- Lưu: VT, VP; Hn40.
QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi điều chỉnh
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định về nội dung quản lý và hoạt động nghiệp vụ cụng tỏc văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong Tổng cục:
1. Cụng tỏc văn thư: Soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ và danh mục hồ sơ; quản lý và sử dụng con dấu.
2. Cụng tỏc lưu trữ: Thu thập hồ sơ, tài liệu; chỉnh lý, xỏc định giỏ trị, thống kờ, kiểm tra, bảo quản và sử dụng tài liệu.
3. Cụng tỏc bảo mật tài liệu: Xỏc định độ mật, giảm mật, giải mật tài liệu; lập danh mục bớ mật; quản lý tài liệu mật; bảo mật dữ liệu thiết bị cụng nghệ thụng tin; bảo mật thụng tin trong quan hệ với đối tỏc nước ngoài.
Điều 2. Đối tƣợng ỏp dụng
Quy chế này được ỏp dụng đối với cỏc cơ quan, đơn vị, học viện, nhà trường, đoàn thanh niờn, cụng đoàn, hội phụ nữ (sau đõy gọi chung là cỏc đơn vị) và cỏc cỏ nhõn cú liờn quan đến cụng tỏc văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong Tổng cục.
Điều 3. Giải thớch từ ngữ
Trong Quy chế này, những từ ngữ dưới đõy được hiểu như sau:
1. Văn bản hành chớnh là văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành để quản lý, điều hành, giải quyết cụng việc thuộc trỏch nhiệm do phỏp luật quy định. 2. Văn bản chuyờn ngành là văn bản phản ảnh nội dung của chuyờn ngành như: Cụng tỏc chớnh trị; tỏc chiến; huấn luyện; đối ngoại quõn sự; khoa học, cụng nghệ; xõy dựng cơ bản; kinh tế; tài chớnh, kế toỏn; tư phỏp; bảo hiểm, y tế.
3. Tài liệu là vật mang tin được hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của cơ quan, đơn vị, cỏ nhõn.
Tài liệu bao gồm: Văn bản, dự ỏn, bản vẽ thiết kế, bản đồ, cụng trỡnh nghiờn cứu, sổ sỏch, biểu thống kờ; õm bản, dương bản phim; băng, đĩa ghi õm, ghi hỡnh; tài liệu điện tử; bản thảo tỏc phẩm văn học, nghệ thuật; sổ cụng tỏc, nhật ký, hồi ký, bỳt tớch, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khỏc.
4. Văn bản đến là tài liệu của cơ quan, đơn vị và cỏ nhõn khỏc gửi đến. 5. Văn bản đi là tài liệu do cơ quan, đơn vị ban hành.
6. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đỏnh mỏy, hỡnh thành trong quỏ trỡnh soạn thảo một văn bản.
7. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, đơn vị, tổ chức ban hành và cú chữ ký trực tiếp của người cú thẩm quyền.
8. Bản chớnh văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, đơn vị, tổ chức ban hành.
9. Bản sao y bản chớnh là bản sao đầy đủ, chớnh xỏc nội dung của văn bản và được trỡnh bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chớnh phải được thực hiện từ bản gốc hoặc bản chớnh.
10. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chớnh xỏc nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chớnh và được trỡnh bày theo thể thức quy định. 11. Bản trớch sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trỡnh bày theo thể thức quy định. Bản trớch sao phải được thực hiện từ bản chớnh.
12. Ký đảm bảo (ký nhỏy) là chữ ký đảm bảo về nội dung, thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản.
13. Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu cú liờn quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc cú một (hoặc một số) đặc điểm chung như: Tờn loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản, thời gian ban hành hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị hay một cỏ nhõn.
14. Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc thành hồ sơ theo những nguyờn tắc và phương phỏp nhất định.
15. Danh mục hồ sơ là bảng kờ tờn hồ sơ cần lập trong năm cụng tỏc.
16. Tài liệu lưu trữ là tài liệu cú giỏ trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiờn cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm: Bản gốc, bản chớnh; trong trường hợp khụng cũn bản gốc, bản chớnh thỡ được thay thế bằng bản sao hợp phỏp.
17. Tài liệu lưu trữ truyền thống là tài liệu bằng giấy, phim, ảnh, băng ghi õm, ghi hỡnh.
18. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thụng điệp dữ liệu, hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của cơ quan, đơn vị và cỏ nhõn, được lựa chọn để lưu trữ hoặc là thụng điệp dữ liệu được số húa từ tài liệu lưu trữ trờn cỏc vật mang tin khỏc.
19. Hồ sơ tài liệu điện tử là tập hợp cỏc tài liệu điện tử cú liờn quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và cỏ nhõn.
20. Lập hồ sơ tài liệu điện tử là việc ỏp dụng cỏc biện phỏp kỹ thuật của cụng nghệ thụng tin nhằm liờn kết cỏc tài liệu điện tử hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổ chức và cỏ nhõn thành hồ sơ.
21. Phụng lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cỏ nhõn.
22. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị.
23. Lưu trữ hiện hành là nơi bảo quản, sử dụng cú thời hạn tài liệu của cơ quan, đơn vị.
24. Lưu trữ chuyờn dụng là nơi bảo quản tài liệu được xõy dựng theo tiờu chuẩn quy định của Nhà nước.
25. Bớ mật là những tin về vụ, việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời núi cú nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực quõn sự, quốc phũng cần phải giữ kớn, nếu để lộ sẽ gõy nguy hại cho cụng tỏc quốc phũng, quõn sự của Nhà nước và Quõn đội.
26. Danh mục bớ mật là bảng kờ cỏc thụng tin cú độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật của cơ quan, đơn vị được cấp cú thẩm quyền quyết định.
27. Xỏc định độ mật là việc căn cứ vào danh mục bớ mật của cơ quan, đơn vị, mức độ tỏc hại nếu tài liệu bị lộ, phạm vi phổ biến để quyết định độ mật cho từng văn bản, tài liệu.
28. Giảm mật là thay đổi mức độ bớ mật của văn bản, tài liệu đó được xỏc định trước đú.
29. Giải mật là xúa bỏ mức độ mật đó được xỏc định trước đú của văn bản, tài liệu.
Chƣơng II
CễNG TÁC VĂN THƢ