CHƯƠNG 12: THỦ TỤC HẢI QUAN
12.3. Quy trình làm thủ tục hải quan
Quy trình làm thủ tục thông quan cho hàng hóa giữa các quốc gia là khác nhảu, và thường khá là khó hiểu và cồng kềnh. Ở hầu hết các quốc gia, vì sự phức tạp của việc làm thủ tục hải quan, nên chỉ có các nhà môi giới Hải quan hoặc nhân viên Hải quan là được phép sắp xếp chứng từ để làm thủ tục thông quan. Phần này sẽ tóm tắt về quy trình làm thủ tục thông quan cho hàng hóa mà Hải quan trên thế giới và đưa ra ví dụ dựa trên hệ thống Hải quan Mỹ.
12.3.1. Quy trình chung
Ở một vài quốc gia, quy trình làm thủ tục hải quan bắt đầu khi nộp đơn xin giấy phép nhập khẩu cho lô hàng nhập khẩu. Giấy phép nhập khẩu thường được cấp dựa theo một số tiêu chuẩn, chủ yếu là dựa trên tính sẵn có của đồng tiền nước ngoài thanh toán lô hàng nhập khẩu và tính sẵn có của hàng hàng thay thế trong nội địa. Nói chung, quốc gia khan hiếm nguồn ngoại tệ thường cố gắng hạn chế cấp giấy phép nhập khẩu đối với những công ty nào tạo ra doanh thu từ việc xuất khẩu hàng hóa và những công ty nhập khẩu các loại hàng hóa mà hàng hóa thay thế trong nước cho nó không sẵn có.
Tuy nhiên, ở hầu hết các quốc gia, quy trình làm thủ tục hải quan bắt đầu khi người nhập khẩu chuẩn bị giấy tờ làm thủ tục nhập khẩu (tức là thông báo cho cơ quan hải quan biết là nó sẽ nhập khẩu hoặc đã từng nhập khẩu một sản phẩm cụ thể nào đó). Ngoài các chứng từ cần thiết cho nhập khẩu như: hóa đơn, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy chứng nhận kiểm định (nếu được yêu cầu), giấy chứng nhận bảo hiểm, và một vài mẫu giấy khác Hải quan nước nhập khẩu yêu cầu, phải nộp thêm cả bản kê khai nhập khẩu (Import Declaration) – (hình 12.3), Ở hầu hết các quốc gia phát triển, người nhập khẩu thường có trách nhiệm phân loại hàng hóa theo biểu thuế của nước nhập khẩu, và xác định mức thuế phải nộp.
Ở một vài nước đang phát triển, nhiệm vụ này được để lại cho các nhà chức trách Hải quan, bởi vậy mà thường gây làm cho quá trình làm thủ tục hay bị trì hoãn.
Thường thì hàng hóa chỉ được thông quan sau khi đã nộp thuế hoặc sau khi đã
chứng minh được là người xuất khẩu sẽ thanh toán thuế thông qua giấy cam kết nộp thuế (Customs Bonds). Sau khi hàng hóa được thông quan, Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ nhập cảnh của hàng hóa, sau đó lưu trữ từ một vài tháng tới hai năm trước khi thanh lý. Nếu như kiểm tra không có vấn đề gì, thì việc nhập cảnh được xem như hợp pháp. Ở một vài quốc gia, như Mỹ, nếu như người nhập khẩu không hài lòng với quyết định của cơ quan Hải quan, họ sẽ có một khoảng thời gian ngắn để kháng nghị giải quyết vấn đề nhập cảnh của mình và yêu cầu kiểm tra lại trước khi các quyết định của Hải quan được thực thi.
12.3.2. Môi giới hải quan
Vì bản chất của quá trình xin nhập cảnh hàng hóa khá tốn thời gian và phức tạp, nên một số quốc gia yêu cẩu người nhập khẩu phải ủy quyền công việc này cho môi giới Hải quan – người này sẽ đại diện cho người nhập khẩu làm việc với Hải quan. Có những nơi, Môi giới Hải quan chỉ đơn giản là những cá nhân/tổ chức có đủ trình độ chuyên môn để làm thủ tục thông quan cho hàng hóa nhập khẩu (cụ thể là tập hợp và nộp tất cả các chứng từ cần thiết cho việc nhập khẩu hàng hóa).
Tuy nhiên ở Mỹ thì khác, tại đây, trường hợp các nhà nhập khẩu gửi giấy cam kết nộp thuế, họ sẽ phả tự mình làm thủ tục nhập cảnh cho hàng hóa. Môi giới Hải quan thường được thanh toán dựa trên số tiền mà họ phải bỏ ra trong quá trình làm thủ tục Hải quan cho hàng hóa nhập khảu. Ở Mỹ, Môi giới Hải quan là những cá nhân có trình độ chuyên môn cao, phải trải qua một bài kiểm tra hết sức mệt mỏi, căng thẳng về các vấn đề có liên quan tới phân loại hàng hóa, tính toán thuế và bản báo giá trước khi được cho phép đảm đương việc làm thủ tục nhập cảnh cho hàng hóa.
