2. Khoa học quản trị trong thời kỳ cơng nghiệp hĩa chia làm bốn nhĩm: 1 Ý tưởng quản trị trước thế kỷ 20 tại Châu Âu
2.2.2 Lý thuyết quản trị hành chính Henry Fayol (1841 – 1925):
Henry Fayol (1841 – 1925):
Qua tác phẩm "Quản trị tổng quát và quản trị cơng nghiệp - (Administration industrielle et génerale)" vào năm 1916 tại Pháp. Ơng được xem là người ra sáng lập khoa học quản trị hiện đại. Henry Fayol nhìn quản trị dưới gĩc độ tổng thể của một xí nghiệp cũng như xem xét hoạt động này từ trên xuống, tập trung vào bộ máy lãnh đạo cùng với các chức năng cơ bản của quản trị.
Theo Fayol, thành cơng của nhà quản trị khơng chỉ nhờ vào những phẩm chất mà cịn tùy thuộc các nguyên tắc chỉ đạo và những phương pháp sử dụng. Đối với nhà quản trị cấp cao phải cĩ khả năng bao quát; đối với cấp dưới cần cĩ khả năng chuyên mơn. Tư tưởng của Fayol phù hợp với hệ thống kinh doanh hiện đại. Từ đĩ vận dụng tư tưởng quản trị của ơng vào các tổ chức thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Với lý thuyết này cho thấy rõ những khái niệm quản trị, các chức năng cơ bản, cơ cấu tổ chức và nguyên tắc vận hành của bộ máy tổ chức. Fayol phân chia hoạt động của xí nghiệp thành sáu nhĩm cơng việc chính: Kỹ thuật (khai thác, chế tạo, chế biến); Thương mại (mua bán, trao đổi); Tài chính (huy động vốn, sử dụng vốn); An ninh (bảo vệ tài sản và nhân viên); Kế tốn (kiểm kê tài sản, theo dõi cơng nợ, hạch tốn giá thành, thống kê); Quản lý – điều hành (kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp, kiểm tra).
Fayol đề ra chức năng của quản trị gồm dự báo - lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp, kiểm tra. Từ đĩ, Fayol đưa ra trật tự thứ bậc trong hệ thống được thể hiện sự phân phối quyền lực và trách nhiệm với ranh giới rõ ràng:
• Cấp cao là Hội đồng quản trị và Giám đốc điều hành.
• Cấp trung là những người tham mưu và chỉ huy thực hiện từng cơng việc.
• Cấp cơ sở là những người chỉ huy tác nghiệp tại từng khâu.
Ơng đưa ra 14 nguyên tắc quản trị tổng quát là:
• Phân chia cơng việc: đảm bảo tính chuyên mơn hĩa là rất cần thiết. Qua đĩ giúp cơng việc được hồn thành nhanh chĩng và cĩ chất lượng cao.
• Thẩm quyền và trách nhiệm: cĩ quan hệ mật thiết với nhau. Quyền hạn phải gắn liền với trách nhiệm. Giao trách nhiệm mà khơng giao quyền dẫn đến cơng việc khơng hồn thành được. Cĩ quyền quyết định mà khơng chịu trách nhiệm sẽ dẫn đến tình trạng vơ trách nhiệm và hậu quả xấu.
• Kỷ luật: là sự tơn trọng những thỏa thuận đạt đến sự tuân lệnh, tính chuyên cần. Theo Fayol, kỷ luật địi hỏi những nhà quản trị cĩ năng lực ở mọi cấp, chất lượng và hiệu quả cao trong điều hành.
• Thống nhất chỉ huy: Nguyên tắc này quy định nhân viên chỉ nhận mệnh lệnh từ một thượng cấp duy nhất.
• Thống nhất điều khiển: một nhĩm hoạt động cĩ cùng một mục tiêu phải cĩ người đứng đầu và kế hoạch thống nhất. Nguyên tắc này cĩ liên quan đến các bộ phận cấu thành tổ chức hơn là đối với từng nhân viên như ở nguyên tắc trên.
giữa lợi ích cá nhân và lợi ích chung, nhà quản trị phải hĩa giải hợp lý.
