Nhân sự mảng đạo đức kinh doanh

CHƯƠNG 3 RA QUYẾT ĐỊNH ĐẠO ĐỨC TRONG KINH DOANH

5.2 XÂY DỰNG MỘT CHƯƠNG TRÌNH ĐẠO ĐỨC

5.2.2 Nhân sự mảng đạo đức kinh doanh

Việc xây dựng và triển khai chương trình đạo đức trong doanh nghiệp được giao cho từng cá nhân cụ thể hay một nhóm với các phân cơng rõ ràng, tránh tình huống khơng ai chịu trách nhiệm vì tất cả đều chịu trách nhiệm. Bộ phận nhân sự này bao gồm: Cán bộ phụ trách chương trình và chuyên viên đạo đức kinh doanh. Để hỗ trợ cho bộ phận này, doanh nghiệp có thể thành lập Hội đồng Đạo đức Kinh doanh và Hội đồng Đạo đức chuyên môn.

Cán bộ phụ trách có một số đặc điểm cơ bản như sau:

➢ Ở cấp cao trong tổ chức

➢ Có khả năng tiếp cận không giới hạn đối với CEO và Hội đồng quản trị hay một ủy ban chuyên trách

156 ➢ Có khả năng tiếp cận với các nguồn tài nguyên cần thiết để đảm bảo rằng

doanh nghiệp có một chương trình hiệu quả

➢ Có động lực và được tưởng thưởng cho việc chủ động thực hiện vai trò và trách nhiệm của bộ phận

➢ Có kỹ năng làm việc hiệu quả với các phương tiện truyền thông, các diễn đàn công cộng, các cơ quan nhà nước và quá trình pháp lý.

Điều quan trọng là cán bộ phụ trách chương trình đạo đức kinh doanh phải ở cấp đủ cao để thể hiện cam kết của chủ sở hữu và nhà quản lý đối với chương trình. Ban

lãnh đạo cần phải lắng nghe cán bộ phụ trách này khi thảo luận về các vấn đề chiến lược kinh doanh hay các quyết định quan trọng khác của doanh nghiệp vì một phần khơng thể tách rời trong trách nhiệm chung của Ban lãnh đạo là đảm bảo áp dụng các nguồn lực của doanh nghiệp để đạt được những mục tiêu và mục đích của mình. Điều này đòi hỏi cán bộ phụ trách phải kiểm soát được doanh nghiệp hay phải đóng vai trò chủ chốt trong hoạch định chính sách.

Cán bộ phụ trách có ba nhiệm vụ chính như sau:

➢ Đảm bảo rằng doanh nghiệp thiết lập được đầy đủ những tiêu chuẩn và quy trình để hướng dẫn nhân viên và để tạo ra những mong đợi hợp lý của các bên liên quan.

➢ Đảm bảo rằng những tiêu chuẩn và mong đợi này được thể chế hóa và được thực thi trong doanh nghiệp.

➢ Đánh giá và báo cáo hoạt động của doanh nghiệp dựa trên những tiêu chuẩn, quy trình và mong đợi này.

Cơng tác báo cáo của cán bộ phụ trách là vô cùng quan trọng. Một trong những cách chính yếu để chủ sở hữu và nhà quản lý thể hiện hỗ trợ của mình đối với chương trình đạo đức kinh doanh là họ phải đòi hỏi cung cấp báo cáo thường xuyên về hoạt động của chương trình. Khả năng tiếp cận của cán bộ phụ trách đối với Hội đồng quản trị và CEO có một số chức năng: (1) tạo cơ hội lớn hơn để hành vi kinh doanh có đạo đức nhận được sự chú ý cần thiết; (2) tăng cường quyền hạn và sự tín nhiệm của cán bộ phụ trách và (3) cung cấp các nguồn lực cho những người ra quyết định cấp cao để hướng dẫn và hỗ trợ trong việc giải quyết những vấn đề khó khăn này.

Chuyên viên đạo đức kinh doanh là cán bộ chịu trách nhiệm về các hoạt động hàng ngày của chương trình đạo đức kinh doanh. Tùy vào từng hoàn cảnh cụ thể, doanh nghiệp có thể quyết định số lượng chuyên viên phù hợp. Những chuyên viên này có thể là nhân viên tại trụ sở chính và/hoặc tại các chi nhánh của doanh nghiệp; họ nên là những nhân viên có kinh nghiệm lâu năm trong doanh nghiệp; có các mối quan hệ công việc và cá nhân cho phép họ thấu hiểu và liên kết tốt với cả doanh nghiệp và nhân viên khi có vấn đề phát sinh. Trên thực tế, nhân viên các bộ phận như kinh doanh, tài chính, kiểm toán nội bộ và nhân sự hay được phân công nhiệm vụ

157 này. Richard P. Kusserow và Andrew H. Joseph đã xác định 12 nhiệm vụ sau của một chuyên viên đạo đức kinh doanh:

1. Điều phối cơng tác xây dựng và thực thi chương trình đạo đức kinh doanh 2. Thiết lập và làm chủ tịch hội đồng đạo đức kinh doanh bao gồm đại diện tất

cả các cấp của doanh nghiệp.