Hình 12.3: Bản kê khai hàng hóa nhập khẩu
12.3.3. Giấy cam kết nộp thuế cho Hải quan
Ở hầu hết các quốc gia, nhà nhập khẩu sẽ phải nộp tiền thuế cho hải quan trước khi lô hàng được cho phép giải phóng (được thông quan). Tuy nhiên, mặc dù điều này rất hiếm khi xảy ra, nhưng trong một vài trường hợp, lô hàng được chuyển phát nhanh hoặc tương đối nhạy cảm về mặt thời gian, các nhà chức trách Hải quan sẽ cho phép nhà nhập khẩu (hoặc Môi giới Hải quan đại diện cho người nhập khẩu làm thủ tục Hải quan cho hàng hóa) gửi giấy cam kết nộp thuế. Cam kết này thường là một khoản tiền được đặt cọc cho Hải quan, phòng trừ trường hợp nếu có khoản thuế nào đó chưa nộp, Hải quan có thể rút ra từ khoản tiền đặt cọc này. Cam kết trên cũng có thể là hợp đồng bảo hiểm với một công ty bảo hiểm, đóng vai trò như người đảm bảo cho người nhập khẩu hay người môi giới bảo hiểm, có trách nhiệm thanh toán tiền thuế trong trường hợp thuế không được nộp đúng hạn. Thủ tục này cho phép hàng hóa được nhập cảnh trước khi thuế nhập khẩu được thanh toán. Có những trường hợp, hàng hóa còn được bán trước khi việc nhập cảnh được giải quyết xong.
Tại Mỹ, cam kết nộp thuế không đơn giản chỉ là cam kết sẽ nộp thuế đúng hạn, mà còn được xem như một bản hợp đồng bắt buộc nhà nhập khẩu hay người môi giới Hải quan phải thực hiện hết tất cả trách nhiệm có liên quan tới Hải quan đúng thời hạn. Ví dụ như, nộp đầy đủ và chính xác các chứng từ có liên quan tới thủ tục nhập cảnh hàng hóa, trình diện hàng hóa cho Hải quan sau khi hàng được đưa vào trong nước nhập khẩu, chủ yếu là nhằm mục đích kiểm định hàng.
12.3.4. Chăm sóc hàng hợp lý
Đạo luật sửa đổi của Hải quan Mỹ năm 1993 đưa ra 2 khái niệm về informed compliance – làm đúng như thông báo và reasonable care – quan tâm hợp lý, cả hai khái niệm này có thể được định nghĩa khá dễ dàng, nhưng chúng đã trở nên rất quan trọng đối với những cố gắng trong các dịch vụ Hải quan ở Mỹ.
Ý tưởng của làm đúng như thông báo là, nếu nhận thấy nhà nhập khẩu tuân thủ một cách đầy đủ các yêu cầu, khả năng một trong những lô hàng của họ sẽ bị
kiểm tra là rất thấp; bởi vậy mà hạn chế được việc trì hoãn nhập cảnh và cho phép nhà nhập khẩu tổ chức chuỗi cung ứng của mình. Đồng thời việc này cũng sẽ giảm được chi phí, cũng nhưng việc làm thủ tục thông quan cho hàng hóa sẽ nhanh hơn và hàng hóa sẽ không phải chờ đợi trong kho vì nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu tranh luận về sự đúng đắn trong phân loại hàng, định giá hàng hóa và quốc gia xuất xứ của hàng hóa.
Để cho nhà nhập khẩu có thể được xem là tuân thủ mệnh lệnh thì họ phải chứng minh được rằng mình đã thực hiện một sự quan tâm hợp lý tới việc lập hồ sơ cho việc thông quan hàng hóa. Để chứng minh được điều này, nhà nhập khẩu phải tuân theo một danh sách các trách nhiệm mà cơ quan dịch vụ Hải quan Mỹ yêu cầu. Các trách nhiệm tập trung vào việc đảm bảo rằng người nhập khẩu đã thuê chuyên gia Hải quan để xác định giá trị lô hàng nhập, phân loại và quốc gia xuất xứ hàng hóa. Sự chăm sóc hợp lý này được quản lý thông qua hệ thống kiểm toán do Hải quan Mỹ tổ chức.
