- Quản lý công tác đấu thầu:
Ba Lan áp dụng 1 hình thức quản lý công tác đấu thầu khá chuẩn mực. Cục mua sắm công (Public Procurement office-PPO) trực thuộc Thủ t−ớng Chính phủ. Cơ quan này đảm trách chức năng quản lý Nhà n−ớc về đấu thầu và chức năng này đ−ợc quy định chi tiết trong luật Mua sắm công do Quốc hội thông qua. Ngoài việc nghiên cứu, soạn thảo các dự luật và các quy định pháp lý, PPO có thẩm quyền xem xét, quyết định đối với các tr−ờng hợp ngoài quy định trong Luật Mua sắm công. Ví dụ, PPO đ−ợc quyền cho phép áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu thông qua đấu thầu rộng rãi đối với các gói thầu có giá trị > 200.000 EURO.
PPO còn chịu trách nhiệm xuất bản tờ Bulletin chuyên đăng tải các thông tin về đấu thầu. Theo đó, các cuộc đấu thầu rộng rãi trong n−ớc có giá trị trên 30.000 EU thì đ−ợc đăng tải trên tờ Bulletin. Trung bình hàng năm có tới 70.000 thông báo mời thầu và kết quả trúng thầu đ−ợc đăng tải trên tờ Bulletin với số l−ợng xuất bản là 1000 bản. Đây là một trong những hình thức tạo ra sự công khai trong hoạt động đấu thầu của Ba Lan. Qua đó, nhà thầu có cơ hội nắm bắt thông tin và mọi ng−ời có thể giám sát các hoạt động đấu thầu trong toàn quốc.
Ngoài ra, PPO còn có nhiệm vụ tham gia vào quá trình xem xét, xử lý các khiếu nại trong đấu thầu.
- Giải quyết khiếu nại:
Việc khiếu nại về kết quả đấu thầu là hiện t−ợng th−ờng xảy ra ở bất kỳ n−ớc nào. Về vấn đề này, Ba Lan đã quy định các
biện pháp ngay trong Luật Mua sắm công và các biện pháp này đ−ợc coi là tích cực, hữu hiệu và trở thành một mô hình cho nhiều n−ớc học tập theo.
Theo quy định của Ba Lan, việc xử lý khiếu nại của nhà thầu đ−ợc thực hiện nh− sau:
+ Mỗi bên (nhà thầu khiếu nại, Bên mua và cơ quan quản lý Nhà n−ớc về đấu thầu - PPO) đ−ợc quyền chỉ định 1 trọng tài đại diện cho mình. Trọng tài đ−ợc chỉ định phải thuộc danh sách gồm 640 trọng tài đã v−ợt qua kỳ thi tuyển và đ−ợc Chính phủ cấp chứng chỉ hành nghề trọng tài.
+ Ng−ời khiếu nại phải nộp một khoản tiền (khoảng 700 USD) để sử dụng cho hoạt động của tổ trọng tài gồm 3 thành viên nêu trên.
+ Trong vòng không quá 2 tuần, tổ trọng tài sẽ quyết định phần thắng thuộc về ai. Nếu nhà thầu khiếu nại đúng thì bên mua phải đền bù chi phí mà nhà thầu đã bỏ ra. Tr−ờng hợp khiếu nại của nhà thầu là sai thì nhà thầu phải chịu mất số tiền đã nộp tr−ớc.
Việc sử dụng trọng tài khi có sự việc nh− cách của Ba Lan là hết sức thuận tiện. 640 trọng tài đ−ợc phép tham gia giải quyết các khiếu nại. Bình th−ờng họ là cán bộ, công nhân viên, chỉ khi đ−ợc chỉ định thì họ mới hoạt động theo chức năng là trọng tài phân xử.
Hình thức này tạo ra sự linh hoạt, giảm đ−ợc các chi phí và thời gian không cần thiết so với giải quyết thông qua tòa án.