5. Những đóng góp mới của đề tài
1.5. HTTT quản lý và hỗ trợ đánh giá hoạt động của giảng viên
1.5.1. HTTT quản trị nhân lực trong tổ chức
Xu hướng quản trị nhân lực sử dụng công nghệ trên nền web (web-based technology) hay quản trị nhân lực điện tử (electronic HRM) ngày càng phổ biến. Trong đó, theo
Gueutal (2003), hai mảng lưu chuyển thông tin nhân lực phát triển nhanh nhất là: - Chế độ tự phục vụ dành cho người lao động (employee self-service ESS): Những
ứng dụng này cho phép người lao động có khả năng tiếp cận và duy trì thơng tin quản
trị nhân lực cá nhân của họ thông qua mạng.
- Chế độ tự phục vụ dành cho người quản lý (managerial self-services MSS), cho phép người quản lý tiếp cận nhiều công cụ và thông tin quản trị nhân lực thông qua mạng, theo đó hầu hết nhiệm vụ liên quan đến quản trị nhân lực đều có thể thực hiện thơng
qua các ứng dụng MSS như trả lương, quản lý hoạt động, bố trí cơng việc…
Một thuật ngữ khác được dùng để mô tả những công cụ này là HTTT quản trị nhân lực (human resource information systems - HRIS), được Kavanagh và Thite (2008) định
nghĩa là “hệ thống được sử dụng để thu thập, lưu trữ, phân tích, xuất dữ liệu và phân
phối thông tin liên quan đến nguồn nhân lực của một tổ chức”.
Nhiều nghiên cứu đã chứng minh tính hiệu quả (về mặt tiết kiệm chi phí) của việc sử dụng ESS, MSS và HRIS (Connors, 2001; Hunter Group, 2001), những ưu thế về tốc độ và sự chính xác của những hệ thống như vậy (Kavanagh và Thite, 2008), và các
nhân tố ảnh hưởng đến việc chấp nhận và sử dụng công nghệ (Marler và đồng sự,
8ERP địi hỏi tích hợp mọi mảng hoạt động của trường (quản lý hồ sơ văn bản, quản lý nhân sự, quản lý đào tạo, quản lý sinh viên, quản lý tài chính), khơng nên xem xét một cách rời rạc. Tuy nhiên, với đặc thù của một trường đại học, để tiến tới phát triển ERP một cách toàn diện, việc nghiên cứu phát triển HTTT quản lý một đối tượng riêng biệt (giảng viên) và những hoạt động riêng biệt (giảng dạy và nghiên cứu khoa học) của giảng viên là rất có ý nghĩa. Trong tương lai, khi các cơ sở đào tạo thực sự theo hướng ERP, HTTT này có thể gộp trong tổng thể phát triển HTTT của cơ sở đào tạo.
2009; Venkatesh và Bala, 2008). Beckers và Bsat (2002) chỉ ra một số lý do để các doanh nghiệp sử dụng HRIS, trong đó có việc thu thập được dữ liệu một cách chính
xác và chuyển hóa chúng thành thơng tin và tri thức một cách nhanh chóng, góp phần nâng cao chất lượng của việc ra quyết định.
Theo Hàn Viết Thuận (2008), một HTTT quản trị nhân lực được xây dựng nhằm mục tiêu:
- Cung cấp cho lãnh đạo và cán bộ quản lý những thông tin tổng hợp về nguồn nhân lực của tổ chức
- Cung cấp các thơng tin chính xác để lập kế hoạch dài – trung – ngắn hạn về sử dụng nguồn nhân lực trong tổ chức
- Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bồi dưỡng đào tạo nguồn nhân lực
trong tổ chức
- Phản ánh tiềm năng của nguồn nhân lực (trình độ chun mơn nghiệp vụ, trình
độ ngoại ngữ...), là cơ sở đưa ra các quyết định về bổ nhiệm, sử dụng cán bộ,
nhằm hút hút mọi tiềm năng sáng tạo của đội ngũ lao động
- Cung cấp các báo cáo định kỳ/đột xuất về tình hình biến động của nguồn nhân lực trong tổ chức
- Cung cấp thông tin về trả lương, bảo hiểm xã hội, hưu trí... của các thành viên trong tổ chức
Đặc trưng của hệ thống quản trị nhân lực là phải lưu trữ và bảo quản một khối lượng
lớn hồ sơ, tài liệu, văn bản pháp quy... Các hoạt động xử lý thông tin thông dụng trong quản trị nhân lực là sắp xếp, tìm kiếm, in ấn danh sách nhân viên, tiến hành phân tích, dự đốn nhu cầu nhân lực... Việc xây dựng một cơ sở dữ liệu quản trị nhân lực thống nhất trên cơ sở tin học sẽ giúp cho các nhà quản lý thực hiện quá trình quản trị nhân lực một cách hiệu quả.
Trên thị trường phần mềm hiện nay có rất nhiều gói phần mềm quản lý nhân lực, ví dụ như Phần mềm quản lý nhân lực - tiền lương PERP – HrPr (PERP, 2012), Phần mềm quản lý nhân lực HS-HRM (Huesoft, 2012), Phần mềm quản lý nhân lực HRPRO7 (Công Ty Cổ Phần Giải Pháp Tinh Hoa, 2012), Phần mềm quản lý nhân lực MISA HRM. NET 2012 (Công ty Cổ phần MISA, 2012), Phần mềm Quản lý nhân lực và tiền lương VS-HRM (VISUN, 2012)… Nhìn chung, các phần mềm này đều đảm bảo các
tính năng như: quản lý q trình tuyển dụng nhân viên mới; quản lý hồ sơ, lý lịch nhân viên; theo dõi q trình cơng tác; quản lý và cập nhật thông tin về đào tạo; theo dõi
chấm cơng, tổng hợp ngày cơng; tính lương và thu nhập khác; xuất báo cáo phục vụ lãnh đạo…
Tuy vậy, rõ ràng là HTTT quản lý nhân lực trên thị trường nhằm vào các đối tượng lao
động như nhân viên hành chính, cơng nhân… Những mơ hình tin học hóa quản lý
nhân sự này chưa thể áp dụng vào một tổ chức như trường đại học do những đặc thù
của đối tượng lao động là giảng viên.