5. Những đóng góp mới của đề tài
1.5. HTTT quản lý và hỗ trợ đánh giá hoạt động của giảng viên
1.5.2. HTTT quản lý hỗ trợ đánh giá hoạt động của người lao động
1.5.2.1. Ưu điểm của HTTT quản lý hỗ trợ đánh giá hoạt động
Một HTTT quản lý hỗ trợ đánh giá hoạt động của người lao động (performace
appraisal) có thể là một cơng cụ MSS mà chỉ người quản lý có quyền truy cập, hoặc có thể là sự kết hợp của MSS và ESS mà người lao động cũng có quyền tiếp cận và cung cấp thông tin cho hệ thống. Hệ thống này không đơn thuần là việc đưa hình thức đánh giá qua trả lời phiếu điều tra lên mạng, bởi lẽ hệ thống cịn tích hợp với các cơ sở dữ liệu về người lao động như mô tả công việc, thời gian, vị trí cơng tác… qua đó cho
phép người quản lý sử dụng những thông tin này vào việc đánh giá (PeopleAdmin,
2006). Bên cạnh đó, hệ thống có chức năng lưu trữ thơng tin đánh giá trong quá khứ và so sánh dữ liệu các lần đánh giá để phục vụ mục đích quản trị nhân lực.
a. Ưu điểm cơ bản và trước hết của hệ thống này là khả năng tiếp cận dữ liệu mọi lúc mọi nơi (nếu hệ thống được kết nối Internet), với tất cả các bên có liên quan đến việc đánh giá và sử dụng kết quả đánh giá (Krauss và Snyder, 2009), cũng như khả năng dễ
dàng và nhanh chóng có được các báo cáo phân tích chính xác về tình hình nhân lực (Kavanagh và Thite, 2008). Một mặt, những hệ thống như vậy cho phép nhà quản lý
đánh giá người lao động kịp thời và dễ dàng kiểm tra xu hướng kết quả đánh giá theo
thời gian. Mặt khác, khi việc đánh giá được thực hiện nhanh nhạy và chính xác qua
một HTTT, người được đánh giá nhận được những thơng tin có giá trị một cách rõ
ràng và nhanh chóng từ kết quả đánh giá (như việc liệu bản thân đã đáp ứng các tiêu chuẩn nghề nghiệp chưa, cách thực hiện công việc tốt hơn, cách phát triển các kỹ năng nghề nghiệp...). Những thông tin này luôn được lưu trữ trên mạng, khiến người được đánh giá ln có thể nhắc nhở bản thân về những việc cần làm để duy trì hoặc phát
triển nghề nghiệp. Rõ ràng người được đánh giá có xu hướng ủng hộ cách thức đánh
giá qua một HTTT trên nền web hơn là cách thức truyền thống (Payne và đồng sự,
2009). Bên cạnh đó, thơng qua những tài khoản cấp cho từng cá nhân tham gia quá
trình đánh giá, hệ thống cũng cho phép theo dõi thời gian truy cập của từng tài khoản, khiến việc tham gia đánh giá trở nên minh bạch hơn. Một khía cạnh khơng thể khơng nhắc tới là một HTTT hỗ trợ đánh giá chuẩn mực chỉ cho phép một số đối tượng có
quyền truy cập các tài liệu mang tính cá nhân và cần bảo mật. Một số nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, hệ thống đánh giá trên mạng khiến các cá nhân tham gia đánh giá có cảm
giác riêng tư hoặc tự chủ hơn, qua đó có nhận thức rằng hệ thống an tồn hơn so với hình thức đánh giá truyền thống trên giấy và lưu trữ hồ sơ trong tủ (Payne và đồng sự, 2009). Cuối cùng, HTTT hỗ trợ đánh giá cho phép việc xuất các báo cáo thống kê để sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau của người quản lý như khen thưởng, nâng bậc, bố trí cơng việc... theo đó có thể giúp nhà quản lý nâng cao mức độ sử dụng kết quả đánh giá.
b. Ngồi ra, một lợi ích khác của HTTT hỗ trợ đánh giá hoạt động là là giảm chi phí đáng kể cho các tổ chức so với kiểu đánh giá truyền thống. Cách đây gần 20 năm,
Coates (1996) đã khẳng định, triển khai các hệ thống “không giấy” (paperless system)
đỡ tốn kém về chi phí và thời gian hơn nhiều so với việc thu phát, nhập liệu thủ công
hoặc quét phiếu trên máy, đặc biệt là khi hệ thống đánh giá qua mạng có thể điều
chỉnh và tùy biến (về thang điểm, trọng số, các hình thức thu thập thơng tin…) một
cách dễ dàng để đáp ứng nhu cầu riêng biệt của tổ chức.