3. Phát triển và duy trì các tiêu chuẩn hành vi và các quy trình, cũng như những chính sách liên quan để hướng dẫn nhân viên, nuôi dưỡng những mong đợi hợp lý của các bên liên quan.

4. Thiết lập các kênh báo cáo nội bộ, bao gồm nhưng không giới hạn một đường dây liên lạc mà các nhân viên có thể sử dụng mà khơng sợ bị trù dập để tìm kiếm lời khuyên và trình bày những quan ngại của mình.

5. Thiết lập hay điều phối việc kiểm soát theo dõi để đảm bảo các quy trình được thiết lập và tuân thủ một cách đúng đắn.

6. Thực hiện hay điều phối các chương trình truyền thơng và đào tạo trong toàn doanh nghiệp để đảm bảo rằng tất cả các nhân viên hay các bên liên quan khác được đào tạo về các tiêu chuẩn, quy trình và những mong đợi hợp lý của các bên liên quan.

7. Điều phối và/hoặc truy vấn, điều tra để đảm bảo các báo cáo và cam kết được tuân thủ một cách nghiêm túc.

8. Trao quyền thực hiện truy vấn và điều tra phù hợp (ví dụ như pháp lý, nhân sự, kiểm toán nội bộ) trong trường hợp cần thiết.

9. Theo dõi và đánh giá chương trình đạo đức kinh doanh để điều chỉnh định kỳ khi cần thiết.

10. Duy trì cung cấp kiến thức thực tế về các vấn đề liên quan, luật pháp, quy chế và các tiêu chuẩn mới về đạo đức, tuân thủ và trách nhiệm thông qua tạp chí định kỳ, hội thảo, các chương trình đào tạo, tiếp xúc giữa những người cùng vị trí, trong đó có thành viên các hiệp hội chuyên môn.

11. Phản ứng một cách thích đáng khi phát hiện trường hợp vi phạm những tiêu chuẩn này, trong đó có việc báo cáo trực tiếp cho Hội đồng quản trị hay cho một cơ quan bên ngoài nếu có hiện tượng vi phạm pháp luật hay quy chế. 12. Báo cáo hàng quý cho ủy ban thích hợp của Hội đồng quản trị về tình hình

của chương trình đạo đức kinh doanh, báo cáo cho CEO hoặc cho ủy ban thích hợp của Hội đồng quản trị khi cần thiết, và báo cáo cho các bên liên quan hàng năm.

Về cơ bản Hội đồng Đạo đức kinh doanh là một cố vấn về hoạch định chính sách, giải quyết các vấn đề và theo dõi chương trình đạo đức kinh doanh. Trong những doanh nghiệp lớn hơn, hội đồng này thường bao gồm đại diện của Ban giám đốc điều hành, trong đó có tài chính, cố vấn chung, nhân sự, kiểm toán nội bộ, kiểm soát chất lượng và quan hệ công chúng. Hội đồng này thường do cán bộ phụ trách hay chuyên

158 viên đạo đức kinh doanh làm chủ tịch. Tất cả các cấp của doanh nghiệp đều nên có đại diện để những khuyến nghị của hội đồng phản ánh đầy đủ ý kiến của toàn bộ doanh nghiệp. Sự tham gia của nhiều cấp cũng có thể đóng góp vào khả năng chấp nhận cao hơn của nhân viên đối với chương trình và thơng điệp của chương trình. Hội đồng đạo đức kinh doanh nên gặp gỡ định kỳ, có thể là hàng tháng hoặc hàng quý. Hội đồng nêu lên những vấn đề cần quan tâm trong doanh nghiệp, xem xét đánh giá cách bố trí những yêu cầu đối với đường dây trợ giúp để đưa ra những lời khuyên hay trình bày những quan ngại, duyệt trước các tài liệu đào tạo và khuyến nghị những thay đổi chính sách hay điều chỉnh chương trình. Hội đồng sẽ họp theo yêu cầu khi có những vấn đề cấp bách cần giải quyết như vấn đề về hành vi không dự kiến trước được hay việc vi phạm cần báo cáo với cơ quan nhà nước. Những doanh nghiệp trong các ngành nghề đòi hỏi chuyên môn sâu như y tế, dược phẩm… có thể thành lập thêm

Hội đồng Đạo đức chuyên môn để giải quyết những vấn đề chuyên môn cụ thể phát

sinh.

