CHƯƠNG 8: CÁC CHỨNG TỪ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
8.6. Trao đổi dữ liệu điện tử
8.6.1. Trao đổi thông tin điện tử thương mại độc quyền
Trao đổi thông tin điện tử (EDI) là phương thức gửi các chứng từ (Hóa đơn, Giấy chứng nhận, Bản liệt kê đóng gói hàng hóa..) từ một công ty tới một công ty khác nhờ các phương tiện điện tử.
Việc sử dụng EDI làm để gửi các chứng từ vận tải quốc tế thay cho hình thức gửi bưu phẩm bằng máy bay có vẻ như được ưa chuộng hơn. Cách tốt nhất để định nghĩa về EDI là: Đầu tiên, nó không phải là hình thức fax – gửi phát bản sao của chứng từ. Khi fax như vậy người ta cần một máy in, vì bản gốc ở một nơi, còn bản copy ở một nơi khác. Thứ hai, EDI không phải là thư điện tử (email). Email chỉ là phương tiện truyền dẫn văn bản điện tử, cũng giống như một bức thư hay lời nhắn, trong đó không cần phải tuân theo một chuẩn hóa cụ thể nào.
EDI là việc trao đổi điện tử các chứng từ từ máy tính này qua máy tính kia, tuân theo một khuôn mẫu mà cả bên gửi và bên nhận đều đồng thuận. Trong đó, có 2 điều hết sức quan trọng cần phải thống nhất:
- Đầu tiên, người gửi và người nhận phải thống nhất về phương thức trao đổi thông tin điện tử kĩ thuật; Ví dụ như, việc lựa chọn giao thức của máy tính (protocol)– các quy tắc và quy ước truyền thông như khuôn dạng cú pháp của dữ liệu, các thủ tục gửi, nhận dữ liệu, kiểm soát hiệu quả nhất chất lượng truyền thông tin, xác định những nội dung tiêu chuẩn chính– trường điện tử
trao đổi các thông tin trên chứng từ (người gửi, người nhận hàng, mô tả hàng hóa, số hiệu của đơn đặt hàng, số hiệu của hóa đơn…) , Và việc có thể sử dụng bên trung gian thứ ba để “thông dịch” từ một khuôn thức điện tử này sang khuôn thức điện tử khác, hay nói cách khác là chuyển phát dữ liệu giữa các bên. Các nhà cung cấp các dịch vụ thông dịch trên người ta gọi chung là mạng giá trị gia tăng (Value Added Network-VANs). Các mạng giá trị gia tăng này cũng có thể chuyển phát bất kì các loại dữ liệu nào giữa các bên.
Hiện nay, có rất ít giao dịch quốc tế sử dụng phương thức EDI. Thường thì tùy theo công ty, ngành và quốc gia mà các giao dịch quốc tế có những đặc điểm riêng. Phương thức EDI lớn nhất Thế giới hiện nay có tên United Nation Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport (UN-EDIFACT), được xây dựng một cách tiêu chuẩn bởi Đội công tác theo trình tự mậu dịch quốc tế giản hóa của Liên Hiệp Quốc (The United Nations Working Party on the Facilitation of International Trade Procedure of the Committee on Trade of the Economic Commission for Europe – gọi tắt là WP4). Phương thức này được khá nhiều quốc gia hưởng ứng, trong đó có cả Mỹ. Trên thực tế, có một vài hãng của Mỹ đã áp dụng EDIFACT cho tất cả thông tin liên lạc bằng EDI của họ với nhà cung cấp.
- Vấn đề thứ hai đó là phải có định chuẩn hợp pháp giữa các bên; định chuẩn này không chỉ đưa ra định nghĩa các trách nhiệm của các bên (xác nhận phương thức truyền tải EDI, thủ tục cần thực hiện đối với tính bảo mật và rõ ràng của dữ liệu) mà còn phải đưa ra cách giải quyết các vấn đề về pháp luật ví dụ thời điểm hình thành hợp đồng, trách nhiệm đối với những sai sót trong trao đổi thông tin và hiệu lực chứng từ của thông điệp điện tử - những thông điệp điện tử này có được đưa ra làm bằng chứng trong phiên tòa được không.