1.5.2.2. Điều kiện sử dụng HTTT quản lý hỗ trợ đánh giá hoạt động
Theo nghiên cứu của Payne và đồng sự (2009), để việc một HTTT hỗ trợ đánh giá đi vào hoạt động và phát huy được những ưu điểm so với cách đánh giá truyền thống, thì một tổ chức cần tìm cách vượt qua những mối quan ngại trong việc chuyển đổi hệ
thống đánh giá. Ví dụ, tổ chức cần đảm bảo rằng mọi người sử dụng hệ thống phải được đào tạo kỹ càng về cách cung cấp thông tin phản hồi và đánh giá qua hệ thống, để họ cảm thấy thoải mái trong việc sử dụng hệ thống. Việc chấp nhận ứng dụng công
nghệ trong đánh giá chịu ảnh hưởng lớn từ thái độ của người lao động về công nghệ và chuẩn mực xã hội của tổ chức (Marler và đồng sự, 2009). Về việc này, Payne và đồng sự (2009) lập luận rằng, có một đường cong học hỏi (learning curve) đối với những
người ứng dụng HRIS. Do vậy, khi người ta trở nên quen thuộc với công nghệ thì
những phản ứng tiêu cực ban đầu có thể biến mất, đặc biệt là khi bản thân hệ thống
cũng được phát triển theo thời gian để hỗ trợ ngày càng tích cực hơn cho quá trình đánh giá.
Bên cạnh đó, khi thiết kế và điều chỉnh hệ thống đánh giá, chúng ta luôn phải coi trọng nội dung đánh giá, bởi như Krauss và Snyder (2009) đã khẳng định “nội dung là thống soái”.9 Một HTTT đánh giá có thể giúp tiến trình sn sẻ, hỗ trợ người sử dụng và
khuyến khích các bên tham gia vào q trình đánh giá, nhưng nó sẽ trở nên vơ nghĩa
nếu nội dung đánh giá không phù hợp (với kỳ vọng của người được đánh giá và mục
tiêu của tổ chức), hoặc không được tiến hành một cách công bằng, minh bạch.
Ngoài ra, yếu tố bảo mật thông tin đánh giá và sử dụng kết quả đánh giá cần được đặc biệt lưu tâm. Coates (1996) lập luận rằng người đánh giá chỉ đưa ra những phản hồi
trung thực nếu họ biết việc này là an tồn - thơng tin được ẩn danh. Người đánh giá
cũng quan tâm đến việc kết quả đánh giá được sử dụng vào việc gì. Những chính sách tích cực hay tiêu cực do nhà quản lý đưa ra có thể làm thay đổi hành vi đánh giá. Bởi vậy, khi tiến hành một HTTT hỗ trợ đánh giá, tổ chức cần chú ý tới các quy trình bảo mật thông tin, đồng thời đảm bảo rằng thông tin phản hồi chỉ mang đến lợi ích cho
những người tham gia. Đặc biệt, theo Coates (1996), HTTT hỗ trợ đánh giá dựa trên
phản hồi 360 độ “là một cơng cụ phân tích, với mục tiêu nhận biết các điểm mạnh cần phát huy và điểm yếu cần khắc phục”. Do vậy, nếu một tổ chức áp dụng hệ thống này phát huy và điểm yếu cần khắc phục”. Do vậy, nếu một tổ chức áp dụng hệ thống này mà khơng phân tích kết quả đánh giá và lập nên các kế hoạch phát triển, đào tạo và
tăng cường nguồn lực, thì thời gian, chi phí dành cho hệ thống sẽ trở nên lãng phí, và cuối cùng những người tham gia cũng sẽ không ủng hộ hệ thống.