- Lưu: VT, VP; Hn40.
SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ
Điều 45. Quyền và trỏch nhiệm của đơn vị và cỏ nhõn trong việc sử dụng tài liệu
1. Cỏc đơn vị và cỏ nhõn cú quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cụng tỏc thực tiễn, nghiờn cứu khoa học, tổng kết, viết lịch sử và cỏc nhu cầu chớnh đỏng.
2. Trỏch nhiệm của đơn vị và cỏ nhõn khi sử dụng tài liệu
a) Nghiờn cứu mục lục hồ sơ, mục lục văn bản, cơ sở dữ liệu hoặc chỉ dẫn số lưu trữ, số tài liệu để đăng ký vào phiếu yờu cầu đọc, sao tài liệu;
b) Phải giữ gỡn bớ mật tài liệu; khụng tự ý sửa chữa, tẩy xoỏ, viết vào tài liệu; khụng làm nhàu, rỏch, bẩn tài liệu; khụng được in, sao tài liệu, chấp hành nghiờm nội quy khi sử dụng tài liệu;
c) Khụng ăn, uống, hỳt thuốc khi đang tiếp xỳc với tài liệu; 3. Trỏch nhiệm của lưu trữ cỏc đơn vị
a) Trỡnh cấp cú thẩm quyền phờ duyệt và cung cấp tài liệu cho người yờu cầu sử dụng tài liệu;
b) Tuyờn truyền, giới thiệu, hướng dẫn, đảm bảo cỏc điều kiện thuận lợi cho việc nghiờn cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ;
c) Xõy dựng và trỡnh cấp cú thẩm quyền ban hành cỏc quy định về việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
4. Người đến nghiờn cứu, khai thỏc tài liệu tại phũng, kho lưu trữ phải được sự đồng ý của cấp cú thẩm quyền và cú đầy đủ giấy tờ theo quy định.
5. Khi sao lục nguyờn bản, hoặc trớch sao tài liệu lưu trữ đối với tài liệu thường (tại Phũng Lưu trữ) phải đúng dấu ghi rừ thời gian cấp, nơi bảo quản hồ sơ, tài liệu đú để theo dừi, quản lý.
Điều 46. Thẩm quyền cho phộp sử dụng tài liệu
1. Chỉ huy cỏc đơn vị trực thuộc Tổng cục cú thẩm quyền cho phộp sử dụng tài liệu lưu trữ đang quản lý tại đơn vị mỡnh.
2. Hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ Tổng cục, khi được Tổng cục trưởng đồng ý (hoặc Chỏnh Văn phũng được Tổng cục trưởng uỷ quyền), Phũng Lưu trữ tư liệu tỡnh bỏo/Văn phũng Tổng cục mới cung cấp hồ sơ, tài liệu cho cỏn bộ tiếp xỳc, nghiờn cứu, khai thỏc sử dụng.
3. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ cú nội dung “Tối mật”, “Tuyệt mật” chỉ được tiếp xỳc, nghiờn cứu, khai thỏc đọc tại chỗ.
Điều 47. Giới thiệu, thụng bỏo tài liệu lƣu trữ
1. Tài liệu được giới thiệu, thụng bỏo phải phục vụ đường lối, chủ trương, chớnh sỏch của Đảng, phỏp luật Nhà nước, nhiệm vụ của Quõn đội và Tổng cục.
2. Chỉ huy cỏc đơn vị và cỏ nhõn phải chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật về những tài liệu do mỡnh thụng bỏo, giới thiệu.
3. Việc giới thiệu, thụng bỏo tài liệu cú liờn quan đến bớ mật nhà nước, bớ mật quõn sự, bớ mật của ngành TBQP phải thực hiện theo quy định về cụng tỏc bảo vệ bớ mật tài liệu của Đảng, Nhà nước, Quõn đội và của Tổng cục.
4. Khụng được giới thiệu, thụng bỏo nội dung của tài liệu. Chỉ được phộp giới thiệu, thụng bỏo danh mục tờn loại hồ sơ, mục lục văn bản tài liệu khi được chỉ huy đơn vị đồng ý.
Điều 48. Sử dụng tài liệu lƣu trữ điện tử
1. Thẩm quyền cho phộp khai thỏc, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử phải thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ truyền thống (tài liệu giấy).
2. Tài liệu lưu trữ điện tử thuộc danh mục hạn chế sử dụng, khụng được phục vụ sử dụng và kết nối trờn mạng (kể cả mạng nội bộ).
3. Phần mềm phục vụ cụng tỏc quản lý và khai thỏc sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử phải thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Điều 49. Thủ tục đề nghị sử dụng tài liệu lƣu trữ
1. Người đến nghiờn cứu, khai thỏc sử dụng tài liệu tại lưu trữ phải cú chứng minh thư, giấy giới thiệu (hoặc cụng văn) của đơn vị.
2. Giấy giới thiệu (hoặc cụng văn) phải ghi rừ: Họ tờn, cấp bậc, chức vụ, đơn vị của người được giới thiệu và mục đớch, yờu cầu, hỡnh thức sử dụng tài liệu.
Điều 50. Thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu lƣu trữ
1. Sổ đăng ký đọc mục lục hồ sơ, mục lục văn bản. 2. Sổ đăng ký đọc hồ sơ, tài liệu
3. Phiếu yờu cầu khai thỏc tài liệu trờn phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ
4. Phiếu yờu cầu đọc (sao) tài liệu.
Chƣơng IV
CễNG TÁC BẢO MẬT TÀI LIỆU Mục 1