• Thù lao: cách trả cơng phải cơng bằng, hợp lý và mang lại sự thỏa mãn tối đa giữa nhà quản trị và nhân viên.
• Tập trung và phân tán: Theo Fayol, mức độ quan hệ quyền hành giữa tập trung và phân tán. Chuẩn mực của mối quan hệ sẽ dẫn đến năng suất tồn bộ cao nhất.
• Hệ thống quyền hành (tuyến xích lãnh đạo): thể hiện từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất. Phải đảm bảo nguyên tắc, khơng được đi trật khỏi trật tự đã thống nhất. Sự vận dụng này cần linh hoạt và khơng cứng nhắc.
• Trật tự hay sắp xếp người và vật vào đúng chỗ cần thiết: vật dụng, người làm việc cần cĩ chỗ riêng để hoạt động. Đây là một nguyên tắc quan trọng trong sắp xếp, sử dụng người và dụng cụ, máy mĩc.
• Cơng bằng: trong cách đối xử với cấp dưới cũng cần thể hiện như lịng tử tế đối với họ.
• Ổn định nhiệm vụ: là nguyên tắc cần thiết trong quản trị. Qua đĩ đảm bảo sự hoạt động với mục tiêu rõ ràng và cĩ điều kiện để chuẩn bị chu đáo. Sự thay đổi khơng cần thiết và thiếu căn cứ sẽ tạo nên những nguy hiểm do thiếu ổn định kèm theo những lãng phí và phí tổn to lớn.
• Sáng kiến: là sự nghĩ ra những ý tưởng mới và thực hiện cơng việc một cách sáng tạo. Các nhà quản trị nên hy sinh lịng tự kiêu cá nhân để cho phép cấp dưới thực hiện sáng kiến của họ. Điều này rất cĩ lợi cho cơng việc chung của tổ chức.
• Tinh thần đồn kết: luơn tạo ra sức mạnh, thống nhất, nhất trí nhằm mang lại những hiệu quả to lớn.
Ơng nhấn mạnh tính linh hoạt khi vận dụng các nguyên tắc trên trong từng hồn cảnh cụ thể. Ảnh hưởng tư tưởng của Henry Fayol đến nay vẫn cịn áp dụng phổ biến ở nhiều tổ chức vĩ mơ lẫn vi mơ, khơng phân biệt loại hình, tính chất và mục tiêu.
Max Weber (1864 – 1920):
Ơng tập trung phát triển lý thuyết về tổ chức hợp lý nên cịn được gọi là "Hệ thống thư lại". Hệ thống này dựa trên quyền hành hợp pháp và thuần lý là nền tảng hoạt động của một tổ chức với các nội dung là:
• Quyền hành căn cứ trên chức vụ.
• Các chức vụ khác nhau tạo nên một hệ thống quyền hành.
• Giao chức vụ phải được quản trị bằng thể lệ và qui định.
Khái niệm quan liêu bàn giấy được định nghĩa là hệ thống chức vụ và trách nhiệm được xác định rõ ràng, hệ thống quyền hành cĩ tơn ti trật tự.
Đây là hình thức quản trị hữu hiệu nhất đối với các tổ chức với bốn nguyên tắc là:
• Mọi hoạt động của tổ chức đều căn cứ vào văn bản qui định trước.
• Chỉ cĩ những người cĩ chức vụ mới cĩ quyền quyết định.
• Chỉ cĩ những người cĩ năng lực mới được giao chức vụ .
• Mọi quyết định trong tổ chức phải mang tính khách quan .
Quản trị kiểu hệ thống thư lại dựa trên những nguyên tắc, hệ thống thứ bậc, sự phân cơng lao động rõ ràng, những thủ tục quy định trước. Những cơng trình nghiên cứu của ơng được phổ biến rộng rãi sau khi được dịch sang tiếng Anh vào năm 1947.
Ơng đã phát triển một tổ chức quan liêu bàn giấy dưới phương thức hợp lý tổ chức như một cơng ty phức tạp. Bảy đặc điểm điều hành của một tổ chức theo lý thuyết quản trị kiểu thư lại gồm: