- Tài liệu nghiệp vụ: khoảng 400m giỏ, gồm cỏc khối tài liệu chủ yếu:
6. PSG.TS Dương Văn Khảm, Từ điển giải thớch nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam, năm 2011 (tr.109,110)
2.1.4. Tổ chức, quản lý cụng tỏc lưu trữ
Từ cỏc định nghĩa trờn: Tổ chức, quản lý cụng tỏc lưu trữ cú thể hiểu một cỏch tổng quan là những biện phỏp mà cỏc nhà chuyờn mụn, cỏc cơ quan, tổ chức cú trỏch nhiệm được giao quyền để thực hiện việc tổ chức khoa học cỏc loại tài liệu lưu trữ, để khai thỏc và sử dụng cỏc tài liệu đú cú hiệu quả phục vụ cho cỏc nhu cầu khỏc nhau của đời sống xó hội. Cỏc biện phỏp tổ chức bao gồm: Tổ chức bộ mỏy, tổ chức nhõn sự, cơ sở vất chất... cũn biện phỏp quản lý chủ yếu là xõy dựng luật phỏp, quy chế và kiểm tra, giỏm sỏt việc thực hiện chỳng trong thực tế.
Trong Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc Hội khúa XIII thụng
qua ngày 11/11/2011, tại Điều 2, Định nghĩa về "Tài liệu lưu trữ" và "Tài liệu" được quy định như sau:
Tài liệu lưu trữ là tài liệu cú giỏ trị phục vụ hoạt động thực tiễn,
nghiờn cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chớnh; trong trường hợp khụng cũn bản gốc, bản chớnh thỡ được thay thế bằng bản sao hợp phỏp.
Tài liệu là vật mang tin được hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của
cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn. Tài liệu bao gồm văn bản, dự ỏn, bản vẽ, thiết kế bản đồ, cụng trỡnh nghiờn cứu, sổ sỏch, biểu thống kờ; õm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi õm, ghi hỡnh; tài liệu điện tử; bản thảo tỏc phẩm văn học nghệ thuật; sổ cụng tỏc, nhật ký, hồi ký, bỳt tớch, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khỏc [21,tr02].
Vận dụng định nghĩa về tài liệu lưu trữ của Luật Lưu trữ vào đặc thự hoạt động của Tổng cục II, Định nghĩa tài liệu nghiệp vụ TBQP được hiểu như sau:
"Tài liệu nghiệp vụ TBQP là là tài liệu được hỡnh thành trong quỏ
trỡnh hoạt động nghiệp vụ của cỏc cơ quan, đơn vị và cỏ nhõn tiờu biểu trong Tổng cục và ngành TBQP về cụng tỏc TBQP, tài liệu thu được của đối phương liờn quan đến TBQP cú giỏ trị thực tiễn và giỏ trị lịch sử" [24, tr.01].
Trong số những tài liệu lưu trữ của Tổng cục II, tài liệu lưu trữ về nghiệp vụ tỡnh bỏo luụn được Tổng cục chỳ trọng. Bớ mật trong TBQP theo quy định chung tại Phỏp lệnh Bảo vệ bớ mật nhà nước (năm 2000), là một bộ phận thuộc bớ mật nhà nước, được thể hiện đầy đủ cỏc dấu hiệu đặc trưng của bớ mật nhà nước. Bờn cạnh đú thỡ tài liệu nghiệp vụ tỡnh bỏo cũn cú những tớnh chất đặc thự riờng thể hiện sự khỏc biệt so với bớ mật trong cỏc lĩnh vực khỏc. Qua thực tiễn của qỳa trỡnh xõy dựng và phỏt triển ngành TBQP và quỏ trỡnh tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ nghiệp vụ ngành, cú thể đưa ra khỏi niệm BMNN trong TBQP như sau: "Bớ mật nhà nước trong TBQP là những
vụ việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời núi cú nội dung quan trọng thuộc ngành TBQP mà nhà nước khụng cụng bố hoặc chưa cụng bố và nếu bị tiết lộ thỡ sẽ gõy nguy hại cho tổ chức, hoạt động TB và an ninh quốc gia", [24, tr.02].
+ Với lĩnh vực cụng tỏc lưu trữ của Tổng cục thỡ cụng tỏc bảo vệ bớ mật của Tổng cục thực chất là việc triển khai cỏc lực lượng, phương tiện, tiến hành cỏc biện phỏp nhằm chủ động phũng ngừa, phỏt hiện và đấu tranh làm thất bại õm mưu, hoạt động của cỏc đối tượng xõm hại đến bớ mật và những hành vi vi phạm phỏp luật khỏc về bảo vệ bớ mật, khụng để lộ, mất bớ mật, đảm bảo sự an toàn cho bớ mật trong Tổng cục. Trờn thực tế, để bảo vệ bớ mật ngành TBQP thỡ nhất thiết phải tiến hành tốt việc tổ chức, quản lý tốt cụng tỏc lưu trữ.