CHƯƠNG 8: CÁC CHỨNG TỪ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
8.2.1. Hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại là hóa đơn mà người xuất khẩu gửi cho người nhập khẩu, trong đó ghi một cách chi tiết về các hàng hóa được mua và số tiền phải trả.
Trong thương mại quốc tế, một hóa đơn thương mại phải thật chi tiết, và bao gồm tất cả các thông tin thích hợp.
Hóa đơn được sử dụng cho mục đích vận tải được gọi là hóa đơn thương mại. Tùy theo các điều khoản thanh toán mà người xuất khẩu và người nhập khẩu thống nhất (xem chương 6), mà hóa đơn thương mại có thể được gửi trực tiếp cho người nhập khẩu (cùng với hàng hóa), hoặc gửi gián tiếp, thông qua các kênh ngân hàng.
Trong hóa đơn loại này cần phải ghi một cách chính xác những gì mà người nhập khẩu phải thanh toán. Điều này nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực sự thì để có thể đáp ứng yêu cầu trên, so với giao dịch trong nội địa, giao dịch quốc tế phải đối mặt với những thách thức lớn hơn nhiều. Một vài phần trong hóa đơn cần phải được ghi một cách cẩn thận để tránh các rắc rối sau này (xem phần 1)
- Hàng hóa phải được mô tả một cách chính xác. Trong thương mại nội địa, thường thì người ta chỉ ghi số hiệu từng bộ phận, số lượng các đơn vị hàng hóa, giá cả trên từng đơn vị và tổng tiền. Tuy nhiên, trong thương mại quốc tế thì những thông tin này vẫn chưa có tính tin cậy cao, khi mà hóa đơn sẽ được người nhập khẩu ( hoặc người xuất khẩu, tùy thuộc vòa điều kiện thương mại hay Incoterms, xem chương 5) sử dụng để thông quan hàng hóa tại nước nhập khẩu. Vì thuế phải nộp có chức năng như một công cụ để phân loại hàng hóa nhập khẩu (xem chương 12, phần1), do đó hàng hóa phải được mô tả một cách rõ ràng và chính xác trong hóa đơn, bao gồm cả mã HS. Ngoài ra, vì mức thuế quan được đưa ra phải dựa trên rất nhiều tiêu chuẩn, bởi vậy trong hóa đơn cần phải có những thông tin sau: số lượng các đơn vị hàng hóa, kích cỡ hàng hóa, trọng lượng và tổng giá trị. Song, cho tới nay, vẫn chưa có sự thống nhất về việc lựa chọn yếu tố nào trong các yếu tố trên làm cơ sở để tính thuế.
- Điều kiện thương mại (hay Incoterms) cần phải được lập một cách rõ ràng, chính xác và nên chỉ rõ ra rằng người bán phải tuân thủ theo những hướng dẫn được quy định bởi Phòng Thương mại Quốc tế (xem chương 6) . Thông tin này khá là quan trọng giúp ta có thể xác định xem người xuất khẩu hay là người
nhập khẩu sẽ chịu trách nhiệm thanh toán cho các dịch vụ phụ thêm và các khoản phí như: phí vận tải, phí xếp dỡ, phí bảo hiểm, phí cầu cảng, thuế
…Hiện tượng hiểu nhầm trong thương mại xảy ra khi các bên không lường trước được các vấn đề có thể xảy ra, và các chi phí gia tăng. Tránh sử dụng các thuật ngữ mang tính phi truyền thống hay thuật ngữ dùng trong thương mại nội địa khó hiểu trong các giao dịch quốc tế để hạn chế được thiệt hại về mặt chi phí.
- Danh sách chi tiết các khoản mục mà người xuất khẩu thanh toán trước cho người nhập khẩu phải được chú thích rõ ràng; ví dụ trong trường hợp vận tải kiểu CIF hay CIP, phí bảo hiểm quốc tế đã được thanh toán bởi người xuất khẩu cần phải được chỉ rõ, vì một số quốc gia –như Mỹ - sẽ miễn trừ khoản tiền này khỏi khoản tiền mà dựa theo đó thuế sẽ được tính. Phí xếp dỡ tại cảng đi cũng được miễn trừ vì lý do tương tự như vậy. Một số quốc gia còn yêu cầu phải chỉ rõ các khoản chi phí trả trước cho vận tải nội địa tại nước xuất khẩu.
- Các điều khoản thanh toán (xem chương 7) cũng cẩn phải ghi một cách chi tiết, rõ ràng; và các hóa đơn phải được thanh toán theo những điều khoản này.
Hóa đơn phải đi kèm với tín dụng thư hoặc hối phiếu ngân hàng. Đồng thời trong hóa đơn cũng phải chỉ rõ ra rằng, hàng hóa đã sẵn sàng thanh toán (như trong trường hợp phải thanh toán tiền mặt trước khi giao dịch hàng hóa, thường là các thẻ đặt hàng - procurement card hay thẻ ưu đãi thương mại - tradecard purchase ) hoặc kì hạn thanh toán (trường hợp việc mua bán được tiến hành dựa trên cơ sở mở tài khoản)
- Đồng tiền dùng cho việc thanh toán phải được nêu rõ ràng. Các vấn đề có liên quan tới việc lựa chọn loại tiền thành toán và quản lý những rủi ro ro sự biến động của đồng tiền đã được bàn trong chương 8.
Hình 8.1: Hóa đơn quốc tế
- Các thông tin có liên quan tới vận chuyển cũng cần phải được nêu rõ; bao gồm: tên cảng đi và cảng đến, tên công ty vận tải, số ngày vận tải, số lượng các kiện hoặc container, trọng lượng (tổng trọng lương, và khối lượng tịnh), và kích thước của lô hàng.
- Cuối cùng, các thông tin như thường lệ khác như: tên của người bán/người xuất khẩu, tên người mua/người nhập khẩu, tên của các bên liên lạc, địa chỉ…
cũng phải được ghi trên hóa đơn. Mã truy cập điện thoại được loại bỏ để tránh gây ra sự bối rối cho khách hàng nước ngoài.