- Khơng quan tâm đến nhu cầu tinh thần của con người.
2. Truyền thơng trong quản trị 1 Khái niệm về truyền thơng
2.1 Khái niệm về truyền thơng
• Truyền thơng là sự chia sẻ thơng tin giữa hai hoặc nhiều người hoặc nhiều nhĩm người để đạt được quan điểm chung về một vấn đề.
• Các khía cạnh của truyền thơng gồm sự nỗ lực của con người và các nhĩm người. Quá trình này chỉ xẩy ra khi quan niệm chung về một vấn đề đã đạt được.
2.2 Các mục tiêu của truyền thơng cĩ hiệu quả gồm gia tăng hiệu quả hoạt động, nâng cao chất lượng của hệ thống quản lý, thỏa mãn nhu cầu khách hàng và cải tiến liên tục. cao chất lượng của hệ thống quản lý, thỏa mãn nhu cầu khách hàng và cải tiến liên tục.
2.3Tầm quan trọng của truyền thơng giúp tiếp cận – học tập – áp dụng cơng nghệ mới và huấn luyện nhân viên. Cải tiến chất lượng hệ thống quản lý thơng qua truyền thơng về và huấn luyện nhân viên. Cải tiến chất lượng hệ thống quản lý thơng qua truyền thơng về ý nghĩa về chất lượng, tầm quan trọng của chất lượng, tiếp nhận thơng tin phản hồi đầy đủ và rõ ràng, tiếp nhận các giải pháp của nhân viên.
2.4 Các yếu tố trong quy trình truyền thơng gồm người gởi, mã hĩa, thơng điệp, kênh thơng tin, người nhận, giải mã. thơng tin, người nhận, giải mã.
Nguồn: Trần Anh Tuấn và tập thể, Tài liệu hướng dẫn học tập Quản trị học, Trường Đại học Mở Tp.HCM, 2006, tr 157.
2.5 Các hình thức mã hĩa
• Văn bản: thơng báo, báo cáo thường niên, thư từ nội bộ, bản thơng tin nội bộ, cẩm nang, tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng, ….
• Lời nĩi: Điện thoại, giao tiếp trực diện, cuộc họp của tổ chức, cuộc họp nhĩm, …
• Văn bản điện tử: E-mail, hộp thư thoại, nhắn tin, mạng nội bộ, website, hội nghị từ xa, …
2.6 Các loại kênh thơng tin
• Truyền thơng trực diện: chuyển tải khối lượng thơng tin nhiều nhất, chi phí cao, tốn kém thời gian.
• Truyền thơng qua điện thoại: cĩ thể đạt được mục tiêu của truyền thơng vì nhận được phản hồi qua cảm nhận được.
• Truyền thơng viết đích danh: chuyển tải khối lượng thơng tin ít hơn truyền thơng qua điện thoại.
• Truyền thơng viết khơng đích danh: chuyển tải được khối lượng thơng tin ít nhất, thơng điệp cần viết ngắn gọn, súc tích, chính xác, dễ hiểu.
2.7 Lựa chọn kênh truyền thơng thích hợp
• Mức độ thơng tin cần thiết: khả năng chuyển tải về phạm vi thơng tin.
• Thời gian cần thiết: thời gian cĩ giá trị đối với quá trình truyền thơng.
• Tính lưu trữ: sự cần thiết phải lưu trữ thơng điệp và kết quả truyền thơng.
2.8 Những trở ngại của truyền thơng hiệu quả
• Thơng điệp khơng rõ ràng, chưa hồn chỉnh và khĩ hiểu.
• Sử dụng kênh truyền thơng khơng thích hợp.
• Thơng điệp khơng cho phép người nhận cĩ thể phản hồi.
• Thơng điệp bị bỏ qua.
• Hiểu sai ý người gửi
• Thơng điệp được truyền tự động, khơng cĩ tác động của con người.
2.9 Các nội dung cần quan tâm đối với nhà quản trị trong truyền thơng
• Vai trị ngươi gởi: gởi thơng điệp rõ ràng và hồn chỉnh, mã hĩa dễ hiểu, lựa chọn kênh thơng tin thích hợp, tránh gạn lọc thơng tin theo ý kiến chủ quan khi chuyển đến người khác, cung cấp thơng tin chính xác, tránh tin đồn, …
• Vai trị người nhận: nhận thơng điệp rõ ràng, đầy đủ và hồn chỉnh; tập trung vào quá trình truyền thơng; khơng ngắt lời người nĩi; tập trung nghe; ghi chép đầy đủ; hiểu các phong cách thể hiện ngơn ngữ, tốc độ, giọng nĩi, … đều ảnh hưởng đến kết quả truyền thơng.
• Khi điều khiển các cuộc họp: chỉ triệu tập khi cần thiết (theo định kỳ hay đột suất), chuẩn bị tốt nội dung cuộc họp, tập trung sự chú ý cho cuộc họp, chuẩn bị các câu hỏi gợi ý cho thảo luận, kết luận cuộc họp sát với nội dung nhất trí, …
3. Những kiến thức cốt lõi cần nắm vững trong chương này:
Phân biệt thơng tin và dữ liệu, trong đĩ nhà quản trị cần thơng tin cĩ chất lượng.
Phương pháp xây dựng hệ thống thơng tin trong quản lý.
Vận dụng truyền thơng vào cuộc sống hàng ngày.
4. Câu hỏi của chương:
• Phân biệt sự khác nhau giữa dữ liệu và thơng tin?
• Trong quản trị cần dữ liệu hay thơng tin để ra quyết định và giải quyết vấn đề?
• Làm sao xử lý các dữ liệu thành thơng tin cĩ ý nghĩa?
• Cho biết vai trị của nhà quản trị trong chu trình vận động thơng tin?
• Ai là người quyết định thơng tin cĩ chất lượng đối với một tổ chức?
• Sự phát triển cơng nghệ thơng tin đã tác động thay đổi phương pháp quản lý đương đại ra sao ?
• Lập một kế hoạch truyền thơng cho tập thể bạn đang hoạt động sao cho đạt hiệu quả cao nhất, chú ý phân tích các nhược điểm cĩ thể gặp phải và biện pháp phịng ngừa?
• Cho biết những khĩ khăn khi mã hĩa và giải mã các thơng điệp?
• Kênh truyền thơng nào cĩ hiệu quả nhất khi bạn muốn chiêu sinh một khĩa học?
• Cho biết quá trình truyền thơng tại các cuộc họp tại Việt Nam thường cĩ những nhược điểm gì cần loại bỏ?