12.3.5. Các chứng từ cần thiết
Chứng từ mà Hải quan yêu cầu khi làm thủ tục nhập cảnh cho hàng hóa tương đối nhiều. Nhưng nhìn chung, lúc nào cũng cần phải có 3 mẫu chứng từ sau:
- Mẫu chứng từ chỉ định nhập cảnh (chỉ ra các yêu cầu cần lưu trữ của nước nhập khẩu )
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa chứng minh nguồn gốc nước sản xuất - Hóa đơn thương mại với đầy đủ các thông tin để có thể xác định được giá trị
của lô hàng nhập khẩu và phân loại hàng.
Tuy nhiên, còn có rất nhiều giấy tờ nữa cần phải có, như giấy phép nhập khẩu, các giấy chứng nhận và các chứng từ khác… (xem chương 8). Một trong những quốc gia yêu cầu nhiều chứng từ nhất đó là Ấn độ, với khoảng 54 chứng từ các loại. Các yêu cầu của các quốc gia đều được đưa lên mạng và có thể truy cập qua trang web www.export.gov/logistics.
Tùy theo từng giao loại giao dịch khác nhau mà các chứng từ được yêu cầu là khác nhau. Dù là nhỏ đi chăng nữa, thì tất cả các lô hàng nhập khẩu đều phải làm thủ tục nhập cảnh, và lượng chứng từ yêu cầu có thể lên tới mức bất thường. Ví dụ, để một lô hàng ở một cảng nào đó của EU được phép đi tới cảng quốc gia khác trong EU, một mẫu chứng từ phải được kẹp cùng 5 bản copy giống như thế, và với khoảng 18 triệu lô hàng tới EU vào năm 1999, Hải quan của EU đã bị giăng bởi một “trận bão giấy” với khoảng 90 triệu bản copy và phải lưu trong một nhà kho riêng.
Đã có rất nhiều cố gắng trong việc đơn giản hóa quy trình nhập khẩu và làm thủ tục Hải quan cho hàng hóa:
1. Tại Liên minh Châu Âu, vào năm 1984, hầu hết các chứng từ quan trọng đều được thực hiện thông qua hệ thống điện tử tự động mang tên Automated Comercial System (ACS). Hệ thống ACS này sau đó được thay thế bằng hệ thống Automated Commercial Environment (ACE) vào năm 2005. Một vài quốc gia khác cũng áp dụng các chương trình tương tự như trên nhưng cuối cùng thì tất cả các chương trình này đều không phù hợp. Tổ chức WCO cùng với Nghị định thư Kyoto của mình và WTO cũng đã đưa ra khá nhiều biện pháp để hài hòa các yêu cầu của Hải quan, tuy nhiên, cho tới nay những cố gắng này vẫn chỉ thành công ở mức ban đầu.
2. Cơ quan hải quan của Anh đã phát triển hệ thống International Trade Protopipe – Nguyên mẫu thương mại Quốc tế dưới sự hỗ trợ của Hải quan Mỹ. Ý tưởng này cho biết hàng hóa được xuất khẩu ở Mỹ, và nhập khẩu sang Anh sẽ phải chuẩn bị riêng 2 bộ hồ sơ, vì quá trình làm thủ tục hàng hóa ở 2 nơi là không phụ thuộc vào nhau. Hệ thống nguyên mẫu thương mại Quốc tế này cho phép các chứng từ điện tử được sử dụng cho việc xuất khẩu hàng hóa tại Mỹ có thể được sử dụng cho việc nhập khẩu tại Anh, nhằm giảm thiểu số lượng chứng từ bằng giấy. Hiện nay, WCO đang xem xét một hệ thống khác tương tự như hệ thống trên.
3. Đến tháng 10 năm 2009, Cơ quan bảo vệ biên giới và Hải quan của Mỹ đã tính toán một quá trình, cho phép các nhà nhập khẩu nộp hồ sơ nhập cảnh hàng hóa theo định kì – vào cuối tháng – thay cho việc nộp theo từng vụ giao dịch. Từ năm 2004, theo chương trình Periodic Monthly Statement processing, các công ty tham gia vào ACE đều phải nộp thuế nhập khẩu cùng một lúc. Hệ thống nộp hồ sơ kiểu này cho phép cải tiến quy trình làm thủ tục cho hàng hóa nhập khẩu, làm cho quy trình trở nên đơn giản và thiết thực hơn rất nhiều.
12.3.6. Kí mã hiệu hàng hóa theo yêu cầu
Tất cả hàng hóa nhập khẩu đều phải được gắn mác/đánh kí mã hiệu trên sản phẩm hoặc trên bao bì sản phẩm theo mẫu “made in [country]” hoặc “product of [country]”. Quy tắc đánh kí mã hiệu ở chỗ nào, kích cỡ, và liệu chúng có nhất thiết phải đính vĩnh viễn với sản phẩm hay không, ở các quốc gia là khác nhau, tùy theo quyết định của quốc gia nhập khẩu. Tuy nhiên, chưa thấy trường hợp khác biệt nào giữa quốc gia đánh kí mã hiệu khác so với nước xuất xứ hàng hóa cả (phần 1-3).