Hiện nay, đã có rất nhiều nỗ lực tiến tới hình thành định chuẩn EDI chung.
Ví dụ như, Phòng thương mại quốc tế (ICC) đưa ra bộ luật thống nhất việc tiến hành trao đổi các thông tin dữ liệu bằng phát thanh truyền hình (UNCID), một vài tổ chức EDI khác cũng tự tạo ra cho mình những định chuẩn EDI riêng. Tuy nhiên,
cho tới nay, vẫn chưa có định chuẩn EDI nào được thống nhất sử dụng trên toàn thế giới, và tòa án có xu hướng dựa vào luật Quốc gia mình để có thể giải quyết các rắc rối nếu có.
8.6.2. Mạng lưới trao đổi thông tin điện tử: hệ thống Bolero của SWIFT
(SWIFT-The Social for Worldwide Interbank Financial Telecommunications) Một hệ thống EDI khác cũng được phát triển khá tốt hiện nay là của Hiệp hội viễn thông tài chính giữa các ngân hàng toàn cầu (SWIFT) - được sử dụng để giảm bớt lượng chứng từ giao dịch ngân hàng, ví dụ như tín dụng thư. Vì đều là thành viên của SWIFT, nên các ngân hàng có thể trao đổi thông tin với nhau một cách an toàn. Với một lượng lớn các chương trình bảo vệ trên mạng, các ngân hàng cũng có thể tin tưởng rằng các dữ liệu được truyển tải trên mạng và tín dụng thư do SWIFT truyển tải có thể được xem như là bản gốc bằng giấy. Ngoài ra, hệ thống SWIFT còn bổ sung thêm một số dịch vụ mới chuẩn xác, như truyển tải dữ liệu liên ngân hàng - Interbank File Transfers (không kể dữ liệu cần gửi là bảng tính, biểu đồ hay cơ sở dữ liệu). An ninh và độ tin cậy của hệ thống mạng được xác minh thông qua các giao thức - tất cả các máy tính khi truy cập vào hệ thống này đều phải tuân theo các giao thức đó. Mỗi lần truy cập được ghi lại phải được xóa đi sạch sẽ, thư cần phải được lưu lại trước khi gửi đi, người nhận phải xác minh lại mỗi một bức thư, dữ liệu phải được sao lưu thêm một bản nữa…
Với tính đáng tin cậy của hệ thống, cùng kinh nghiệm của minh, SWIFT đã xây dựng hệ thống Bolero. Bolero cũng giống như hệ thống mạng các ngân hàng của SWIFT, nhưng nó còn cho phép việc truyển tải tất cả các loại chứng từ (đặc biệt là các chứng từ có liên quan tới Logistics), ví dụ như hóa đơn, vận đơn, giấy chứng nhận… Tuy nhiên, Bolero không hỗ trợ việc thanh toán qua mạng. Từ tháng 9 năm 1999, hệ thống Bolero trở nên khá thông dụng.
Hệ thống mạng EDI này được chia sẻ cho hàng trăm khách hàng trên toàn thế giới. Điều khiến nó trở nên khác biệt so với hệ thống EDI độc quyền trước đây chính là các thông tin liên lạc giữa các bên được xác thực là đúng và theo một tiêu
chuẩn chung. Bởi vậy, với Bolero, vấn đề về hệ thống EDI độc quyền là không còn nữa và việc truyển tải thông tin ngày càng hiệu quả hơn.
Hiện nay hệ thống Bolero đang cạnh tranh với thẻ thương mại (TradeCard);
Bolero có ưu điểm đó là nó được hỗ trợ bởi một công ty có mối quan hệ lâu dài và tin cậy với một hệ thống khá đông các ngân hàng. Còn thẻ thương mại lại có ưu điểm là cung cấp các lựa chọn thanh toán thông qua mạng. Thời gian sẽ nói cho chúng ta biết 2 hệ thống này có thể tồn tại song song với nhau hay là một hệ thống trong đó sẽ trở thành độc quyền trong thương mại. Nhưng một điều chắc chắn rằng, các chứng từ bằng giấy đang mất ưu thế, và đến năm 2015, việc biến mất của các chứng từ này là điều không quá ngạc nhiên.