- Khai thỏc tài liệu tại Phũng đọc: Đõy là hỡnh thức đƣợc sử dụng phổ biến nhất Cỏc phƣơng thức phục vụ cú thể kể ra nhƣ sau:
3.2.2.3. Xõy dựng, bổ sung, sửa đổi hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý cụng tỏc lưu trữ của Tổng cục
quản lý cụng tỏc lưu trữ của Tổng cục II
Trong tỡnh hỡnh hiện nay cần nghiờn cứu, thay thế cỏc Quy định trước đõy xột thấy đó khụng cũn phự hợp với nội dung cỏc văn bản quy phạm mới của Đảng, Chớnh phủ, Cục Lưu trữ Nhà nước và của Bộ Quốc phũng như xõy dựng Quy chế cụng tỏc văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu của Tổng cục II (xin xem ở Phụ lục 6).
+ Xõy dựng quy trỡnh giảm, giải mật và hƣớng dẫn thực hiện quy định về việc giải mật tài liệu phục vụ việc tổ chức khoa học tài liệu và khai thỏc sử dụng tài liệu.
Cụng tỏc giảm, giải mật tài liệu cú ý nghĩa rất quan trọng, vừa tăng cường cụng tỏc bảo vệ bớ mật nhà nước thụng qua việc lựa chọn những tài liệu mật đớch thực để cú chế độ bảo quản riờng, vừa giảm, giải mật những tài liệu đó hết mật phục vụ kịp thời nhu cầu khai thỏc, sử dụng tài liệu.
Ngoài ra, nếu cỏc cơ quan lưu trữ khụng tiến hành cụng tỏc giảm, giải mật tài liệu lưu trữ thỡ khụng những khụng kịp thời phục vụ nhu cầu khai thỏc những thụng tin cú giỏ trị mà cũn khụng cú được những biện phỏp quản lý chặt chẽ đối với tài liệu mật hiện đang được bảo quản chung trong khối tài liệu ớt mật hoặc đó hết mật. Thẩm quyền giảm giải mật đó được Bộ Quốc
phũng quy định tại Điều 65, Thụng tư 91/2012/TT-BQP, như sau: "Chỉ huy cỏc cơ quan, đơn vị cú thẩm quyền quyết định giảm giải mật cho tài liệu do cơ quan, đơn vị ban hành”. Theo quy định này: "Chỉ huy cấp Sư đoàn và tương đương trở lờn cú thẩm quyền quyết định giảm, giải mật cho tài liệu lưu trữ do cơ quan, đơn vị quản lý theo đề nghị của Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu lưu trữ" [09, tr.26].
Tuy nhiờn, Thụng tư 91/2012/TT-BQP cũng chỉ dừng ở việc quy định thẩm quyền giảm, giải mật tài liệu lưu trữ tại cỏc đơn vị thuộc Bộ Quốc phũng mà chưa cú hướng dẫn cụ thể về quy trỡnh cũng như cỏc bước tiến hành, hỡnh thức, nội dung, thời gian giảm, giải mật tài liệu lưu trữ trong Quõn đội. Do vậy, việc giải mật và giảm độ mật của tài liệu hiện chưa được thực hiện một cỏch rộng rói. Điều đú dẫn đến khú khăn trong cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu và phục vụ việc khai thỏc, sử dụng. Để hệ thống lưu trữ của đơn vị dễ ỏp