Tại Mỹ, tất cả các hàng hóa đều được yêu cầu phải có kí mã hiệu, cho dù có Hải quan Mỹ có cả một danh sách các sản phẩm rất khó hoặc không thể đóng kí mã hiệu. Tất cả kí mã hiệu điều phải hợp pháp, dễ thấy và bền. Tuy nhiên, Mỹ thường hay đưa thêm một số yêu cầu bất thường đối với việc ghi kí mã hiệu hàng hóa. Không một hàng hóa nào nhập khẩu vào Mỹ có tên hoặc được đóng gói theo một hình thức nào đó khiến cộng đồng hiểu nhầm xuất xứ của hàng hóa. Bởi vậy, những cụm từ như “American”, “United States” hay “U.S.A” đều không được gắn vào mác của hàng hóa. Gắn mác thiếu hoặc không đúng sẽ bị phạt, thanh toán các tổn thất và cơ quan Hải quan tịch thu toàn bộ lô hàng vi phạm.
Cuối cùng đó là vấn đề về nhãn hiệu “Made in the USA” - thường mang lại lợi thế marketing trên thị trường Mỹ. Trong tương lai gần, chỉ có những hàng hóa có nguồn gốc 100% ở Mỹ mới được gắn mác “Made in the USA”. Cho dù hiện nay Ủy ban Thương mại Liên bang Mỹ (Federal Trade Commission) đang xem xét
việc hạ mức tiêu chuẩn về đánh kí mã hiệu hàng hóa thuộc Mỹ xuống – tức là chỉ cần hàng hóa có tối thiểu 75% giá trị hàng hóa có nguồn gốc từ Mỹ là sẽ được gắn mác “Made in the USA”.
12.3.7. Thị thực hàng hóa
Các nước xuất khẩu và nhập khẩu một số loại hàng hóa bị giới hạn bởi hạn ngạch, đặc biệt là hàng dệt may, sẽ sử dụng hệ thống quản lý song phương;
Vì sẽ có quy định về lượng hàng hóa tối đa có thể nhập khẩu vào một quốc gia nhất định nào đó trong một năm, bởi vậy trong một vài trường hợp, quốc gia xuất khẩu có thể cấp hoặc bán quyền nhập khẩu một lượng hàng hóa cụ thể nào đó cho một hãng xuất khẩu. Sự cấp phép này được gọi là cấp thị thực cho hàng hóa – mechandise Visas. Visa sẽ chỉ ra loại hàng hóa nào (theo mã HS), số lượng, và quốc gia nơi mà người xuất khẩu được phép bán hàng hóa.
Đối với các sản phẩm được quản lý bởi hệ thống quản lý song phương này, visa là một trong những chứng từ được yêu cầu trình diện cho các cơ quan Hải quan của nước nhập khẩu và nước xuất khẩu. Tuy nhiên, mặc dù việc cấp thị thực cho hàng hóa được xem là đã lỗi thời, nhưng chúng vẫn còn tồn tại, và được yêu cầu trong bộ chứng từ của hàng hóa nhập khẩu.
Mechandise Visa là một chứng từ được ban hành bởi chính phủ của quốc gia xuất khẩu những mặt hàng bị giới hạn bởi hạn ngạch ở Mỹ. Chứng từ này sẽ cấp cho người nhập khẩu quyền được xuất khẩu những mặt hàng đó.
12.3.8. Hoàn thuế
Một vài quốc gia, trong đó có Mỹ, thực hiện hoàn thuế đối với các nhà xuất khẩu nhập khẩu các bộ phận của hàng hóa mà họ xuất khẩu. Việc hoàn thuế như vậy người ta gọi là “Duty Drawback”.
Tại Mỹ, các dịch vụ Hải quan trả lại 99% thuế đã thanh toán bởi người nhập khẩu trong các trường hợp sau:
- Đối với hàng hóa bị người nhập khẩu từ chối vì không đáp ứng được yêu cầu trong đơn đặt hàng.
- Đối với các hàng hóa nhập khẩu chưa được sử dụng được tái xuất khẩu - Đối với các bộ phận nhập khẩu được sử dụng để sản xuất sản phẩm được tái
xuất khẩu.
Chú ý rằng, việc hoàn thuế không áp dụng đối với các hàng hóa xuất khẩu cho các quốc gia tham gia vào NAFTA.
Trong nhiều trường hợp, việc hoàn thuế này giúp tiết kiệm được khá nhiều tiền. Có một vài hãng của Mỹ có lợi từ việc hoàn thuế này, do hoặc là họ không biết việc được hoàn thuế hoặc là vì họ sợ phải nộp các chứng từ có liên quan tới việc nộp thuế.