- Khơng quan tâm đến nhu cầu tinh thần của con người.
6. Cơ cấu tổ chức quản trị 1 Khái niệm:
6.1 Khái niệm:
• Cơ cấu tổ chức quản trị (CCQT) bao gồm theo chiều dọc gồm các cấp quản trị (phân cấp), theo chiều ngang là các chức năng quản trị khác nhau.
• Yêu cầu của CCQT cần phân biệt rõ chức năng - nhiệm vụ của từng bộ phận, cần gọn nhẹ và cĩ hiệu quả.
• Tránh chồng chéo, đùn đẩy trong cơng tác, gây tình trạng vơ trách nhiệm dẫn đến bộ máy hoạt động kém hiệu lực.
• Tiêu chuẩn đánh giá CCQT hợp lý phải bảo đảm sự hoạt động tối ưu với chi phí thấp nhất nhằm đạt mục tiêu đề ra.
6.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
• Bản chất chế độ sở hữu.
• Mục tiêu của tổ chức.
• Đặc điểm của ngành sản xuất – dịch vụ.
• Chiến lược của tổ chức.
• Tầm hạn quản trị.
• Quy mơ sản xuất .
• Trình độ của các nhà quản trị.
• Và các yếu tố khác như điều kiện cung ứng vật tư, tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu thị trường, …
6.3 Các tiêu chuẩn thành lập các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức
• Theo số lượng nhân viên.
• Theo thời gian làm việc.
• Theo quy trình hay thiết bị.
• Theo chức năng hay theo nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị.
• Phân cơng và thành lập đơn vị theo lãnh thổ.
• Phân cơng và thành lập đơn vị theo sản phẩm.
• Phân cơng và thành lập đơn vị theo khách hàng.
6.4 Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị6.4.1 Mơ hình cơ cấu đơn giản 6.4.1 Mơ hình cơ cấu đơn giản
• Ứng dụng tại các tổ chức cĩ qui mơ nhỏ, khơng phức tạp, ít tính chất chính thức và quyền hành tập trung vào một cá nhân duy nhất.
• Bộ máy thường chỉ cĩ 2 hoặc 3 cấp.
• Mơ hình này thường gặp ở vai trị nhà quản trị với người sở hữu là một. Cá nhân này là người ra quyết định duy nhất trong mơ hình này. Yêu cầu họ cĩ một kiến thức quản trị tốt.
• Ưu điểm là nhanh chĩng, linh hoạt và ít tốn kém.
• Nhược điểm là khơng hiệu quả khi phát triển qui mơ, tắc nghẽn thơng tin vì quá tải, mang tính mạo hiểm cao vì lệ thuộc hồn tồn vào một cá nhân.
6.4.2 Mơ hình cơ cấu chức năng
• Khối lượng cơng việc trở nên nhiều, hoạt động quản trị được phân chia cho các bộ phận chức năng riêng biệt trong tổ chức. Các đơn vị được chuyên mơn hĩa: kế hoạch, tổ chức, kỹ thuật, tài chánh. hành chánh, …
• Ưu điểm là sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn, phát huy được chuyên mơn của nhân viên, dễ dàng học tập chuyên mơn lẫn nhau trong cùng một phịng, dễ hợp tác, dễ giám sát và dễ đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
• Nhược điểm là đào sâu sự phân chia các đơn vị chức năng dẫn đến khĩ phối hợp; khi mở rộng sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc thị trường sự phối hợp các đơn vị chức năng càng chồng chéo; nhà quản trị khơng cĩ tầm nhìn tổng hợp về tồn bộ hoạt động của tổ chức.
6.4.3 Mơ hình cơ cấu phân ngành hay trực tuyến
• Khi qui mơ phát triển như sản phẩm, khu vực, thị trường dẫn đến cơ cấu chức năng khơng cịn tác dụng. Nhà quản trị phải tạo ra các đơn vị tương đối độc lập để giải quyết vấn đề từ thiết kế đến tiêu thụ sản phẩm. Những đơn vị đĩ gọi là phân ngành.
• Mỗi phân ngành là một tập hợp các đơn vị chức năng để đáp ứng từng đối tượng khách hàng cụ thể. "Trực tuyến" cĩ nghĩa nhấn mạnh vai trị trực tiếp làm ra sản phẩm của đơn vị.
• Mục đích của cơ cấu phân ngành là làm cho tổ chức nhỏ hơn để dễ quản trị.
