọng như thế nào, chưa nói đến việc đặt ra các vấn đề ấy ra sao, thì chương trình đào tạo phải thể hiện cách thực hiện việc này – và khuyến khích nhân viên tham gia khi mức độ thoải mái của họ tăng lên.
Thiết kế chương trình
Mục đích của chương trình đào tạo phụ thuộc vào bối cảnh liên quan, văn hóa, mục tiêu và mục đích của công ty và kết quả mong đợi của toàn bộ chương trình đạo đức kinh doanh nói chung. Việc thiết kế chương trình đào tạo bắt đầu bằng báo cáo tóm tắt đánh giá nhu cầu truyền thơng. Chương trình đào tạo phải dựa trên cơ sở niềm tin cốt lõi của doanh nghiệp. Nó phải thể hiện áp lực của bối cảnh và văn hóa tổ chức của doanh nghiệp. Mục tiêu hàng đầu của chương trình đào tạo là đóng góp tích cực vào quá trình gặt hái kết quả mong đợi của chương trình. Tối thiểu là các buổi đào tạo phải đòi hỏi nhân viên trở nên quen thuộc với luật pháp và quy chế liên quan, cũng như với quy trình báo cáo và điều tra các lo ngại về hành vi kinh doanh có trách nhiệm. Công tác đào tạo phải nâng cao nhận thức về đạo đức của nhân viên và phải nêu các vấn đề đạo đức và những lo ngại liên quan đến nhu cầu của họ cũng như của doanh nghiệp. Đào tạo cũng phải kiểm tra các tiêu chí để ra quyết định mang tính đạo đức. Một chương trình đào tạo có thể bao gồm một số chủ đề tương ứng với từng kết quả mong đợi của chương trình. Các nhà thiết kế chương trình có thể đảm bảo rằng mục tiêu đào tạo đóng góp vào việc đạt được những kết quả mong đợi của chương trình đạo đức kinh doanh. Phải tập hợp cả đội ngũ xây dựng chương trình đào tạo,
163 bao gồm các thành viên đại diện cho doanh nghiệp và các đại diện các bên liên quan bên ngoài, chẳng hạn như khách hàng.
Sau khi kết thúc chương trình đào tạo, tất cả học viên phải tự tin rằng họ biết doanh nghiệp mong đợi gì ở họ và ngược lại họ có thể mong đợi gì ở doanh nghiệp. Họ phải cơng nhận các vấn đề về hành vi kinh doanh có trách nhiệm và có đủ tự tin - và dũng cảm - để ra quyết định đúng, giải trình về quyết định đó trước những người thích hợp và hành động tương ứng. Họ phải hiểu chương trình đạo đức kinh doanh liên quan như thế nào đến những vấn đề chiến lược cho cả doanh nghiệp nói chung. Để một chương trình đạo đức kinh doanh đóng góp vào kết quả mong đợi, cần phải đặc biệt nhấn mạnh vào đối thoại và ra quyết định về những vấn đề hành vi kinh doanh có trách nhiệm. Ngoài việc phát triển kỹ năng lắng nghe, phản hồi và đánh giá đúng cho nhân viên doanh nghiệp, chương trình đào tạo phải truyền đạt được mong ước chân thành của Ban lãnh đạo là có thể nắm rõ các tiêu chuẩn và quy trình của doanh nghiệp có được tuân thủ hay không và những mong đợi của các bên liên quan có được đáp ứng hay khơng. Chương trình cũng phải thể hiện cam kết của Ban giám đốc trong việc hỗ trợ những nhân viên và các bên liên quan muốn tìm kiếm lời khuyên và báo cáo quan ngại của mình. Nhiệm vụ này buộc doanh nghiệp khơng chỉ khuyến khích cá nhân sẵn sàng tìm kiếm lời khuyên và trình bày quan ngại mà còn giải thích cho những người khơng sẵn sàng vì sao sự im lặng của họ lại gây bất lợi cho hoạt động của doanh nghiệp. Một kết quả mong đợi điển hình là nhân viên sẽ sử dụng khả năng đánh giá tốt để giải quyết các vấn đề hành vi kinh doanh có trách nhiệm. Đối với doanh nghiệp, ra quyết định đạo đức chính là một hình thức học tập qua hành động. Đó là một công cụ mà nhân viên sử dụng để học cách theo đuổi mục đích của doanh nghiệp và đáp ứng mong đợi hợp lý của các bên liên quan. Tối thiểu là Ban lãnh đạo phải cung cấp một quá trình ra quyết định và (trong trường hợp cụ thể) tạo điều kiện cho nhân viên của mình:
1. Xác định các vấn đề đạo đức, tuân thủ và trách nhiệm
2. Thể hiện khả năng nắm bắt dữ liệu quan trọng liên quan, trong đó có những bên liên quan và mối quan tâm của họ
3. Chỉ ra những tiêu chuẩn, quy trình và kỳ vọng cần áp dụng, trong đó có nghị định, luật pháp và quy chế
4. Mô tả những phương án có thể có
5. Dựa trên những xem xét này, giải thích vì sao họ lại đưa ra một lựa chọn cụ thể hay hành động theo một cách cụ thể.
Kết quả mong đợi dài hạn của chương trình phải là văn hóa tổ chức trong đó chủ sở hữu và nhà quản lý có thông tin họ cần để ra những quyết định thông minh cho doanh nghiệp. Để đạt được điều này, nhân viên sau khi được đào tạo phải tin rằng họ sẽ khơng bị phạt vì đem tin tức xấu đến cho Ban lãnh đạo. Sau chương trình đào tạo, những người tham dự cũng phải tin tưởng chắc chắn rằng nếu họ phạm sai lầm,
164 họ sẽ không bị kỷ luật nếu họ đã tuân theo quá trình ra quyết định của doanh nghiệp. Nhân viên khơng nên bị phạt vì mắc khuyết điểm nếu họ có thể chứng minh rằng họ đã:
1. Xác định được vấn đề.
2. Nắm bắt được tương đối các dữ liệu liên quan.
3. Cân nhắc các tiêu chuẩn, quy trình và kỳ vọng của doanh nghiệp 4. Xem xét những phương án sẵn có.
5. Có thể bào chữa cho quyết định hay hành động của họ
5.2.4.2 Thực hiện chương trình đào tạo
Có một số nguyên tắc quy định đặc điểm của các chương trình đào tạo hiệu quả về hành vi kinh doanh có trách nhiệm. Trước hết, chương trình phải diễn đạt cụ thể về các niềm tin cốt lõi của doanh nghiệp - chứ không chỉ dạy về chúng. Thứ hai, chủ sở hữu và nhà quản lý phải tham gia vào công tác đào tạo theo những cách có ý nghĩa và nhìn thấy được. Thứ ba, chương trình nên cơng nhận những giá trị cá nhân của những cá nhân liên quan nhưng không được phụ thuộc vào những giá trị này. Thứ tư, chương trình phải mang tính toàn diện chứ không chỉ giới hạn vào công tác đào tạo cụ thể về hành vi kinh doanh có trách nhiệm. Cuối cùng, chương trình phải bao gồm phần lập kế hoạch hành động và tiếp tục theo dõi để tăng cường bài học tiếp thu được.
Thể hiện các niềm tin cốt lõi
Khi mục tiêu mong đợi của chương trình là cơng nhận các vấn đề, đối thoại và ra quyết định đạo đức, chương trình đào tạo phải phát triển những kỹ năng và cung cấp kiến thức cần thiết để áp dụng chúng. Đối với người lớn vốn có khuynh hướng học tập tốt nhất khi làm việc, phương pháp đào tạo tốt nhất thường có sự cân đối giữa bài giảng - để giới thiệu hay xem xét các tiêu chuẩn, quy trình và kỳ vọng - và những nghiên cứu tình huống dưới sự hướng dẫn của giảng viên. Khi phát triển kỹ năng và truyền đạt kiến thức, chương trình cần phải diễn đạt cụ thể những niềm tin cốt lõi của doanh nghiệp và kết quả mong đợi của chương trình. Các tiêu chuẩn, quy trình và kỳ vọng trừu tượng sẽ mang ý nghĩa đối với nhân viên khi được giải thích dựa trên các niềm tin cốt lõi của doanh nghiệp. Thảo luận những quy tắc quy định việc hối lộ và tham nhũng vì chúng nằm trong nội quy hành vi là một chuyện, còn kể chuyện về cách áp dụng các quy tắc này trong thực tế lại là một chuyện khác.
