- Khơng quan tâm đến nhu cầu tinh thần của con người.
Chương 4: Truyền thơng trong quản trị
Số tiết dự kiến: 05 tiết
Mục tiêu của chương:
• Phân biệt sự khác nhau giữa dữ liệu và thơng tin.
• Hiểu quan hệ giữa dữ liệu và thơng tin trong quản trị.
• Hiểu vai trị của thơng tin trong quản trị (thơng tin cĩ ý nghĩa).
• Vận dụng cĩ hiệu quả chu trình vận động thơng tin.
• Biết tổ chức hệ thống thơng tin trong một tổ chức.
• Nắm vững qui trình truyền thơng trong quản trị.
• Hiểu tầm quan trọng của thơng tin trong quản trị.
• Tổ chức truyền thơng cĩ hiệu quả.
• Biết và vận dụng truyền thơng cĩ hiệu quả khi đảm nhận ở tất cả các vị trí của nhà quản trị.
Chi tiết các đề mục của chương: 1. Khái niệm về dữ liệu và thơng tin
• Dữ liệu là sự kiện, sự thật đã - đang xẩy ra và được ghi nhận lại.
• Thơng tin là cấu trúc của dữ liệu hay là tri thức nhận từ các số liệu đã thu thập được.
• Thơng tin là phát biểu về cấu trúc một hiện tượng. Từ đĩ cho phép nhà quản trị ra quyết định để thực hiện một kế hoạch.
1.1 Phân loại thơng tin quản trị
• Theo quan hệ đối với doanh nghiệp gồm thơng tin bên ngồi và thơng tin nội bộ.
• Theo vai trị gồm thơng tin báo cáo, thơng tin kế hoạch, thơng tin thống kê, thơng tin hạch tốn, thơng tin kiểm tra.
• Theo phân luồng thơng tin gồm thơng tin từ trên xuống như chỉ thị từ trên xuống, kế hoạch, chính sách, mục tiêu, sứ mệnh của tổ chức; thơng tin theo hàng ngang như phối hợp, chia sẻ, giải quyết vấn đề, giải quyết mâu thuẫn; thơng tin từ dưới lên như thơng tin phản hồi, báo cáo tiến độ, báo cáo về mối quan hệ, đề xuất cải tiến liên tục.
• Theo nhiệm vụ gồm thơng tin chỉ huy và thơng tin thực hiện.
1.2 Tầm quan trọng của thơng tin :
• Khơng cĩ thơng tin, khơng thể quản trị hiệu quả. Hiệu quả quản trị phụ thuộc vào chất lượng thơng tin.
• Khơng cĩ thơng tin, khơng thể hoạch định chiến lược.
• Khơng cĩ thơng tin, khơng thể đối phĩ với mọi bất trắc trong kinh doanh. 1.3 Những đặc điểm của một thơng tin cĩ chất lượng: cĩ ý nghĩa, kịp thời, chính xác, giảm rủi ro và bất trắc, gây ngạc nhiên.
1.4 Thơng tin quản trị là tập hợp các thơng tin được biểu hiện, ghi lại, truyền đi, cất giữ, xử lý và được sử dụng ở các khâu, các cấp quản trị .
1.5 Hệ thống thơng tin là một hệ thống bao gồm các thành tố (con người - thủ tục - dữ liệu) tương tác với nhau để tạo ra thơng tin. Con người thơng qua các thủ tục, xử lý các số liệu để tạo ra thơng tin.
1.6 Hệ thống thơng tin máy tính là hệ thống thơng tin được thể hiện trên máy tính. Hệ thống này bao gồm các thành tố: con người - thủ tục - dữ liệu - phần mềm và phần cứng.
1.7 Chu trình vận động thơng tin trong một tổ chức:
Nguồn: Vũ Thế Phú, Quản trị học, Trường Đại học Mở Tp.HCM, 2003, tr 135
• Truyền thơng tin chỉ huy đến đối tượng bị điều khiển.
• Thu nhận thơng tin ban đầu của phân hệ bị điều khiển.
• Xử lý thơng tin nhận được.
• Xây dựng và lựa chọn quyết định trên cơ sở các thơng tin nhận được.
• Truyền thơng tin chỉ huy theo quyết định đã chọn nhằm điều khiển hệ thống để hướng đến mục tiêu đã định.
1.8 Thiết lập hệ thống thơng tin trong một tổ chức
Muốn thơng tin cĩ chất lượng, nhà quản trị phải thiết lập một hệ thống nhằm cung cấp thơng tin một cách nhanh chĩng và hỗ trợ thiết thực đối với quá trình ra quyết định - giải quyết vấn đề trong quản trị. Hệ thống này bao gồm:
• Hệ thống xử lý giao dịch (TPS - Transaction Processing System) nhằm hỗ trợ cho các hoạt động hàng ngày. Đây là loại hệ thống thơng tin quản trị xưa nhất thường cĩ mặt trong tất cả các phịng ban như kế tốn, vật tư, các phân xưởng, … Hệ thống này giúp cho tổ chức theo dõi những hoạt động và đề ra các hành động tiếp theo trong quản trị.
• Hệ thống thơng tin quản lý (MIS - Management Information System) là hệ thống thơng tin hỗ trợ nhà quản trị bằng cách tạo ra những báo cáo cĩ cấu trúc hay dưới dạng tĩm tắt một cách thường xuyên hay theo yêu cầu. MIS khơng quan tâm đến hoạt động hàng ngày mà chỉ quan tâm đến quản lý các hoạt động.
• Hệ thống trợ giúp ra quyết định (DSS - Decision Support System) được hình thành để giải quyết các vấn đề theo từng hồn cảnh cụ thể. DSS khơng theo cấu trúc chặt chẽ, linh hoạt và thích nghi. Nhu cầu về DSS là khơng thường xuyên. Là những trương trình được thành lập để đáp ứng theo yêu cầu thực tiễn nên rất cần các chuyên gia thiết lập chuyên biệt.
• Hệ thống tự động văn phịng (OAS - Office Automatic System) là hệ thống tin tạo ra, lưu trữ, truy xuất và liên lạc bất kể dưới dạng văn bản, lời nĩi hay video. OAS tiến triển theo sự lớn mạnh của cơng nghệ thơng tin và máy tính như xử lý văn bản trên máy đơn, email, facimile, video conference, …
• Hệ thống hỗ trợ các nhà quản lý cấp cao (ESS - Executive Support System) là hệ thống tin tạo ra từ các đồ thị, biểu bảng, ký hiệu, màu sắc, … giúp các nhà quản trị cấp cao cĩ thể tiếp cận với một khối lượng thơng tin lớn phải giải quyết trong một thời gian hữu hạn. ESS được triển khai với sự hỗ trợ của hệ thống các trợ lý, cơng nghệ thơng tin và máy tính.
1. 9 Những trở ngại đối với thơng tin trong một tổ chức:
• Thiếu kế hoạch đối với thơng tin liên lạc.
• Những giả thiết khơng được làm rõ.
• Sự mập mờ về ngữ nghĩa, các thơng tin được diễn tả kém.
• Sự mất mát do truyền đạt thơng tin và ghi nhận kém.
• Ít lắng nghe và đánh giá vội vã.
• Sự khơng tin cậy, nỗi đe dọa và sợ hãi.
• Thời gian khơng đủ cho sự điều chỉnh để thay đổi.
1.10 Áp dụng cơng nghệ thơng tin trong quản trị với kỹ thuật tin học phát triển vượt bậc đã phá vỡ quy tắc tổ chức hiện nay. vượt bậc đã phá vỡ quy tắc tổ chức hiện nay.