- INGRID BENGIS, nhà văn Mỹ
23.Làm thế nào chúng ta cĩ thể truyền đạt quyết định quản lý hiệu quả hơn?
Tơi khơng thể nhớ chính xác mình đã nghe thấy câu hỏi này lần đầu tiên ở đâu, nhưng tơi vẫn cịn nhớ tình huống đĩ xảy ra như thế nào. Nhĩm chúng tơi đang ngồi quanh một chiếc bàn. Biểu đồ được treo kín trên tường, bút nhớ và giấy ghi chép bày bừa trên bàn. Cơng việc của chúng tơi tiến triển tốt đẹp cho đến khi bàn tới mục cuối cùng của chương trình họp. Nhiệm vụ của chúng tơi lúc này là phải thống nhất áp dụng cách thức thơng báo một quyết định mới được đưa ra. Cuộc thảo luận dường như rơi vào bế tắc. Cĩ ai đĩ hít sâu một hơi thật dài, nhìn mọi người trong cuộc họp và nĩi: “Khơng lẽ chúng ta cho rằng mình cĩ thể nghĩ ra một kế hoạch truyền đạt thơng tin hiệu quả khi mà chúng ta vẫn chưa thật sự biết rõ quyết định đĩ đã được đưa ra trên cơ sở nào hay sao?”.
Một câu hỏi rất hay! Đĩ chính là điều chúng tơi đang làm: nĩi tới một vấn đề mà bản thân chúng tơi khơng cĩ một thơng tin thực sự hay một ý tưởng rõ ràng nào về nĩ. Lúc đĩ, chính người táo bạo đặt ra câu hỏi này đã đưa chúng tơi đi đúng hướng. Chúng tơi đã hỗn cuộc họp lại và bắt đầu tìm hiểu vấn đề này. Ta khơng thể thảo luận về một quyết định nào đĩ một khi vẫn chưa hiểu rõ về nĩ. Việc đặt câu hỏi Làm thế nào chúng ta cĩ thể truyền đạt các quyết định quản lý hữu hiệu
hơn? cĩ thể giúp chúng ta tránh mất thêm cơng sức vào một việc gì đĩ mà chúng ta chưa thực sự hiểu rõ.
Tuy nhiên, để truyền đạt thơng tin một cách hiệu quả thì nếu chỉ mong muốn tìm hiểu bối cảnh một quyết định quản lý được đưa ra như thế nào vẫn là chưa đủ. Anh cịn phải tìm hiểu xem loại hình phương tiện thơng tin nào sẽ truyền đạt thơng điệp đĩ hiệu quả nhất. Việc truyền đạt thơng tin theo một phương pháp cố định, khơng bao giờ thay đổi thường là sai lầm. Xét về một khía cạnh nào đĩ, nếu thơng tin luơn luơn được truyền đạt vào cùng một thời điểm, theo cùng một cách thì việc truyền đạt đĩ khơng bao giờ liên tục đáp ứng được nhu cầu thơng tin của mọi người.
Việc đặt câu hỏi này sẽ giúp anh xác định được chiến lược truyền đạt thơng tin hiệu quả. Hỏi đi hỏi lại câu hỏi này nhiều lần và theo dõi liên tục những câu trả lời đã cĩ thay đổi sẽ giúp anh (và nhiều người khác nữa trong cùng cơng ty) định hình được các chiến lược truyền đạt thơng tin thực sự hiệu quả. Anh hãy nhớ rằng khách hàng sẽ căn cứ vào mối quan hệ của một tổ chức với nhân viên của mình để đánh giá tổ chức đĩ. Nếu tất cả các thành viên của tổ chức - từ nhân viên cấp thấp cho tới cán bộ cấp cao - đều biết và hiểu rõ về những gì đang diễn ra trong nội bộ tổ chức thì chẳng phải điều đĩ rất gây ấn tượng với khách hàng hay sao?
Đồng thời, chẳng cĩ lý do gì cĩ thể biện hộ cho tình trạng giao tiếp tồi trong nội bộ cơng ty anh. Trong thời đại cơng nghệ thơng tin phát triển nhanh chĩng, thuận tiện với chi phí thấp như ngày nay, tơi dám chắc rằng, ở những cơng ty mà người lãnh đạo khơng giao tiếp tốt với các nhân viên của mình, khi họ càng cĩ doanh thu cao hơn doanh thu bình quân của ngành, thì đạo đức nghề nghiệp càng kém hơn mức đạo đức trung bình của các cơng ty và các tổ chức khác trong cùng ngành; và họ cũng sẽ phải nhận càng nhiều lời phàn nàn từ phía khách hàng.
Cĩ lẽ đây là lúc thích hợp để anh đánh giá xem cơng ty mình đã áp dụng cơng nghệ truyền đạt thơng tin như thế nào và để phát triển một số chiến lược mới nhằm truyền đạt những thơng điệp và quyết định quan trọng tới tồn bộ tổ chức một cách thơng suốt.