CHƯƠNG 9: BẢO HIỂM QUỐC TẾ
9.10. Hồ sơ khiếu nại bảo bảo hiểm
Những tổ chức có liên quan tới hoạt động kinh doanh quốc tế không may gặp phải rủi ro về tổn thất hay hư hỏng hàng hóa, cần đệ trình đơn để đòi bồi thường thường. Chỉ nên làm đơn đòi bồi thường trong trường hợp chắc chắn rằng mình sẽ
đòi lại được những gì đã mất. Để làm việc này, người được bảo hiểm cần phải làm theo một số bước sau:
9.10.1. Khai báo tổn thất
Bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất cần phải thực hiện đó là khai báo tổn thất cho người chuyên chở và công ty bảo hiểm. Trường hợp trong quá trình dỡ hàng thấy tổn thất rõ rệt thì phải thông báo ngay cho người chuyên chở hay hãng đại diện của người chuyên chở. Ví dụ, nếu gói hàng có dấu hiệu bị hư hỏng, kẹp chì của container có dấu hiệu bị phá, hay lô hàng có dấu hiệu hư hỏng có thể nhìn thấy được. Trường hợp tổn thất hàng hóa không rõ rệt, tùy theo từng phương thức vận tải sẽ đưa ra những yêu cầu khác nhau đối với việc khai báo tổn thất và điền thông tin vào tờ khai. Nếu hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển, phải thông báo tổn thất cho người chuyên chở trong vòng 3 ngày kể từ khi nhận được hàng. Đối với các lô hàng quốc tế được vận tải bằng máy bay, phải thông báo cho chủ hàng trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận hàng. Trường hợp vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ trong nước và quốc tế, và chuyên chở hàng hóa bằng đường thủy nội địa, yêu cầu đối với khai báo tổn thất phức tạp hơn và được giải thích rõ ràng trong Air B/L hay B/L, song nhìn chung, đa phần khai báo tổn thất phải được thực hiện trong vòng 7 ngày.
Vì vậy việc kiểm tra hàng hóa sau khi nhận cần phải được kiểm tra thật nhanh chóng, cho dù không có dấu hiệu gì cho thấy hàng hóa bị mất cắp hay bị hư hỏng, để phòng trừ trường hợp nếu hàng hóa bị hư hỏng, việc khai báo tổn thất và điền thông tin vào tờ khai được thực hiện kịp thời.
Việc khai báo tổn thất phải được trình bày bằng văn bản; Trong đó cần phải mô tả các tổn thất và ghi lại số hiệu của kẹp chì và tình trạng của nó. Cần phải gửi tờ khai này tới công ty bảo hiểm, tới đại lý bảo hiểm và tới người chuyên chở có liên quan tới lô hàng, thậm chí là đại lý của người chuyên chở chính nếu có. Ví dụ, công ty vận tải đường bộ thuê một hãng vận tải biển chở hàng của họ tới cảng đich, trường hợp có tổn thất hàng hóa, tờ khai tổn thất cần phải được gửi cho công
ty vận tải đường bộ. Việc khai báo tổn thất phải được lập dưới dạng thư được chứng thực (cerfified mail), gửi kèm biên lai thu tiền và cung cấp bằng chứng về việc thông báo này được lập đúng hạn. Biên lai vận chuyển càng chú thích rõ ràng thì người được bảo hiểm càng được bảo vệ.
Trường hợp không thể xác định được tổn thất, người được bảo hiểm phải thuê giám định - tổ chức độc lập không có liên quan gì tới công ty bảo hiểm, chịu trách nhiệm tính toán và định giá tổn thất đối với hàng hóa. Người được bảo hiểm có thể thuê bất kì tổ chức giám định nào được phê chuẩn đủ tiêu chuẩn làm giám định bởi Hiệp hội các nhà bảo hiểm Luân Đôn Lloyd’s hoặc Hiệp hội các nhà bảo hiểm Mỹ. Hẩu như, chi phí giám định do công ty bảo hiểm thanh toán. Trường hợp nếu là người được bảo hiểm thanh toán, sau đó họ sẽ được công ty bảo hiểm hoàn trả. Đối với các tổn thất nhỏ thì không nhất thiết phải giám định.
9.10.2. Bảo vệ hàng hóa bị tổn thất
Một khi người được bảo hiểm tuyên bố có tổn thất hàng hóa, họ sẽ có rất nhiều trách nhiệm cần phải làm. Cần phải dừng ngay việc tháo hàng khỏi container và để hàng hóa lại nếu như phát hiện ra tổn thất. Nếu không thì phải chụp ảnh chi tiết để lấy dữ liệu lập chứng từ. Sau đó, người được bảo hiểm phải tách riêng hàng hóa bị hư hỏng với các hàng hóa khác, đánh dấu chính xác hàng hóa bị hỏng, tránh lẫn lộn với các lô hàng còn lại, và bảo vệ không để cho hàng hóa tổn thất hơn nữa.
