- Thông tin thu thập từ
= Tổng doanh thu thuần
2.3.1.6. Các công cụ hỗ trợ công tác thanh tra, kiểm tra
Để đưa ra được các kết luận có chất lượng, cán bộ thanh tra cần tiếp cận với các quy trình, chính sách và công cụ trợ giúp. Rõ ràng, các sản phẩm này có sự khác biệt đáng kể do các cách thức quản lý khác nhau. Tuy nhiên, cần thiết phải xác định các điều kiện nhất định cần có để cho phép cán bộ thanh tra thực hiện công việc có hiệu quả.
Sổ tay nghiệp vụ thanh tra
Với công cụ này cán bộ thanh tra có thể đạt được sự thống nhất khi làm việc với DN, diễn giải luật chính xác và sử dụng đúng các quy trình nghiệp vụ. Công cụ này cũng hỗ trợ cán bộ thanh tra phân tích thông tin và phản ứng nhanh để thu thập thông tin từ các cơ quan ngoài ngành (như Chính phủ, cơ quan thanh tra, cơ quan khiếu nại...). Sổ tay nghiệp vụ được phát hành dưới dạng điện tử, để đảm bảo dễ dàng cho việc cập nhật và truy cập thông qua mạng nội bộ của CQT. Ngoài ra, các phiên bản được một số CQT công bố rộng rãi (đôi khi dưới dạng đã được biên tập lại) để đảm bảo minh bạch hoá các quy trình quản lý và các đào tạo, giáo dục mang tính chuẩn hoá của ngành Thuế. Các tài liệu này bao gồm các hướng dẫn về:
• Luật và văn bản hướng dẫn
• Chính sách quốc gia và chiến lược tuân thủ • Quản lý nghiệp vụ và quy trình
• Các kỹ năng theo dõi quản lý trường hợp/hồ sơ
Nhiều CQT xây dựng tài liệu hướng dẫn chính thức bằng cách ban hành các biểu đồ quy trình bước công việc để giải thích và đơn giản hoá một số các nghiệp vụ phức tạp. Các hướng dẫn này rất dễ dàng điều chỉnh để các bước được tiến hành nhanh hơn và trực tiếp hơn, ví dụ các nội dung/quan hệ có sự phù hợp với nhau như thế nào. Các sơ đồ cho phép xem lướt qua là có thể thấy được mỗi bộ phận cần làm gì, vào thời điểm nào trong quá trình thực hiện một quy trình. Việc tiến hành thanh tra cũng sẽ thuận lợi nếu cán bộ thanh tra có thể chuẩn bị kế hoạch thanh tra trong điều kiện nắm bắt được các thông tin về một số ngành đặc thù, nghiệp vụ kinh doanh của ngành nghề đó và có thể cả mức độ lợi nhuận và chi phí dự kiến mà nghiệp vụ kinh doanh mang lại tương ứng với quy mô nhất định và ở một vùng nhất định. Để đạt được điều này, rất nhiều CQT đã xây dựng hệ thống thông tin đặc tính ngành và/hoặc cung cấp dữ liệu về lợi nhuận bình quân ngành thu thập từ nhiều nguồn khác nhau.
Mức lợi nhuận bình quân ngành giúp cho cán bộ thuế xác định được mức trung bình của các nhóm hoạt động từ đó xác định được những DN có khác biệt
lớn. Cán bộ thanh tra qua đó đánh giá nguyên nhân của sự khác biệt, rà soát, phân tích, xác định rủi ro và lựa chọn đối tượng thanh tra, kiểm tra.
Các công cụ dựa trên công nghệ thông tin
Các công cụ dựa trên công nghệ thông tin rất đa dạng tuỳ thuộc các phương pháp thanh tra mà sử dụng các công cụ hỗ trợ phù hợp. Nhưng nhìn chung có thể phân thành 3 loại:
• Hỗ trợ cho việc lập kế hoạch thanh tra và quá trình thanh tra bao gồm cả việc truy cập trực tuyến vào các hướng dẫn trên mạng.
• Truy cập dữ liệu và công cụ để kiểm tra các hồ sơ và tờ khai trong quá trình thanh tra.
• Các công cụ sử dụng trực tiếp trên máy tính xách tay để đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ của cán bộ thanh tra trong từng lĩnh vực.
Ví dụ: Ở Úc, máy tính xách tay cá nhân cung cấp các công cụ cần thiết cho đội ngũ cán bộ thanh tra trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Cụ thể như sau: - Ứng dụng dữ liệu điện tử được cài đặt trên máy tính xách tay để cán bộ thanh tra có thể sử dụng kỹ thuật phân tích dữ liệu và các kỹ thuật thanh tra trên máy tính khác.
- Một công cụ tham chiếu di động được cài đặt vào máy tính xách tay để cán bộ thanh tra có thể truy cập các thông tin về nghiệp vụ, chính sách, quy trình khi không làm việc tại trụ sở CQT. Các thông tin được cập nhật thường xuyên nhằm mục đích hình thành một chương trình đồng bộ đã xác định sẵn.
- Cán bộ thanh tra có thể kết nối từ xa với hệ thống máy chủ của CQT Úc và các ứng dụng mạng thông qua việc sử dụng công nghệ kết nối. Kỹ thuật này cho phép cán bộ thanh tra xem xét về DN và các hồ sơ khác khi đang tiến hành thanh tra tại cơ sở. Các bảng tính điện tử, hệ thống quản lý hồ sơ và các công cụ tự động khác sử dụng trong các cuộc thanh tra đều được cài đặt vào máy tính xách tay.