Sự tham gia của chủ sở hữu và nhà quản lý
Vì toàn bộ cơng tác đào tạo phải thể hiện bối cảnh liên quan và văn hóa tổ chức của doanh nghiệp, không thể xác định cụ thể cách nào là chính xác để khuyến khích sự tham gia của chủ sở hữu và nhà quản lý. Một yêu cầu chủ chốt là các bên liên quan, đặc biệt là nhân viên phải tin rằng Ban lãnh đạo hoàn toàn hỗ trợ cho công tác đào tạo. Có nhiều hình thức để Ban lãnh đạo tham gia. Một số doanh nghiệp sử dụng đào tạo theo tầng, trong đó CEO đào tạo cấp dưới trực tiếp của mình; đến lượt những người này lại đào tạo cho nhân viên của mình và cứ thế tiếp tục trong mắt xích quản
165 lý cho đến khi giám sát đào tạo cho nhân viên. Phương pháp này có ưu điểm là kêu gọi sự tham gia tích cực của các nhà quản lý, vốn có khuynh hướng thể hiện cam kết. Một nhược điểm có thể là sự có mặt của nhà quản lý có thể hạn chế sự tham gia tích cực của nhân viên khi muốn thảo luận thẳng thắn về các vấn đề hay khi văn hóa của doanh nghiệp là giữ im lặng về các vấn đề quan trọng.
Một phương án nữa là chiếu một đoạn phim trong đó CEO giới thiệu chương trình đào tạo bằng cách tuyên bố cam kết cá nhân của mình đối với chương trình. Chủ sở hữu và nhà quản lý cũng có thể đến tham quan lớp đào tạo, dự thính, hay sẵn sàng trả lời câu hỏi khi có người đặt ra câu hỏi trong quá trình thực hiện chương trình. Trong bất kỳ sự kiện nào, nhân viên sẽ không đánh giá cao chương trình đào tạo nếu Ban lãnh đạo không tỏ ra hỗ trợ.
Công nhận các giá trị cá nhân
Một trong những điều gây tranh cãi xoay quanh công tác đào tạo hành vi kinh doanh có trách nhiệm là một người có thể - hay có nên - giảng dạy về đạo đức cho người lớn hay khơng. Ít có khả năng là đào tạo về đạo đức sẽ thay đổi quan điểm của đa số nhân viên. Các giá trị cá nhân thường được hình thành từ khi còn trẻ - gia đình, trường học và bạn bè đồng lứa hướng dẫn cho trẻ trưởng thành trở thành người lớn một cách tinh tế. Nhưng mục đích của đào tạo về đạo đức kinh doanh không hẳn là để thay đổi người lớn mà thay vào đó là hỗ trợ cho họ, động viên họ, hay tăng cường hiểu biết của họ về cam kết của Ban lãnh đạo trong việc thực thi các tiêu chuẩn, quy trình và kỳ vọng của doanh nghiệp. Giảng viên có thể tự tin rằng những gì người trưởng thành đem lại cho doanh nghiệp không chỉ là kiến thức về tiêu chuẩn, quy trình và kỳ vọng của doanh nghiệp. Hơn nữa, ít có khả năng là nhiều nhân viên ở trong đó có cả chủ sở hữu và nhà quản lý - có kinh nghiệm lựa chọn phương án tốt nhất khi vấn đề có những áp lực phức tạp do bối cảnh liên quan tạo nên. Đối với một số nhân viên , dù có đào tạo bao nhiêu thì cũng khơng thay đổi được họ. Những trường hợp như vậy thì vấn đề khơng hẳn là đào tạo mà là vấn đề đúng người phải làm đúng việc. Để đào tạo được hiệu quả, nó phải hấp dẫn đối với động cơ của học viên. Trong tình huống lý tưởng nó sẽ có sự hấp dẫn đối với ý thức cộng đồng của học viên. Khi học viên cảm thấy họ cùng chia sẻ một mục đích, giá trị và tầm nhìn về một tương lai mà họ mong muốn, giảng viên có thể nhấn mạnh vào trách nhiệm đối với các bên liên quan.
Làm cho đào tạo mang tính tồn diện
Đào tạo phải diễn ra ở tất cả các cấp của doanh nghiệp. Từ các lãnh đạo cấp cao và chủ sở hữu đến công nhân viên làm việc trong nhà máy, mỗi nhân viên phải được đào tạo về hành vi kinh doanh có trách nhiệm thật cụ thể liên quan đến mức độ trách nhiệm của họ. Tất cả nhân viên phải xem xét các niềm tin cốt lõi, tiêu chuẩn, quy trình và kỳ vọng của doanh nghiệp, trong đó có những chính sách về trách nhiệm cá nhân của họ. Các nhà quản lý và người giám sát cần đào tạo bổ sung để thể hiện vai