- Về chuyên môn, nghiệp vụ thống kê:
4. Lư uý trước khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử
dụng hóa đơn điện tử
Mặc dù thời gian bắt buộc doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử khơng cịn nhiều, nhưng khơng phải vì thế mà doanh nghiệp có thể “nhắm mắt chọn đại” một đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử nào đó có báo giá rẻ hay có quảng cáo thu hút, bắt tai.
Bởi lẽ, trên thị trường hóa đơn điện tử đang có rất nhiều đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử khơng uy tín mọc lên “như nấm” và đánh lừa người sử dụng phần mềm vừa khó dùng, chi phí lại khơng hề rẻ. Vì vậy, để lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất, doanh nghiệp cần:
a. Xác định doanh nghiệp mình thuộc đối tượng nào
Căn cứ Nghị định 119/2018/NĐ-CP của chính phủ được ban hành ngày 12/09/2018, quy định rõ các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, cụ thể:
- Doanh nghiệp có rủi ro về thuế phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (danh sách được tổng cục thuế công bố vào ngày 15 hàng tháng).
- Doanh nghiệp có hành vi vi phạm về sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, trốn thuế, gian lận thuế phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực.
- Doanh nghiệp mới thành lập có thơng báo của cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực.
- Những doanh nghiệp khơng nằm trong 3 đối tượng trên, hoạt động trong tất cả các
lĩnh vực về xăng dầu, vận tải, đường bộ… sử dụng hóa đơn điện tử thơng thường.
Theo đó, các doanh nghiệp phải nắm rõ mình thuộc đối tượng nào để đăng ký triển khai đúng theo quy định tránh trường hợp rủi ro trong việc sử dụng nhầm loại hình hóa đơn điện tử.
b. Xác định nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp
Sau khi xác định được doanh nghiệp thuộc nhóm đối tượng dùng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử, bước tiếp theo bạn cần nắm được nhu cầu cụ thể doanh nghiệp là gì. Nắm chắc quy mơ, số lượng phát hành hóa đơn mỗi năm để có thể lựa chọn đúng gói hóa đơn đăng ký tránh lãng phí tài nguyên.
Tiếp đó, nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh đặc thù có địi hỏi cao về khả năng kết nối, tích hợp với giữa hóa đơn điện tử với các phần mềm đang sẵn có, hay có sự địi hỏi về nghiệp vụ- tính năng nâng cao trong khởi tạo, in hóa đơn hàng loạt, quản lý doanh thu, lập báo cáo… thì cần tìm hiểu kỹ phần mềm của đơn vị cung cấp đó có khả năng đáp ứng được khơng.
Ngồi ra, việc nắm rõ các thơng tin về hóa đơn điện tử nói riêng, các thay đổi về chế độ kế tốn nói chung là điều hết sức quan trọng đối với kế toán trong việc thực hiện đúng bước đi của Chính phủ, không gặp phải các rào cản hoặc tổn thất về pháp lý nào.
c. Lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp.
Số 19 - Tháng 5/2021
149.
Nắm được nhu cầu sử dụng hiện tại của doanh nghiệp chưa đủ để bạn có một bước chuyển đổi tốt mà điều cần là phải lựa chọn được một đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử tin cậy, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp.
Việc lựa chọn được một đơn vị cung cấp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp chuyển đổi được thuận lợi, đặc biệt trong q trình sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được hỗ trợ một cách tốt nhất. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần có những đánh giá, cân nhắc thật kỹ lưỡng về năng lực triển khai, tính năng của đơn vị cung cấp trước khi đưa ra quyết định.
III. KẾT LUẬN
Với lợi ích của hóa đơn điện tử là dễ thấy và được nhắc đến nhiều trong một vài năm trở lại đây như: tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp, giảm thiểu tình trạng giả mạo
hóa đơn, thuận lợi cho cơng tác quản lý, gia tăng lợi ích với cho khách hàng, từ đó gia tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Thì bên cạnh đó, rào cản lớn nhất của doanh nghiệp chính là tư duy cũ và tâm lý ngại thay đổi. Tuy nhiên, nếu muốn tồn tại, doanh nghiệp không thể giữ cách thức cũ, bởi việc thay thế hồn tồn hóa đơn giấy chỉ là vấn đề thời gian. Thế nhưng, nếu chọn đúng nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì doanh ng- hiệp sẽ khơng cịn phải lo lắng khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
TÀI LIỆU THAM KHẢO