5.2.3 Chương trình truyền thơng

Truyền thơng trong một doanh nghiệp không phải là từ trên xuống mà trái lại, nó tuôn chảy theo tất cả các hướng. Cách truyền thơng các thành phần của một chương trình đạo đức kinh doanh là một phần khơng thể thiếu của chương trình. Đối với đa số các bên liên quan khác, cách các chủ sở hữu và các nhà quản lý truyền thông về giá trị mà họ đặt vào chương trình thơng qua những lựa chọn của họ, những lời họ nói, những điều họ làm hoặc không làm sẽ quyết định ý nghĩa của chương trình.

5.2.3.1 Xây dựng chương trình truyền thơng

Chủ sở hữu và lãnh đạo doanh nghiệp cần phải xuất phát từ một chương trình truyền thơng có khả năng cung cấp một thông điệp rõ ràng và nhất quán về khái niệm và ý nghĩa của doanh nghiệp có trách nhiệm. Chương trình này phải được chuyển tải đến toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp và phải vươn xa hơn thế nữa để đến với tất cả các bên liên quan khác khi thích hợp. Truyền thông chính thức là khía cạnh rõ ràng nhất: tuyên bố của chương trình, bản tin của cơng ty, giới thiệu nhân viên mới, chương trình đào tạo, tờ rơi, áp phích, báo cáo thường niên và báo cáo về trách nhiệm xã hội, các bài diễn văn và các cuộc họp... Truyền thông không chính thức có thể dưới hình thức các nhà quản lý giải thích cách họ đi đến một quyết định, các nhân viên có kinh nghiệm nói với những người mới làm “về cách mọi thứ ở đây thực sự hoạt động như thế nào”, tất cả các kiểu tin đồn và chuyện phiếm nhân viên trao đổi với nhau... Các nhà lãnh đạo phải cẩn thận đối với cả hai hình thức truyền thơng. Nếu truyền thơng chính thức kể một câu chuyện còn truyền thông không chính thức lại kể một câu chuyện khác thì các bên liên quan sẽ trở nên hoang mang, bực bội và nghi ngờ. Khi lên kế hoạch cho chương trình truyền thơng, lãnh đạo doanh nghiệp cần xác định các bên liên quan và ưu tiên hóa những nỗ lực truyền thông đối với các bên này. Họ phải cân nhắc cách tốt nhất để thông tin đến được với các bên liên quan cụ thể. Với mọi

159 khía cạnh khác của một chương trình đạo đức kinh doanh, chương trình truyền thơng phải thể hiện hiểu biết chính xác về bối cảnh liên quan và văn hóa tổ chức. Chương trình truyền thơng cũng phải giải quyết cách thu thập ý kiến phản hồi và đáp lại những ý kiến phản hồi của nhân viên và các bên liên quan khác. Ý kiến phản hồi giúp cho doanh nghiệp theo dõi xem các tiêu chuẩn và quy trình của doanh nghiệp có được biết đến và tuân theo hay không - và mong đợi hợp lý của các bên liên quan có được đáp ứng hay không.

5.2.3.2 Xác định đối tượng truyền thông

Đối với doanh nghiệp có trách nhiệm, đối tượng truyền thông bao gồm tất cả các bên liên quan. Các bên này và lợi ích của họ được xác định thơng qua quá trình rà soát bối cảnh liên quan và văn hóa tổ chức. Thơng qua những quá trình này, các nhà lãnh đạo mới hiểu rõ doanh nghiệp cần phải làm gì để chương trình đạo đức kinh doanh của doanh nghiệp được hiệu quả. Các bên liên quan, dù là bên ngoài hay bên trong doanh nghiệp thường nhìn nhận tiêu chuẩn, quy trình và kỳ vọng của doanh nghiệp từ những góc độ rất khác nhau. Khi truyền thơng với các bên liên quan thì phải điều chỉnh để hướng dẫn hành vi của họ hay nuôi dưỡng những mong đợi hợp lý cho phù hợp. Các bên liên quan trong doanh nghiệp có thể được phân loại dựa trên mối quan tâm của họ đối với đạo đức.

Một số nhân viên là những người nhiệt tình về đạo đức. Những nhân viên này có quan điểm về trách nhiệm của doanh nghiệp đủ mạnh mẽ để ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn cơ quan làm việc của họ.

