- Cỏc thụng tin cún ội dung về hạn chế, cấm, tước quyền của cỏ nhõn, cụng dõn trong cỏc bản ỏn, quyết định đó cú hiệu lực củ a Toà ỏn cú
4. Cơ chế cập nhật và cung cấp thụng tin về lýlịch tư phỏp
4.4. Lưu trữ thụng tin về lýlịch tư phỏp:
Như đó phõn tớch ở trờn, một yếu tố rất quan trọng khi xõy dựng Hệ thống hồ sơ lý lịch tư phỏp thống nhất là việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong quản lý lý lịch tư phỏp. Nếu ỏp dụng cỏch này, cỏc thụng tin trờn Phiếu số 1 sẽđược lưu trữ tại cơ sở dữ liệu lý lịch tư phỏp và được quản lý bằng hệ thống mỏy tớnh. Tuy nhiờn điều này khụng cú nghĩa là bỏ qua việc lưu trữ tài liệu bằng văn bản. Ở đõy cần xỏc định rừ việc lưu trữ tài liệu bằng văn bản là hệ thống lưu trữ chớnh, phải bảo đảm điều kiện vật chất: kho bói, tủ, kệ đựng hồ sơ, con người trực tiếp quản lý bảo quản tài liệu lưu trữ, trỏnh mất mỏt, tiờu huỷ. Lưu trữ trờn mỏy tớnh chỉ là phương tiện giỳp chỳng ta phõn tớch, tổng hợp thụng tin và cấp phỏt lý lịch tư phỏp dễ dàng, nhanh chúng.
- Lưu trữ bằng văn bản :
Trờn nguyờn tắc bảo vệ bớ mật đời tư của cụng dõn (điều 34 Bộ luật dõn sự), trước tiờn cần xỏc định cỏc thụng tin về lý lịch tư phỏp của một người là những thụng tin "mật", thể hiện quỏ khứ của một người cú vi phạm phỏp luật và bị xử lý. Do đú, cỏc thụng tin lý lịch tư phỏp phải được lưu trữ, bảo vệ theo quy định của phỏp luật. Chỉ những người cú trỏch nhiệm mới được quyền khai thỏc, sử dụng thụng tin này.
- Lưu trữ trờn mỏy tớnh:
Để quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư phỏp bằng hệ thống mỏy vi tớnh, thỡ việc xõy dựng phần mềm chuyờn dụng quản lý là rất cần thiết. Việc lập trỡnh để lưu trữ thụng tin trờn mỏy tớnh cũng theo nguyờn tắc như lưu trữ bằng văn bản, tức là phải cú cỏc mục: họ và tờn của đương sự; ngày thỏng năm sinh đương sự; tờn cha; mẹ, vợ hoặc chồng; số lượng phiếu thụng tin lý lịch tư phỏp đang lưu trữ; nội dung cỏc phiếu đú (theo thứ tự thời gian và cú thể theo loại ỏn hỡnh sự, dõn sự, hành chớnh...).
- Theo nguyờn tắc bảo vệ bớ mật đời tư của cụng dõn, việc mở cỏc chương trỡnh quản lý lý lịch tư phỏp phải thụng qua "mật mó".
-Trờn mạng vi tớnh phải đặt ra chếđộ riờng: Sở Tư phỏp cỏc tỉnh, thành phố chỉ cú thể khai thỏc thụng tin mà khụng thể sửa đổi thụng tin và khụng thể sao chộp thụng tin (vỡ ở phần trờn đõy, chỳng tụi đó đề ra nguyờn tắc phiếu thụng tin lý lịch tư phỏp phải được lưu trữ cẩn thận..., khụng được phộp mang ra khỏi nơi lưu trữ).