• Cĩ 03 mơ hình là mơ hình cơ cấu phân ngành theo sản phẩm, mơ hình cơ cấu phân ngành khu vực, mơ hình cơ cấu phân ngành thị trường
6.4.4 Mơ hình hỗn hợp phân ngành – chức năng (trực tuyến – chức năng)
• Các đơn vị chức năng được tổ chức tại địa điểm Cơng ty chính hoặc tại Trung ương. Các đơn vị này thực hiện các chức năng cho các đơn vị phân ngành.
• Ưu điểm là tiết kiệm chi phí.
• Nhược điểm là thường xuyên xẩy ra mâu thuẫn giữa các đơn vị phân ngành với các đơn vị chức năng do chậm đáp ứng. Đơi khi cịn làm tăng chi phí ở những tình huống đặc biệt.
6.4.5 Mơ hình ma trận
• Đây là sự kết hợp phân chia bộ phận theo chức năng và theo sản phẩm, dự án hay chương trình.
• Một dự án, chương trình được phụ trách bởi một nhà quản trị. Người này sẽ tuyển nhân viên từ các ngành chức năng. Sự đan chéo theo chức năng và sản phẩm chính là đặc điểm của mơ hình ma trận.
• Cấu trúc này thường cĩ hệ thống chỉ huy cặp đơi. Nhân viên sẽ cĩ hai cấp chỉ huy: lãnh đạo bộ phận chức năng và lãnh đạo dự án.
• Là mơ hình sản xuất linh động, ít tốn kém, đáp ứng tình hình hoạt động hiện đại.
• Song sự lẫn lộn là nguyên nhân tranh chấp quyền lực giữa các nhà quản trị.
6.5 Những cản trở cơng tác cải tiến cơ cấu tổ chức quản trị
• Thực hiện những sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức là một quá trình phức tạp.
• Yếu tố thời gian cĩ tầm quan trọng đặc biệt.
• Nhà quản trị thường để thời gian trơi qua trước khi phát hiện những nhược điểm do cơ cấu tổ chức gây ra.
• Triển khai kế hoạch cải tiến tổ chức mất nhiều thời gian.
• Đặc biệt gây ra nhiều ức chế tâm lý đối với mọi người trong tổ chức.
• Vấn đề quan trọng là cĩ cần thiết thay đổi tổ chức khơng?
7. Những kiến thức cốt lõi cần nắm vững trong chương này:
• Ý nghĩa của cơng tác tổ chức đối với hiệu quả quản trị.
• Quyền hành là vũ khí sắc bén của nhà quản trị nên cần khai thác tốt nhất.
• Giải quyết bộ máy tổ chức với các loại tầm hạn quản trị, các yếu tố ảnh hưởng, …
• Nắm vững các mơ hình cơ cấu tổ chức quản trị.
• Biết thiết lập một bộ máy cho các tổ chức với các điều kiện khác nhau.
• Cải tiến cơ cấu tổ chức là một hoạt động thường xuyên vì khơng cĩ một cơ cấu nào bền vững cả.
8. Câu hỏi của chương:
• Tầm hạn quản trị quyết định hình thức gì đối với một cơ cấu tổ chức?
• Nhà quản trị tập quyền cĩ phải là kém hiệu quả nhất khơng?
• Giao tồn bộ quyền hành cho nhân viên cĩ là biện pháp tốt nhất hay khơng? Vì sao?
• Phân biệt sự khác nhau giữa phân cấp, phân quyền và ủy quyền trong một cơ cấu tổ chức?
• Hiện tượng "Khơng biết, khơng nghe, khơng cĩ báo cáo" từ các nhà quản lý Việt Nam đứng trước các sự kiện cho thấy lỗ hổng trong quan trị là gì?
• Ai là người chịu trách nhiệm cao nhất về cơ cấu tổ chức của một đơn vị?
• Dùng kiến thức đã học để giải thích một vụ án đã xẩy ra tại Thành phố HCM như đất đai ở Quận Gị Vấp được xử án vào đầu năm 2007?
• Dựa vào nội dung bài giảng để lý luận về việc bán độ tại Seagames vừa qua đối với đội tuyển bĩng đá Việt Nam?
• Mơ hình cơ cấu nào hiện nay đang được áp dụng rộng rãi tại Việt Nam? Phân tích các nhược điểm đang vướng phải đối với một cơ cấu tổ chức mà bạn đang làm việc?