- Lưu: VT, VP; Hn40.
TỔ CHỨC LƢU TRỮ Điều 23 Hệ thống lƣu trữ của Tổng cục
Điều 23. Hệ thống lƣu trữ của Tổng cục
Hệ thống lưu trữ của Tổng cục gồm: Lưu trữ cơ quan và lưu trữ chuyờn dụng.
1. Lưu trữ chuyờn dụng Tổng cục được tổ chức tại Văn phũng Tổng cục
2. Lưu trữ cơ quan được tổ chức ở cỏc đơn vị trực thuộc Tổng cục (cỏc đơn vị cú đủ điều kiện hỡnh thành một phụng lưu trữ độc lập).
Điều 24. Phụng lƣu trữ
a) Cỏc đơn vị trực thuộc Tổng cục cú quyết định thành lập của cấp cú thẩm quyền; cú quy định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức biờn chế riờng; cú tài khoản riờng; cú con dấu và tổ chức văn thư riờng.
b) Tài liệu của một phụng lưu trữ độc lập phải được bảo quản tập trung, thống nhất tại lưu trữ cơ quan của đơn vị đú. Tờn phụng lưu trữ là tờn của đơn vị hỡnh thành tài liệu.
c) Thành phần tài liệu của một phụng lưu trữ độc lập, gồm: Tài liệu do đơn vị hỡnh thành phụng lưu trữ ban hành; tài liệu của cỏc cơ quan, đơn vị khỏc gửi đến cú liờn quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hỡnh thành phụng lưu trữ.
2. Xỏc lập phụng lưu trữ cỏ nhõn
a) Tài liệu lưu trữ cú giỏ trị thực tiễn và giỏ trị lịch sử hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của Thủ trưởng Cục Nghiờn cứu, Thủ trưởng Tổng cục II qua cỏc thời kỳ, cỏn bộ lóo thành ngành Tỡnh bỏo Quốc phũng (TBQP) trong cỏc cuộc khỏng chiến trước đõy được xỏc lập là phụng lưu trữ cỏ nhõn.
b) Thành phần tài liệu phụng lưu trữ cỏ nhõn, gồm: Cỏc hồ sơ, tài liệu, tư liệu phản ỏnh thõn thế, sự nghiệp và hoạt động của cỏ nhõn; bản in cú bỳt tớch, cụng trỡnh nghiờn cứu khoa học, bài viết; tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa ghi õm, ghi hỡnh, tài liệu điện tử; ấn phẩm, tài liệu đặc biệt do cỏ nhõn nhận hoặc sưu tầm được; thư trao đổi, vật phẩm, kỷ vật liờn quan đến nhiệm vụ của đơn vị.
Mục 2
THU, NỘP, QUẢN Lí HỒ SƠ, TÀI LIỆU
Điều 25. Thẩm quyền và trỏch nhiệm thu nộp hồ sơ, tài liệu
1. Thẩm quyền
a) Văn phũng Tổng cục (Phũng Lưu trữ) thu hồ sơ, tài liệu cú giỏ trị lõu dài và giỏ trị lịch sử của cỏc đơn vị trực thuộc Tổng cục.
b) Lưu trữ cơ quan cỏc đơn vị thu hồi hồ sơ, tài liệu trong phạm vi đơn vị mỡnh.
2. Trỏch nhiệm
a) Văn phũng Tổng cục (Phũng Lưu trữ):
Hàng năm, lập kế hoạch thu hồi hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cỏc đơn vị trực thuộc Tổng cục;
Hướng dẫn cỏc đơn vị trực thuộc Tổng cục xõy dựng kế hoạch thu hồi hồ sơ, tài liệu. Phối hợp với cỏc đơn vị xỏc định hồ sơ, tài liệu lưu trữ cần thu thập, giao nộp về lưu trữ Tổng cục và thống kờ thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
Chuẩn bị kho và cỏc phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cỏc đơn vị giao nộp;
Tổ chức tiếp nhận và lập “Biờn bản giao, nhận hồ sơ, tài liệu” b) Chỉ huy cỏc đơn vị:
Quyết định danh mục cỏc đơn vị thuộc quyền là nguồn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Nghiờn cứu, xem xột những nội dung đề xuất của Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu của đơn vị mỡnh để quyết định danh mục hồ sơ, tài liệu cần giao nộp vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ Tổng cục; danh mục tài liệu hết mọi giỏ trị sử dụng loại ra để tiờu huỷ.
Điều 26. Chế độ lập và nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ
1. Người được giao giải quyết, theo dừi cụng việc của đơn vị cú trỏch nhiệm lập hồ sơ về cụng việc được giao và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thụi việc hoặc chuyển cụng tỏc khỏc phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người cú trỏch nhiệm của đơn vị.
2. Chỉ huy cỏc đầu mối trực thuộc đơn vị cú trỏch nhiệm tổ chức, đụn đốc cỏn bộ, nhõn viờn thuộc quyền thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan của đơn vị.
3. Chỉ huy cỏc đơn vị trực thuộc Tổng cục cú trỏch nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của đơn vị mỡnh; chỉ đạo, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của đơn vị và lưu trữ Tổng cục.
Điều 27. Thời hạn thu, nộp hồ sơ, tài liệu
1. Hồ sơ, tài liệu tin tức, tài liệu nghiệp vụ tỡnh bỏo, hành chớnh quõn sự, nghiờn cứu khoa học
a) Cỏn bộ theo dừi giải quyết cụng việc sau 01 năm, kể từ ngày cụng việc kết thỳc, phải nộp hồ sơ, tài liệu về lưu trữ của đơn vị vào quý 1 hàng năm.
b) Cỏc đơn vị trực thuộc Tổng cục được lưu giữ hồ sơ, tài liệu trong thời hạn 10 năm, kể từ năm cụng việc kết thỳc, phải giao nộp vào lưu trữ Tổng cục.
c) Tài liệu khoa học cụng nghệ sau 30 ngày, kể từ ngày được Hội đồng khoa học cấp quản lý đỏnh giỏ, nghiệm thu, hoàn chỉnh, phải nộp vào lưu trữ đơn vị.
