- INGRID BENGIS, nhà văn Mỹ
CHƯƠNG 4 NHỮNG CÂU HỎI CỤ THỂ HƠN DÀNH CHO CÁC NHÂN VIÊN TRONG CƠNG TY
DÀNH CHO CÁC NHÂN VIÊN TRONG CƠNG TY
TRƯỚC KHI ANH bắt đầu tiếp tục đặt ra các câu hỏi, hãy ghi nhớ một số điểm sau: i) Đặt câu hỏi là một việc làm mất nhiều thời gian; ii) Đặt câu hỏi cĩ nghĩa là anh cần phải lắng nghe câu trả lời; iii) Đặt những kiểu câu hỏi như thế sẽ làm phiền một số người. Việc hiểu rõ từng điểm này sẽ giúp anh hình thành chiến lược phỏng vấn của mình, vì vậy chúng ta hãy cùng xem xét từng điểm một.
Đặt câu hỏi là một việc làm mất nhiều thời gian.
Hãy nghiêm túc khi nghĩ tới điều này. Anh khơng thể đặt ra những câu hỏi quan trọng và thăm dị ý kiến mọi người mà khơng để họ cĩ thời gian cần thiết để trả lời những câu hỏi đĩ. Khi gặp một câu hỏi hay, thực tế phần lớn mọi người đều phải suy nghĩ một lúc, định hình câu trả lời của mình, nĩi ra và trơng chờ sự đáp lại của người đặt ra câu hỏi. Thơng thường, để đáp lại câu trả lời đĩ, người hỏi sẽ tiếp tục đặt ra một câu hỏi khác và quá trình phỏng vấn lại bắt đầu lại từ đầu. Quá trình này địi hỏi phải cĩ thời gian. Sẽ thật là khiếm nhã nếu anh đặt câu hỏi mà khơng hề dành thời gian để lắng nghe và tiếp thu câu trả lời. Anh cần hết sức ý tứ khi làm phiền ai đĩ bằng cách phỏng vấn họ, trong khi thực tế anh khơng biết rõ liệu họ cĩ thời gian để trả lời hay khơng. Nhiều người lãnh đạo khơng đặt ra các câu hỏi cho nhân viên của mình vì cơng việc này địi hỏi nhiều thời gian. Họ thường nĩi họ sẽ dành thời gian để đặt câu hỏi khi mọi việc đi vào chiều hướng ổn định. Nếu anh là một người lãnh đạo như vậy, người luơn mong chờ cho đến lúc mọi việc ổn định, thì anh sẽ phải chờ khá lâu đấy. Hãy sắp xếp thời gian để cĩ thể thường xuyên phỏng vấn nhân viên. Đĩ chính là cơng việc của người lãnh đạo.
Đặt câu hỏi cĩ nghĩa là anh sẽ phải lắng nghe câu trả lời.
Anh cịn nhớ câu chuyện về người đàn ơng muốn gửi giấy chứng nhận cho vợ của mình để chứng minh anh ta đã hồn thành khĩa học lắng nghe của tơi khơng? Anh cịn nhớ câu trả lời của tơi là gì khơng? Hiểu rõ về một quá trình lắng nghe hiệu quả khơng thực sự đảm bảo rằng anh sẽ vận dụng tốt những quy tắc của quá trình đĩ.
Anh đã bao giờ phải trị chuyện với một người khơng ngừng nhìn vào đồng hồ của anh ta trong khi anh đang nĩi hay chưa? Phần lớn chúng ta đều tận dụng khoảng thời gian lúc người khác đang nĩi để nghĩ cách đáp lại những gì họ nĩi (hoặc những gì mà chúng ta cho là họ đang nĩi bởi vì thực ra thì lúc đĩ chúng ta khơng thật sự lắng nghe họ). Đĩ khơng phải là lắng nghe. Quá trình đặt câu hỏi và lắng nghe câu trả lời bao gồm cả việc luơn theo sát từ đầu tới cuối câu trả lời cho dù nĩ ngắn gọn hoặc dài dịng đến thế nào.
Thật là tồi tệ nếu anh đặt ra một câu hỏi và sau đĩ chẳng buồn nghe người khác trả lời. Nếu chưa sẵn sàng tăng cường kỹ năng lắng nghe của mình thì tốt hơn hết là khơng nên đặt bất kỳ câu hỏi nào cả.
Việc đặt những câu hỏi như thế này sẽ làm phiền một số người.
Khơng phải ai cũng sẽ hứng thú trước thái độ quá nhiệt tình của anh khi đặt ra những câu hỏi vượt quá nội dung cơng việc mà họ thường cho là anh sẽ hỏi. Hãy dự kiến trước là anh sẽ phải thấy những ánh mắt khơng mấy tập trung, thái độ nước đơi hay lảng tránh cố ý của người trả lời. Hãy đừng để những thái độ như vậy ngăn cản việc đặt câu hỏi của anh. Mọi người thường nghi ngờ những người lãnh đạo nào bắt đầu đặt ra câu hỏi vì họ cảm thấy lúng túng trước phong cách mới này, hoặc vì họ lo ngại bị trả đũa khi trả lời thành thực một câu hỏi khĩ, hay đơn giản là vì họ vẫn cịn hồi nghi.
Hãy đừng để sự miễn cưỡng của người trả lời ảnh hưởng đến quyết tâm đặt những câu hỏi này của anh. Hãy nhấn mạnh lại những gì đã hỏi, giải thích lại ý định của anh và tiếp tục đặt câu hỏi cho họ.
Cũng đừng để mình rơi vào tình trạng khơng cịn câu hỏi nào để hỏi cũng như đừng hỏi họ quá dồn dập. Hãy lựa chọn câu hỏi cho đúng người đúng cảnh. Học cách đặt câu hỏi chính là một hình thức tư duy chiến lược. Và khoảng thời gian mà anh dành để suy nghĩ một cách chiến lược về những câu hỏi sẽ đặt ra cũng chính là quãng thời gian được sử dụng hiệu quả. Nhờ đĩ, câu trả lời anh nhận được sẽ cĩ giá trị cao hơn. Tơi cịn cĩ đơi lời khuyên khác dành cho anh đây. Nếu anh cảm thấy khĩ quyết định xem nên bắt đầu bằng câu hỏi nào để cĩ thể tìm hiểu sâu hơn về nhân viên, tại sao anh khơng thử đặt câu hỏi như thế này: Anh/chị nghĩ sao về một người lãnh đạo luơn đặt ra câu hỏi hay cho mọi người? Câu trả lời cho câu hỏi này cĩ thể mang lại cho anh một động cơ mới để đặt ra thêm nhiều câu hỏi khác.
Việc đặt câu hỏi đúng cũng địi hỏi nhiều kỹ năng như việc đưa ra câu trả lời đúng.
− ROBERT HALF, chuyên viên bộ phận nhân sự của Mỹ