Cần thiết phải làm những khuyến nghị này vì:
Đầu tiên là, một nguyên lý quan trọng trong bảo hiểm đó là người được bảo hiểm có trách nhiệm phải bảo vệ tài sản “giống như khi nó không được mua bảo hiểm và cần phải bảo vệ quyền lợi của công ty bảo hiểm”. Ví dụ, việc tổn thất đối với hàng hóa gia tăng do không được chăm sóc cẩn thận sẽ không được bảo hiểm.
Nếu một lô hàng xi-măng đến cảng, có một vài bao xi-măng bị rách, người được bảo hiểm cần phải đảm bảo cho những bao xi-măng rách đó không bị nước mưa, cho dù chúng không thể sử dụng được nữa. Tổn thất (rách) này xảy ra trong quá trình vận chuyển, và sẽ được công ty bảo hiểm thanh toán nếu như nó nằm trong
phạm vi bảo hiểm của hợp đồng bảo hiểm. Nhưng tổn thất do nước phát sinh sau khi lô hàng tới cảng sẽ không được bảo hiểm do tính cẩu thả của người được bảo hiểm. Theo điều khoản Tố tụng và hạn chế tố tụng (Sue and Labor) của hợp đồng bảo hiểm hàng hóa vận tải biển, công ty bảo hiểm sẽ phải bồi hoàn tiền cho người được bảo hiểm trong trường hợp họ bỏ tiền túi của mình ra để duy trì hàng hóa, ngăn không cho tổn thất thêm nữa,
Thứ hai, phải chắc chắn rằng nguyên nhân của tổn thất phải được xác định rõ ràng. Và thủ tục trên giúp tạo điều kiện thuận lợi cho công tác giám định và tính toán mức tổn thất của hàng hóa. Ví dụ, vì việc đóng gói sai quy cách thuộc về trách nhiệm của người chuyên chở hoặc công ty bảo hiểm, hoặc cũng có thể là của người xuất khẩu, bởi vậy người giám định muốn xem hàng hóa được xếp trong container như thế nào và xác định loại giằng nào được sử dụng trong container.
Trường hợp không có bằng chứng nào được tìm thấy trong đó, điều này sẽ ảnh hưởng tới khả năng tính toán chính xác tổn thất của người kiểm định. Tóm lại, làm theo những chỉ dẫn này sẽ giúp cho người chuyên chở có thể kiểm tra được hàng hóa và đồng thời bảo vệ quyền lợi của họ.
9.10.3. Gửi đơn khiếu nại
Hai yêu cầu cơ bản cần phải thực hiện để hoàn thành thủ tục khiếu nại đó là:
gửi đơn khiếu nại đúng hạn, và gửi đầy đủ chứng từ có liên quan tới việc khiếu nại. Nhà quản lý hoạt động Logistics cần phải đọc lại một cách kĩ lưỡng hợp đồng bảo hiểm để đưa ra những yêu cầu trong trường hợp có khiếu nại.
Như đã đề cập ở trên, việc gửi đơn khiếu nại thông báo cho người chuyên chở và công ty bảo hiểm phải tuân theo giới hạn về mặt thời gian khá nghiêm ngặt.
3 ngày cho hàng vận chuyển bằng đường biển, 7 ngày cho hàng hóa vận tải hàng không quốc tế, và khoảng 7 ngày cho các hàng hóa còn lại. Việc hoàn thành thủ tục khiếu nại có thể kéo dài một vài ngày, do cần có thời gian thu thập chứng từ phục vụ cho việc khiếu nại. Đơn khiếu lại phải được xác thực và gửi kèm với biên lai nộp tiền.
Việc khiếu nại phải được lập dưới dạng văn bản và mẫu được công ty bảo hiểm chấp nhận. Ví dụ, một số người chuyên chở và một số tổ chức có quyền hạn không chấp nhận các đơn khiếu nại bằng điện tử (email/internet). Các đơn khiếu nại phải bao gồm các thông tin có liên quan tới lô hàng, cần phải khẳng định trách nhiệm pháp lý của người chuyên chở, và phải có mức tiền bồi thường xác định, cụ thể.
Khi gửi đơn khiếu nại, cần phải phôtô một vài chứng từ gửi kèm. Tuy nhiên, đằng sau vận đơn và giấy chứng nhận bảo hiểm phải ghi rõ các điều kiện hợp đồng và những điều kiện này phải được bàn bạc với người bảo hiểm. Nói chung, sẽ bao gồm những chứng từ sau:
- Hợp đồng bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm
- Tất cảc các vận đơn từ điểm đầu (cảng đi, nơi xuất phát của hàng) tới điểm đích (cảng đích, nơi hàng được gửi tới).
- Tất cả các hóa đơn (từ người xuất khẩu, người chuyên chở và các nhà cung cấp dịch vụ).