2. Hồ sơ, tài liệu về xõy dựng cơ bản trong thời hạn 03 thỏng, kể từ ngày cụng trỡnh được quyết toỏn, phải nộp vào lưu trữ của đơn vị.
a) Cỏn bộ theo dừi giải quyết cụng việc được lưu giữ tài liệu lưu trữ điện tử trong thời hạn 06 thỏng, kể từ ngày cụng việc kết thỳc, phải nộp vào lưu trữ của đơn vị.
b) Cỏc đơn vị trực thuộc Tổng cục được lưu giữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử trong thời hạn 01 năm, kể từ năm cụng việc kết thỳc, phải giao nộp vào lưu trữ Tổng cục.
c) Khi giao nộp tài liệu lưu trữ điện tử phải bàn giao đầy đủ những hồ sơ, tài liệu cú liờn quan kốm theo.
4. Trường hợp đơn vị, cỏ nhõn cú nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đó đến hạn nộp lưu để phục vụ cụng việc phải được chỉ huy đơn vị đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi lưu trữ cơ quan và lưu trữ Tổng cục.
Điều 28. Giao, nhận hồ sơ, tài liệu
1. Hồ sơ, tài liệu giao nộp phải đạt được cỏc yờu cầu sau: a) Tài liệu phải được lập thành hồ sơ;
b) Hồ sơ phải được thống kờ thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu”. 2. Giao nộp phải cú đầy đủ cỏc cụng cụ tra cứu kốm theo.
3. Bàn giao cơ sở dữ liệu “Mục lục hồ sơ, tài liệu” và “Mục lục văn bản”.
4. Vận chuyển đến nơi giao nộp.
5. Khi giao, nhận hồ sơ, tài liệu phải lập biờn bản và làm đầy đủ cỏc thủ tục giao nộp; biờn bản giao, nhận được lập thành 04 bản, bờn giao giữ 01 bản, bờn nhận giữ 01 bản, lưu văn thư bờn giao 01 bản và lưu văn thư bờn nhận 01 bản.
Điều 29. Quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ của đơn vị sỏp nhập, chia tỏch, giải thể
1. Khi cú hai hoặc nhiều đơn vị được sỏp nhập thành một đơn vị thỡ hồ sơ, tài liệu lưu trữ của đơn vị nào lập thành phụng lưu trữ riờng của đơn vị đú và nộp vào lưu trữ của đơn vị mới. Cỏc hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong thỡ được giữ lại để giải quyết tiếp.
2. Cơ quan, đơn vị tỏch thành hai hoặc nhiều cơ quan, đơn vị mới thỡ toàn bộ hồ sơ, tài liệu trước khi chia tỏch được lập thành phụng lưu trữ riờng để giao nộp vào lưu trữ của Tổng cục. Cỏc hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong cú liờn quan đến đơn vị nào do đơn vị đú quản lý.
3. Đơn vị trực thuộc Tổng cục giải thể thỡ toàn bộ hồ sơ, tài liệu phải nộp vào lưu trữ Tổng cục.
4. Trường hợp cỏc đầu mối trực thuộc đơn vị khi giải thể, sỏp nhập, chia tỏch thỡ toàn bộ hồ sơ, tài liệu phải nộp vào lưu trữ của đơn vị.
CHỈNH Lí HỒ SƠ, TÀI LIỆU
Điều 30. Trỏch nhiệm, nguyờn tắc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu
1. Chỉ huy đơn vị cú trỏch nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu trong phạm vi quản lý.
2. Nguyờn tắc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu phải lấy đơn vị phụng lưu trữ làm cơ sở, phải bảo đảm tớnh nguyờn vẹn của phụng lưu trữ.
3. Nghiệp vụ chỉnh lý hồ sơ, tài liệu phải thực hiện đỳng chuyờn mụn nghiệp vụ của cụng tỏc lưu trữ và hướng dẫn của Văn phũng Tổng cục.
Điều 31. Nội dung chỉnh lý hồ sơ, tài liệu
1. Nghiờn cứu, khảo sỏt tỡnh hỡnh tài liệu phụng lưu trữ cần chỉnh lý. 2. Viết túm tắt lịch sử đơn vị hỡnh thành phụng và lịch sử phụng lưu trữ.
3. Thu thập bổ sung tài liệu cũn thiếu của phụng lưu trữ. 4. Chọn và xõy dựng phương ỏn phõn loại tài liệu.
5. Phõn chia tài liệu theo phương ỏn đó chọn; kết hợp xỏc định giỏ trị cho từng hồ sơ, tài liệu.
6. Hoàn chỉnh hồ sơ và biờn mục hồ sơ. 7. Xõy dựng và hoàn thiện cụng cụ tra cứu.
8. Thống kờ cỏc hồ sơ, tài liệu hết giỏ trị trỡnh Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu xem xột, bỏo cỏo cấp cú thẩm quyền quyết định.
9. Sơ kết cụng tỏc chỉnh lý và bàn giao tài liệu về nơi bảo quản.
Điều 32. Yờu cầu hồ sơ, tài liệu sau chỉnh lý
1. Được phõn loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh. 2. Được xỏc định thời hạn bảo quản.
3. Hệ thống hoỏ hồ sơ, tài liệu.
4. Lập mục lục hồ sơ, tài liệu; mục lục văn bản; cơ sở dữ liệu tra cứu. 5. Lập danh mục tài liệu hết giỏ trị.
Mục 4