- Khai thỏc tài liệu tại Phũng đọc: Đõy là hỡnh thức đƣợc sử dụng phổ biến nhất Cỏc phƣơng thức phục vụ cú thể kể ra nhƣ sau:
3.1. Tầm quan trọng của việc tổ chức, quản lý nõng cao chất lƣợng cụng tỏc lƣu trữ tại Tổng cục II/Bộ Quốc phũng
cụng tỏc lƣu trữ tại Tổng cục II/Bộ Quốc phũng
Cụng tỏc văn thư, bảo mật, lưu trữ núi chung và cụng tỏc lưu trữ núi riờng là hoạt động khụng thể thiếu trong cụng tỏc quản lý, cú ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết cụng việc hàng ngày và chất lượng, hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Thực tế cho thấy, chất lượng hiệu quả của hoạt động của cơ quan, đơn vị núi chung và hoạt đụng lưu trữ núi riờng phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức, quản lý cụng tỏc lưu trữ của đơn vị như thế nào để tạo tiền đề phỏt triển cho cơ quan, đơn vị, giảm thời gian lóng phớ và ỏch tắc thụng tin, giảm kinh phớ, diện tớch kho tàng, nhõn lực bảo quản tài liệu, nõng cao năng lực phục vụ cho quản lý, lónh đạo.
Như đó nhấn mạnh ở trờn, tổ chức, quản lý cụng tỏc lưu trữ tại Tổng cục II cú những đặc thự riờng so với cỏc cơ quan, đơn vị khỏc thuộc Bộ Quốc phũng. Ngoài những thành phần tài liệu chủ yếu như: tài liệu hành chớnh quõn sự, khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhỡn... như mọi cơ quan, đơn vị khỏc, tại Tổng cục II cũn cú loại hỡnh tài liệu nghiệp vụ TBQP. Đõy là loại tài liệu vụ cựng quý giỏ, cú độ mật cao (chủ yếu là tài liệu tối, tuyệt mật), khụng chỉ phục vụ cho hoạt động thực tiễn của Tổng cục mà cũn cú giỏ trị lịch sử, phục vụ cho hoạt động của Bộ Quốc phũng, Nhà nước Việt Nam trong cụng cuộc xõy dựng và bảo vệ tổ quốc trước mắt cũng như lõu dài.
Mặt khỏc, tài liệu nghiệp vụ của Tổng cục cũn cú những loại hỡnh mang tớnh kỹ thuật chuyờn ngành phục vụ cho nghiờn cứu khoa học, xõy dựng chiến lược bảo vệ chủ quyền, an ninh, an toàn quốc gia, xõy dựng cỏc chiến lược, chớnh sỏch tổng thể của Nhà nước, Bộ Quốc phũng.
Chớnh vỡ đặc thự của tài liệu, cú thể khẳng định rằng, tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của Tổng cục II cú vị trớ, vai trũ, ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động của Tổng cục. Với những ưu điểm, tồn tại trong cụng tỏc lưu trữ của Tổng cục II trong thời gian qua, từ gúc nhỡn một người làm cụng tỏc quản lý lưu trữ của Tổng cục, chỳng tụi thấy rằng để nõng cao chất lượng của cụng tỏc lưu trữ nhằm phục vụ cho hoạt động của Tổng cục và Bộ Quốc phũng ngày càng hiệu quả hơn thỡ nhất thiết phải cú cỏc phương phỏp, giải phỏp hoàn thiện về mặt phỏp lý, tiếp tục củng cố tổ chức, nhõn sự cũng như phương phỏp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, đảm bảo cỏc điều kiện cần thiết cho hoạt động này ngày càng tốt hơn.