Những người khác là những người có cam kết đạo đức. Các nhân viên này nói chung đã áp dụng những tiêu chuẩn, quy trình và kỳ vọng của doanh nghiệp nhưng vẫn cần được hỗ trợ. Họ cần được đảm bảo rằng lựa chọn và hành động của họ sẽ đáp ứng được mong đợi của doanh nghiệp. Họ cũng cần biết rằng nếu họ tuân theo các tiêu chuẩn và quy trình của doanh nghiệp, họ vẫn có thể thành công. Ví dụ như đa số các nhân viên đều nhẹ nhõm khi biết rằng hối lộ và các hành vi tham nhũng khác bị cấm trong doanh nghiệp, nhưng họ sẽ lo âu khi thấy lãnh đạo lờ đi khi các nhân viên khác tiếp tục hối lộ đại lý mua hàng để đạt chỉ tiêu hay để được thưởng. Những nhân viên khác không nhận thức được đạo đức. Những nhân viên này không nhận thức được – hoặc chưa nắm được những tiêu chuẩn, quy trình và kỳ vọng này và cần được giáo dục về tiêu chuẩn, quy trình và kỳ vọng, về vai trò và trách nhiệm của cá nhân và nhân viên và về cơ sở hạ tầng đạo đức kinh doanh được thiết lập để đảm bảo các tiêu chuẩn, quy trình và kỳ vọng đó được tôn trọng.

Ngoài ra còn có những nhân viên khác thách thức đạo đức. Họ lặng lẽ chối bỏ những tiêu chuẩn và quy trình của doanh nghiệp vì chúng làm cho cách làm việc sinh lợi như cũ của họ khó khăn hơn. Những người này cần phải được tư vấn rằng (a) doanh nghiệp đã quyết tâm thực hiện các tiêu chuẩn, quy trình và kỳ vọng và (b) sẽ khơng chấp nhận tình trạng đi chệch khỏi những điều này. Thường những người này

160 sẽ tự đặt mình ra khỏi doanh nghiệp khi họ thấy rằng lãnh đạo doanh nghiệp sẽ thực sự thực hiện các cam kết trong chương trình.

Cũng có thể phân loại tương tự như vậy với các bên liên quan bên ngoài. Thông điệp của doanh nghiệp cần phải tạo ra tiếng vang với các bên liên quan bên ngoài nhất định, có thể coi những người này như đồng minh tiềm năng. Ví dụ như một số nhóm vận động liên quan sẽ hợp tác với một doanh nghiệp để giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn tác động của các hoạt động của nó đối với những người khác nếu các nhóm này tin rằng doanh nghiệp quan tâm đến việc tìm ra giải pháp thỏa mãn chung. Những bên có lợi ích liên quan khác có ý định tốt nhưng không thân thiện với doanh nghiệp vì họ khơng hiểu được mục đích của doanh nghiệp hoặc những thách thức mà doanh nghiệp phải đối mặt. Cuối cùng, có một số bên liên quan bên ngoài chống đối hoạt động kinh doanh cụ thể của một doanh nghiệp cụ thể. Ví dụ như ở các quốc gia Hồi giáo, sản xuất các sản phẩm thịt lợn hay rượu là không chấp nhận được. Một số nhóm liên quan khác sẽ không bao giờ công nhận những công ty sản xuất thuốc lá hay những nhà thầu vũ khí phòng thủ là những doanh nghiệp có trách nhiệm. Để một doanh nghiệp khuyến khích sự tham gia của các bên liên quan như vậy thì chương trình truyền thơng hiệu quả phải cơng nhận những mối quan ngại của họ càng trực tiếp càng tốt mà không phải hy sinh những niềm tin cốt lõi. Ví dụ như báo cáo trách nhiệm xã hội của công ty thuốc lá British American Tobacco mô tả các hoạt động xã hội và mơi trường của mình, đồng thời cơng nhận rằng một số người sẽ không bao giờ coi một công ty thuốc lá là mang tính trách nhiệm.

5.2.3.3 Đánh giá nhu cầu truyền thơng

Trước khi thiết kế một chương trình truyền thơng, các lãnh đạo phải tiến hành phân tích nhu cầu để xác định các bên liên quan cần biết gì. Nói chung, chắc chắn là phải truyền thơng về tiêu chuẩn, quy trình và kỳ vọng của doanh nghiệp cho nhân viên. Ít có khả năng là đa số nhân viên hay nhiều bên liên quan sẽ đọc các tài liệu về chương trình đạo đức kinh doanh từ trang đầu đến trang cuối. Ngay cả nếu một số