- Báo cáo giám định hàng hóa (Cargo Surveyor’s Report)
- Danh sách đóng gói hàng hóa và bản lược khai hàng hóa đầy đủ - Số hiệu kẹp chì và các biên bản
- Bất kì một chứng từ nào phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa; tùy thuộc vào loại hàng, quốc gia xuất, quốc gia nhập, và phương thức vận tải, mà một lô hàng có thể phát sinh ra nhiều loại biên bản. Tất cả những biên bản này đều phải gửi kèm với đơn khiếu nại, bao gồm: Biên bản kiểm định hàng hóa trước khi vận tải quốc tế (Pre-Shipment Inspection - PSI), băng ghi âm và nhật kí điều khiển tàu (Monitering tapes and logs) - đặc biệt là trường hợp hàng lạnh, biên lai giao hàng (Delivery Receipt), biên bản thay thế phương tiện vận tải (Transportation interchange Report), biên bản thay thế trang thiết bị (Equipment Interchange Report), biên bản loại trừ (Exception Report), biên lai kho hàng (Dock Receípt), biên lai lưu kho và bến bốc dỡ hàng container (Warehouse and Container Freight Station), đơn yêu cầu giám định (Survey
Request), giám định xếp hàng (Loading Surveys), biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt), kế hoạch xếp hàng lên tàu (Vessel Stowage Plan), nhật kí đài chỉ huy tàu (Ship’s bridge Log), nhật kí kho đông lạnh trên tàu (Deck reefer Log), biên bản giám định cửa hầm tàu (Vessel Hatch Survey) và một vài biên bản khác nữa.
- Sản phẩm dễ hỏng cần phải có Giấy chứng nhận khấu trừ (Certificate of Deduction).
- Nếu phát sinh chi phí để cứu vớt lại hàng hóa thì phải có biên lai ghi rõ mức giá chào cho việc cứu vớt hàng.
9.10.4. Giới hạn trách nhiệm của người vận chuyển
Cho dù lô hàng không được bảo hiểm bởi một hợp đồng bảo hiểm hàng hóa vận tải biển cụ thể nào đó, thì nó vẫn có thể được bảo hiểm bởi hợp đồng bảo hiểm của người chuyên chở. Tuy nhiên, người chuyên chở được giới hạn trách nhiệm khi tổn thất xảy ra. Khi có khiếu nại bảo hiểm hàng hóa, công ty bảo hiểm sẽ tiến hành khiếu nại với người chuyên chở.
Trong trường hợp này, cần phải đọc kĩ lại luật điều chỉnh được ghi chú trong vận đơn - thường là các công ước quốc tế như: Hague, Hague-Visby, Hamburg hay Rotterdam Rules – hay gọi bằng COGSA. Tuy nhiên, đôi khi trong vận đơn còn chỉ ra một số bộ luật được áp dụng khác. Bởi vậy, phần hợp đồng trong vận đơn có liên quan tới giới hạn của tổn thất và luật điều chỉnh cần được xem xét kĩ. Các điều kiện của của hợp đồng thường được viết ở mặt sau của vận đơn.
Đối với hàng hóa vận tải quốc tế, do vận đơn được phát hành thường là vận đơn suốt (Through B/L) hoặc vận đơn hỗn hợp (Combined B/L), bởi vậy, công ty bảo hiểm cần xác định người chuyên chở nào là “chính”, người chuyên chờ nào là
“đại lý”. Khi gửi đơn khiếu nại, phải gửi cho người chuyên chở chính, tuy nhiên, như đã nói ở trên, tốt nhất là cùng lúc đó nên gửi thêm một bản nữa cho người chuyên chở đóng vai trò làm đại lý.
Đại lý giao nhận hàng hóa, người chuyên chở không chính thức và các bên thứ 3 cung cấp dịch vụ logistics khác (ở Mỹ và Anh gọi là 3PLs ) thường giới hạn trách nhiệm pháp lý và đồng thời thiết lập điều lệ về giới hạn trách nhiệm của riêng mình trong trường hợp có khiếu nại. 3PL có thể cung cấp mức bảo hiểm theo yêu cầu của người gửi hàng. Thường thì, họ chỉ chấp nhận đơn khiếu nại khi tổn thất hàng hóa là do họ gây ra chứ không phải do những người chuyên chở khác, cho dù họ là người phát hành vận đơn hỗn hợp hay vận đơn liên phương thức.
3PLs có thể yêu cầu các tổ chức quản lý cam kết về mục đích bảo hiểm và có thể là sẽ cho thêm một vài quy định có liên quan tới việc nộp đơn khiếu nại vào bản cam kết.
Thực tế có trường hợp, cho dù đã nộp đơn khiếu nại kèm theo đầy đủ các chứng từ yêu cầu đúng thời hạn, nhưng đơn khiếu nại vẫn không được chấp nhận hoặc có thể là công ty bảo hiểm chỉ chấp nhận bảo hiểm một phần rủi ro. Trong những trường hợp như vậy, người gửi hàng phải lập hồ sơ kiện lại người chuyên chở; Việc này có thể do luật sư của người gửi hàng thực hiện.